办公自动化(oa)系统在企业中应用

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1、办公自动化(OA)系统在企业中应用　　摘要：随着信息技术的不断发展，办公自动化系统得到了很大的进步和完善，与传统方式相比表现出了很多优点，已经得到了极大应用。本文将对办公自动化（oa）系统的特点和办公自动化系统在企业中的应用进行介绍。关键词：办公自动化；应用中图分类号：C29文献标识码：A一、引言办公自动化（oa，即officeautomation），是指把办公的特定流程或环节和日常的事务联系在一起，从而使办公文件在不同办公室、不同地区的流转、审批以及发布等方面实现方便的共享以提高办公效率。实现办公自动化不仅可以增强信息管理的规范化，而且可以提高办公

2、效率，降低企业信息共享的运行成本。办公自动化是企业在生产控制以外的全部信息处理与管理的集合，针对不同的使用者，它拥有着不同的定义，是一个业务处理平台，为企业提供先进的办公方式，使其业务工作准确、高效。二、办公自动化的特点5提高企业的工作效率、管理水平以及工作质量是办公自动化的根本目的。办公自动化通过对信息资源、网络资源的充分利用，一方面使办公资源及时方便地向其目的地传送，另一方面使资源共享、资源检索以及企业内部各单位之间的业务交流更加地方便。（一）信息传递及时快速。在企业内部，可通过建立相应的合适的内部邮件系统，使企业内部的工作人员能及时快速地传递信

3、息。（二）文件传阅高效。办公自动化系统可以依据其设置的工作流程，快速方便地阅办办公文件，使各部门或员工之间快速有效地对工作进行调整。（三）档案管理的电子化。办公自动化系统实现了档案管理的电子化，可依据档案的属性的不同，对档案进行分类存储、管理等工作。（四）信息资源、设备资源的共享。通过办公自动化系统，企业内部员工可通过上传文档、下载文档等方式方便地实现各部门、各员工之间的信息共享。同时，由于办公自动化系统具有网络特性，可将打印机、扫描机之类的设备连入网络，从而实现设备资源的共享，节省设备成本。三、办公自动化在企业中的应用（一）办公流程及主要的模块办公

4、自动化系统的主要功能模块如下：1、电子邮件作为最常用的功能，您可以通过电子方式与同事联系，可以创建、发送、答复及转发邮件，可随邮件发送文件及图片等附件，并可将电子邮件收集到文件夹中。52、收件箱收件箱里放有所有收到的未经处理的邮件。虽然对邮件来说，系统文件夹是其永久的存储位置，但用户若对收件箱里的邮件进行适当的组织管理，就能很容易地管理它们。已发邮件在这里保存和显示用户已经发出的邮件。3、草稿草稿区里放的是已经写好但尚未发出的邮件。用户可以把邮件暂时存放到这里，等以后接着完成或发送。4、回收站回收站里保存的都是在数据库里已做了删除标记，只是物理上尚未

5、完全删除的邮件。回收站提供了特殊的命令按钮。还原：把选定的邮件从回收站还原到原来位置。清空回收站：将全部邮件从回收站里永久删除。永久删除：将选定的邮件从回收站里永久删除。5、文件夹用户可创建新文件夹来管理自己的邮件。6、写邮件系统提供了两种方式创建邮件可以从首页的“常用功能”小窗口写邮件也可以进入日常办公页面写邮件。点击“写邮件”按钮后，进入发邮件处理单，填写主题和内容。7、收邮件5收件人可以从首页的“电子邮件”窗口或“收件箱”接收邮件，对于未查阅的邮件，系统会在其标题后加红色的“新”字标注。8、插入图片点击文本编辑器小图标，接下来的操作与“增加附件

6、”操作相同，只是把文件类型的范围缩小到图形文件。附件和图片都添加完毕后，可以看到图文并茂的邮件了。使用文本编辑器还可以实现很多功能，在文本编辑器中您可进行字体样式（大小、字体颜色、字体背景色、加粗、斜体、下划线、左对齐、居中、右对齐）、插入图片、创建链接、大纲项、减少缩进量、增加缩进量、复制、剪切、粘贴、去处格式等操作。具体了解操作可以将鼠标移动到相应的图标按钮上将出现提示信息。邮件编辑完成后，点击“发送”，邮件发出。在接收端，接收人用收简单邮件的方法就能收到邮件了。9、邮件回复和转发回复邮件邮件浏览页上方按钮条中的“回信”按钮，进行回复邮件的操作。

7、点击“回信”按钮，出现下拉菜单。回信：在原邮件主题前加入“答复”字样，邮件主体部分为空，允许像新邮件一样自由输入内容，只发给原邮件的发送者。5回信（附带原文）：系统把原邮件内容完全保留到答复内容里，其它功能与回信相同。给所有人回信：在回信时会发给原邮件除自己以外的所有接收人，同时抄送一份给原发件人。给所有人回信（附带原文）：系统把原邮件内容完全保留到答复内容里，在回信时会发给原邮件除自己以外的所有接收人，同时抄送一份给原发件人输入回复内容后，点击“发送”按钮，邮件就被回复了。转发用户可以把收到的邮件作为新邮件的基础，转发给其他人。系统会建立一个包含原

8、邮件内容的新邮件，在原文件主题前加“转发”字样，但不会继承任何地址，而是需要用户重新提供新的地址。打开一个邮