档案管理系统在高职院校的应用研究

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1、档案管理系统在高职院校的应用研究　　在当今社会计算机技术不断普及的趋势下，档案管理系统对于人们管理相关信息也带来了极大的方便。这也为学校管理学生的档案以及主要信息也提供了新的方法，可以从以前传统的人工管理阶段解放出来，进入到计算机管理阶段。并且由于学校的规模在不断壮大，学生的人数也在成倍的增加，学生的信息也逐渐变得多样化，不仅仅是学生的成绩管理以及档案管理这么简单。在这样的形势之下就急需利用先进的计算机技术研发出一套可以处理多种数据，可以解决这些难题的学生管理系统来完成这些数据的处理，以提高信息管理的工作效率。利用这样先进

2、的管理系统不仅可以极大的减少工作量，还可以提高处理信息的准确程度，合理有效地管理学生信息也正是这个系统所要完成的任务。　　一、档案的概念5　　档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。根据档案的不同属性和科学管理的需要，可以将档案划分为不同的种类。比如：按来源可分为国家机关档案、企业档案、名人档案等。按内容可分为行政档案、诉讼档案、科学技术档案等：按记录方式可分为文字档案、图形档案、音像档案。按时

3、间可分为古代档案、近代档案和现代档案。按所有权可分为国家所有档案、集体所有档案和个人所有档案。目前在我国，通常将档案分为文书档案、科学技术档案、专门档案和声像档案。　　在我国，档案主要是由专门部门一一档案馆负责管理。档案馆有四大社会职能：一是积累和管理国家档案财富的职能：二是传播档案信息为社会服务的职能：三是提供原始凭证维护历史真实面貌的职能：四是承担宣传教育的职能。而档案存储的方式一般都是以原始格式进行存储。例如，文书档案就是将原来的文件直接保存在档案管中，除了将档案进行分门类进行管理和存储外，没有对档案进行其它额外的处

4、理。　　二、档案管理现状分析　　在以前这个计算机技术还比较落后的时候所研发的信息管理系统在功能方面还是有很大的欠缺。主要是当时的技术水平比较有限，最后设计的系统也只是比较初级的管理系统，只是在一定程度上解决了人工录入的繁琐过程，提高了信息录入的效率，减轻了工作量，对于录入的数据也做了合理的规范。5　　不过随着时代的发展，以及计算机技术水平的提高，人们对于信息管理系统的要求也不再停留在以前的水平，无论是对于录入工作还是安全指数都提出了新的要求。与此同时，也对于信息管理系统的安全级别有了更高的要求。学生档案管理系统在学校的管理

5、过程中占有举足轻重的地位。但是随着学校的规模不断的扩大，学生的数量也在急剧上升，这样一来的话，学生的档案信息也就变得更加繁多同时也变得更加多样化，这就使得学生档案管理系统有着更大的工作负担。因此，也只有完善的信息管理系统才可以做到科学、迅速的整理相关信息，并且可以方便相关工作人员随时查询需要的数据，极大的提高工作效率以及数据处理的安全性，以实现所谓的无纸化处理，合理管理学生。　　减少资源浪费，提高工作效率，利用学生档案管理系统在很大程度上减少资源的浪费，还可以实行档案的自动化科学管理，通过现在先进的计算机技术来取代以前复杂

6、繁琐的人工管理，这样一来的话就可以更加便利的储存数据，也可以快速地查询所需的数据，不仅为数据的管理带来了极大的便利，也为节约资源作出了极大的贡献。操作便利快捷，减少人力物力，操作便利快捷，不会因为工作的复杂繁琐而导致操作的失误。在我国，大多数的档案局都采用传统方式进行档案管理工作。在传统的档案管理工作中，档案工作包括档案收集、档案整理、档案保存、档案利用等内容。传统方式的档案管理工作完全以手工管理为主。以手工检索为中心的著录卡片、目录等，不仅在编制阶段占用大量工作时间，检索过程也非常繁琐。另外，为了保护档案，大中型档案馆都

7、编制了“二套档案”，造成保管费用高涨，大量复制文件的出现又给档案管理带来新的安全问题，更与档案管理的严肃性相抵触。而手工的档案查询方式，更显得信息获取和传递速度的缓慢。此外，由于档案受到长期的翻阅，对档案特别是重要的历史档案造成了非常严重的破坏性毁损。受一些历史和政治原因的影响，档案工作在很长一段时间内显得十分的神秘，更加造成了档案工作的封闭、落后。　　目前档案管理需要解决的问题有：档案管理成本的增加档案管理的成本问题一直是制约档案馆业务开展的一个问题，由于人为损坏造成的高额修复成本，传统的纸质档案和采用缩微存储等管理方式

8、都不可避免的造成成本的高居不下。　　三、档案管理系统的应用5　　直到2000年的时候，档案信息化的概念才开始进入人们的视野，并且这个课题也得到了广大研究人员的重视。于是在接下来的时间里，全国各地档案管理部开始尝试这种管理档案的方式，将档案信息化落到实处。总的来说。档案信息化管理的建设会涉及到以下几个方面