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1、基于降低物料库存的采购管理改进实证分析一、PS公司基本情况PS公司前身是广东某电子有限公司的通讯部。2005年底与国外某公司合资成立PS公司。合资后的PS公司主要生产传真机、打印机等高科技通讯X络终端产品。产品出口北美和欧洲的多个国家。其中传真机的品种有80多个。PS公司的特点是单位产品价值大、产品批量小、品种多、生产工序集中、生产周期较长等。传真机的零部件很多,一部传真机大概由300~500种物料组成。其中机板上的200种左右的物料基本上是通用物料,成品车间的物料有些是通用料,大部分是非通用物料。这样,80多个品种的传真机物料和半成品大概有近2000种物料。二、物资采
2、购现状及其存在的问题PS公司现在使用的是金蝶K3ERP系统。并且已经建立与采购管理相关的数据文件:物料编码、物料清单(BOM)、库存信息等。但是PS公司采购管理还存在较多问题。(一)资料不完善PS公司对基础信息资料管理不完善,导致信息分散、缺乏部分基础数据。采购计划的制订和执行过程中,需要大量信息,如库存信息、供应商信息、以及其他生产资料信息等,但PS公司却没有实现信息的共享和资源的优化配置,大大影响了采购管理决策的科学性。(二)盲目制订采购计划由于传真机物料种类繁多,采购需要的信息资料又不完善。采购部简单地将物料分为常用物料和非常用物料,对于常用物料采用定期大批量采购
3、的方法。一般在每个月的月初就定下了下个月预测的生产量所需要的常用物料。对于非常用物料则根据生产需要安排采购。这样常用物料定期大批量采购导致有大量的物料积压,但是生产中可能因为缺少部分非常用物料而停产。(三)物料库存过大由于采购部门采用简便的方法来管理物料需求,而没有科学的计算成本,使库存量很大。从表1可以看出,PS公司的物料库存在2500万元左右。使库存成本大大提高,运营资金大量积压在原材料上。如果有些物料更改,或国家出了标准而更改某些产品的设计,那么需要报废很多库存的物料。PS公司物料库存价值相当于PS公司两个月的产品价值。(本资料根据PS公司2007年3月底的仓库报
4、表整理而成)三、PS公司采购管理改进方案针对PS公司采购管理存在的问题,其采购管理应该在满足生产需要的前提下,以降低物料库存、减少资金占用为目标,具体来说应做好以下几方面的工作。(一)完善采购管理的基本信息1.完善供应商信息资料供应商信息资料主要包括供应商编号、名称、采购周期、供应商供货能力、最低批量、定量倍数、订货成本、供应商的评估等级等。其中,采购周期决定了什么时候应该下单,供应商的供货能力也是一个重要的参考资料。如果供应商平均每日可供货的量大于平均每日生产消耗量,一般不需要特别关注;反之,需要提前通知供应商以便其提前生产。如果每天有固定需要消耗的物料需求则要求供应
5、商加大供货能力,或寻找新的供应商。最少定量和定量的倍数都是物料需求计划需要考虑的因数。表2是部分供应商的信息。2.库存费用资料PS公司的库存物料的信息已经全部输入K3系统,各部门可以很容易地查到库存信息,但是没有物料库存成本的信息。库存成本是计算经济生产批量和经济定购批量的主要依据之一。表3是2006年财务部门计算全年仓库的开支。库存成本主要是资金占用成本和仓库成本。其中资金占用成本采用一年期的贷款利率。2007年的一年期贷款利率5.4315%。这样可以核定库存成本大约为存货价值的6%。(二)物料需求计划的分类管理一台传真机由几百种相关物料组成,其中大概有200多种物料
6、是通用物料,这些物料会用在大部分品种的传真机上。另外,有1000多种物料使用在不同型号的传真机上,不同物料采购周期不同,生产提前期不同,需用日期也不同。因此,要使各种物料能在需用日期配套备齐,满足装配或交货期的要求,又要在不需要的时期不要过量占用库存,靠手工管理是不可能进行如此大量数据运算的。就算全部使用K3系统进行相关运算,计划员按照每次运算结果的需求量去采购,其工作量还是很大的,而且采用的订货批量是系统计算的批量,可能并不是经济的批量。所以需要根据实际情况对物料进行分类管理。1.物料的分类根据传真机零部件的通用性、价值,结合ABC分类法的规则将其物料分为三大类。(1
7、)贵重通用物料:主要是单价在1元以上的通用物料,包括集成块、TPH、CIS、扫描组件、马达、PCB等。该类物料的特征是,通用于大部分型号的传真机,同时单价比较高,导致物料库存成本增加和库存资金积压。(2)一般通用物料:主要是单价在1元以下的通用物料,主要包括各类板上的贴片零件、电阻、电容、二级管和螺丝、齿轮、贴纸等。该类物料的特征是,通用于大部分型号的传真机,同时单价比较低,大量库存对物料库存成本和资金积压不明显。(3)非通用物料:指所有的专用物料,包括各种机型的外壳件和包装材料。该类物料的特征是,只能用于某种或几种传真机,每月需求量不大
