信息技术在高职院校档案管理中的应用

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1、信息技术在高职院校档案管理中的应用朱金花（四川建筑职业技术学院）摘要：本文以高职院校档案管理工作中所存在的问题为突破口，分析高职院校实施档案管理信息化的可行性，进而阐述信息技术在高职院校档案管理工作中应用的具体体现。..关键词：信息技术高职院校档案管理可行性随着高校信息化的不断发展，高校的档案管理工作也要朝着档案信息化方向发展。档案信息化建设需要依赖信息技术的支撑，通过先进的信息技术实现档案管理手段、方式以及管理人员素质的提升，优化高校档案管理结构，提高档案管理工作效率。1当前高职院校档案管理的现状高校档案管理工作关系

2、到高校的日常活动，提高档案管理信息化是我国高职院校构建数字化校园的重要内容，也是提高高职院校档案管理水平的重要途径。虽然高职院校已经实现了信息技术与档案管理工作的融合，但是据目前高职院校的档案管理工作现状看，仍然存在不少的问题：1.1信息技术与档案管理工作的融合度不高。虽然许多高职院校都构建了档案管理的信息化，但是通过对档案管理工作的实效分析，信息技术应用到档案管理中的深度不够：首先高职院校的档案管理平台缺乏互动性环节，由于实施电子文件的数字化处理，导致高校信息平台会出现大量的文字信息，而对于数字信息由于没有对其进行深

3、入的分析，导致无法了解档案信息需求者的要求，不利于高职院校档案管理的转型。比如学生通过档案管理系统平台查阅相关档案信息时，只能按照该系统的要求输入相关的信息，由该系统自动筛选出符合要求的相关信息，而如果该系统查询不到相关信息后，其却不能将这些情况进行自动反馈；其次当前高校所应用的电子档案文件格式存在某些方面的局限性，这样导致档案信息需求者在查询相关资料信息时，需要将相关的文件进行转换才能阅读，这样大大影响用户的使用率。1.2高校档案信息化建设所需要的基本设施不完善。高职院校实施档案信息化建设必须要依靠完善的硬件基础设施

4、和相应的软件系统，但是根据当前高校的信息化建设现状分析，高职院校的档案信息化建设所需要的硬件设施和软件系统都存在问题：一是高职院校的硬件设施不完善。高职院校的信息化建设需要高职院校投入更多的资金用于构建相应的硬件设施，同时还要提供一定的场地构建信息运行中心，这些相对苛刻的条件会导致高职院校购置档案信息硬件设施的主动性降低，例如笔者对四川省10所高职院校的档案信息建设情况进行问卷调查发现：大部分的高职院校都构建了档案信息化管理系统，基本实现了档案信息化管理，但是该系统的使用率普遍不高，分析其原因很大一部分与高职院校的基础

5、硬件设施不完善有关，很多学校虽然购置了相应的计算机设备，但是扫描仪、打印机等设备比较短缺。因此设备结构的不完善影响档案信息化建设。二是高校档案数据库之间缺乏统一的管理平台，信息共享性比较差。高职院校档案管理会因为机构部门的不同而不同，比如对学生的档案管理由学生处负责、对教师的人事档案管理则由人事处负责，而对教学工作的安排则由教务处负责，这些不同内容的档案，因为他们所使用的软件不同，而导致不同信息档案的共享性不高，影响档案信息的使用。1.3档案信息的安全性不高。实施档案管理信息化，虽然为信息需求客户提供了便利，但是由于网

6、络上存在很多不安全的因素，导致高职院校的档案信息被泄露。高职院校的档案管理人员由于受到技术因素的限制，他们在使用档案信息时因为不懂得安全技术防范措施而导致信息泄露的事件非常多。2信息技术在高职院校档案管理中应用的可行性分析随着我国科学技术的发展，高职院校的档案管理信息化建设发展战略已经摆上了高职院校重要的议事日程中，利用信息技术管理档案工作已经成为高校建设工作的重要内容，因此信息技术在高职院校档案管理中具有切实可行的应用：2.1高职院校管理者对档案信息化建设的重视程度不断提高。信息化建设已经成为高职院校自我发展的重要内

7、容，高校管理者已经意识到校园信息化建设的重要性。档案信息不仅是反映高职院校发展建设的重要资料，也是为高职教育提供服务的重要渠道。构建档案信息化管理系统能够提升档案信息的使用效率，从而更好地为高职院校的师生提供服务，促进高职教育的发展，因此高职院校管理者对档案信息化建设的重视程度越来越高，这就为信息技术在档案管理中的应用提供了组织保障。2.2信息技术的不断发展为档案信息化管理提供了技术支撑。随着我国科学技术的不断发展，将信息技术应用到档案管理工作中所带来的效益被越来越多的人所认可，进而就会促使高职院校采取注重信息技术在档

8、案管理中的应用。信息技术在档案管理应用的进步与发展体现在：一是档案信息管理系统的软件功能越来越完善。当前高职院校的档案信息管理系统的内存越来越大，有效的避免了因为数据存储量过大而造成的运行效益过慢的问题。二是高职院校的网络系统越来越完善。高职院校的校园网络系统功能越来越完善，为档案管理信息管理平台的运行提供了重要的保障。三是高职院