金融产品销售系统_操作手册_（档案管理）

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1、操作手册金融产品销售系统档案管理业务简介档案管理模块主要提供以下功能：l各分支机构实物档案的分类管理、调阅等，实物档案可以是与客户业务无关的，对于客户业务相关的实物档案（客户档案）能自动从交易系统获取有关档案信息；l实物档案电子化及其电子扫描件管理、调阅；l客户协议模板的版本管理；业务流程(一)档案参数设置流程：1、由总部档案管理人员通过“客户—档案管理—档案参数设置—设置系统档案参数”菜单，设置系统档案参数；通过此菜单定义系统所管理的档案种类及相关参数；2、由分支机构的档案管理人员通过“客户—档案管理—档案参数设置—设置营业部档案参数”菜单，对每类档案的存

2、放方式等允许由分支机构设置的参数进行营业部级档案参数设置；(二)档案维护流程1、由分支机构档案管理人员通过“客户—档案管理—档案维护—非业务档案登记”菜单，在档案管理系统中登记分支机构其他人员提交的非业务档案，如房租协议等；2、由分支机构档案管理人员通过“客户—档案管理—档案维护—业务档案登记”菜单，将业务柜员提交的业务档案，结合交易系统中的业务流水信息，对实物业务档案进行登记；3、由分支机构档案管理人员通过“客户—档案管理—档案维护—档案归档”菜单，定期将前期登记的各类实物档案装订归档；4、由分支机构档案管理人员通过“客户—档案管理—档案使用—客户归档查询

3、”菜单与“未归档档案查询”，检查档案归档情况；-77-操作手册金融产品销售系统1、当分支机构管理的档案存放地变更或存放位置变更时，由分支机构档案管理人员通过“客户—档案管理—档案维护—档案迁出”菜单，办理档案迁出手续；2、档案迁入机构的档案管理人员通过“客户—档案管理—档案维护—档案迁出”菜单，为迁入的档案办理档案迁入手续；3、根据档案管理的相关规程，档案管理人员可以通过“客户—档案管理—档案维护—档案销毁”菜单，对所管理的过期档案办理档案销毁手续；(三)档案使用流程1、通过“客户—档案管理—档案使用—客户档案查询”菜单，可以查询指定客户的实物档案的存储位置

4、、基本信息、电子扫描件;2、档案管理员通过“客户—档案管理—档案使用—档案借调”菜单，为外借的档案办理借调手续；3、档案管理员通过“客户—档案管理—档案使用—档案归还”菜单，为借调的档案办理归还手续；4、档案管理员通过“客户—档案管理—档案使用—借调流水查询”菜单，查询档案使用情况；(四)电子档案管理流程：1、业务操作员通过“客户—档案管理—档案扫描”菜单，将各类业务的实物档案按规定扫描成电子件；是否需要扫描电子件及电子件的存放参数由系统档案参数决定。2、总部的档案管理员通过“客户—档案管理—扫描件上传”，将分布在各分支机构的电子档案统一上传到总部档案服务器

5、，以便统一管理与备份；3、电子档案的调阅，由各业务功能根据需要来调阅；(五)客户协议启用流程：1、需要在系统中登记并启用一种客户协议时，首先要由总部操作员在“客户—档案管理—档案参数设置—设置系统档案参数”菜单，增加一种档案，并设置档案参数；2、总部操作员，通过“客户—档案管理—档案参数设置—标准客户协议模版设置”菜单，登记公司最新的标准协议，并上传协议模板的扫描件或电子文档；3、营业部操作员通过“客户—档案管理—档案参数设置—客户协议模版批准”菜单，向本分支机构相关领导申请批准启用标准客户协议模版，相关领导在复核任务中确认客户协议模版的使用后，营业部的业务

6、操作员开始使用相应的协议模板；对于各分支机构自行定义的非公司标准的协议模版，由营业部操作员，通过“客户—-77-操作手册金融产品销售系统档案管理—档案参数设置—非标准客户协议模版设置”菜单，登记非公司统一的客户协议，并上传协议模板的扫描件或电子文档，经相关领导复核后即批准使用；在登记前，同样需要由总部操作员在“客户—档案管理—档案参数设置—设置系统档案参数”菜单，增加一种档案，并设置档案参数；(六)客户协议使用管理流程：1、通过“客户—档案管理—档案使用—特定协议查询”菜单，查询特定客户所使用的客户协议；2、通过“客户—档案管理—档案使用—到期协议查询”菜单

7、，查询已到期的客户协议；具体功能§1.档案参数设置1设置系统档案参数图3-1功能简介定义机构的各类档案，并设置相关参数；系统管理的各类档案，必须首先进行档案参数的设置。详细说明◎档案名称：即某一种档案的名称，比如身份证复印件、资金开户协议等。◎档案类别：由系统数据词典确定，对各种档案分成几大类。◎存放方式：当前档案的缺省存放式，各分支机构也可以通过“设置营业部档案参数”进行修改。◎留存业务：需要留存当前档案的业务列表。-77-操作手册金融产品销售系统◎调档业务：需要调阅当前档案的业务列表。◎扫描件目录：若当前档案要求扫描电子件，则需要设置电子扫描件在档案服务

8、器上的缺省存放目录。1设置营业部档案参数功能简介各分