办公自动化系统在铁路运输行业中的应用

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1、办公自动化系统在铁路运输行业中的应用摘要：随着信息技术的迅猛发展，自动化的办公系统已经在许多行业领域得到应用，铁路运输行业作为国家运输网络中的重要分支，如何将办公自动化系统成熟的运用到铁路运输业的办公中去，实现办公的高质高效，成为从业者们共同关心的问题。本文从办公自动化系统的特点、优势入手，并就应用方式提出策略,以期为广大同行提供参考。关键词:办公自动化铁路运输应用方法办公系统自动化就是将通讯信息技术、计算机技术、软件开发技术相结合再_齐运用到办公活动中的新型办公方式,铁路运输业较早的引进了信息系统办公，但随着科技不断发展更新，开

2、发建立更加完善的自动化办公系统和积极发挥其功能以促进办公的高质高效具有十分重要的现实意义。—、自动化办公系统的优势L迅速便捷的处理速度铁路运输办公自动化系统以网络为载体，以庞大的数据信息流为存储、处理的对象，而铁路运输行业又是一个异常复杂的网状系统，每一条分支其中又牵扯到大量记录信息，包括实时更新的动态内容，将如此繁杂的信息内容以人工处理为手段逐一进行分析、统计、运算要耗费大量的时间精力。而依托自动化的办公系统则可以轻松、简单的应对。自动化办公系统凭借多媒体技术的应用，首先能够以强大的图片、文字处理功能直观的展现给办公人员，让人一

3、目了然；其次,多媒体系统可以第一时间发布新的数据、信息，对提高办公效率、减轻工作任务量有着积极作用；此外，高速媒体处理使搭载大量信息内容的数据传输可以便捷的完成，用户可以对媒体及时传达的信息进行阅览，方便与快捷的体验是从前人工办理所难以想象的，而今在使用自动化办公系统后则可以使愿景得以实现。2•增强交流互动性铁路运输涉及到部门众多，范围也较为宽泛，要将如此多的部门人员统一协作起来是具有难度的，但是自动化办公系统则完美的解决了这一问题。办公自动化系统清晰的将铁路运输行业所涉及的工作内容步骤一件件拆分开来，给使用者以清楚明白的操作感受

4、，所谓〃拜哪位神仙就进哪座庙"，完成什么任务，查询什么信息倒下一个流程时如何处理等，当这些情况出现时可以直截了当的开展工作，减少不必要的波折，不必有〃你方唱罢〃我才能排队〃登场〃的窘境，而是人人都有了可自己发挥的舞台。此夕卜启动化的办公系统还能够加强各部门同事之间的沟通交流与信息共享，对于构建和谐愉快、协同一致的办公环境有着积极意义。大家不再是你追我赶的一副匆匆忙忙的样子，取而代之的是井井有条的有序进行。2.办公自动化是发展的必然要求纵观现实生活中的种种实例，首先来讲，社会的发展和科技的不断进步也从旁印证了,紧跟时代步伐才不会被落

5、后淘汰。办公系统自动化正是把对行业〃脉搏〃的正确一招，办公自动化系统在铁路运输行业的运用也是保证其行业先进性的要求之一；其次,自动化的办公也对节省人力资源、降低行政管理的成本、提高办公效率从而改善公共服务质量有着有利影响，办公效率的提升一方面为客户带来良好体验，另一方面对于推进智能化、信息化、高速网络化的现代化办公模式开辟了捷径；此外，在办公自动化系统的使用过程中也是使用者能力提升的过程，具体到如何使用操作也促使着使用者努力学习、完善自身，在学习摸索中又不断的提升自己的综合素质水平，这些收获也最终会回馈到工作建设中去，使得行业得到

6、蓬勃发展。据此，办公自动化系统的运用是具有深厚基础和美好前景的。二、办公自动化系统的实例使用系统概述以《神华铁路货车会议及督办管理系统》为例，办公自动化系统平台由法务系统、公文系统、会议系统、督办系统等四个方面组成，会议系统涵盖的内容包括会前准备、会议议题管理、会议纪要管理、过程文件四项，督办管理系统由任务中心、查询统计、督办报告组成。在会议管理系统操作流程介绍到，按照新建签报、会议准备、议题纪要管理、会议过程文件,签报的内容包含公文系统审批签报,会前要对会议发起、创建、清单预审、处室领导审批、领导审批、审批结果汇总、上传最终材料

7、,进行到议题管理时则要求手动创建议题、公文议题自动抓起和会议材料上传，完成纪要审核后便是常务会和月度例会自动关联、代办提醒参与领导秘书上传会议文件，领导秘书在线上传本月总结、下月计划。在督办管理系统中则是先在任务中心集中展示跟踪督办、视图树形展示任务分解过程、领导交办、决议督办、重点工作、发起督办、反馈进度、任务无限层层分解、任务下发后催办、任务办结后智能限制，还有在查询时组合条件查询搜索、查询结果实施展示，最后在督办报告自动生成和情况通报，生成情况统计表和明细表。从任务的创建到下发、分解、反馈、变更等都有着明确说明，整个过程也流

8、畅清晰。以会议系统为例，在以前的人工办公模式中，工作人员要准备将会议准备的事项逐一通知，效率十分低下，等通知到了有时还会岀现参会者工作档期有冲突，需要互相协调、核对日期，甚至会岀现参会人员不齐，等到全员参加时会议一拖再拖，耽误了工作进程的情况。此夕