文件编码管理制度

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1、上海米沙瓦医科工业有限公司管理制度文件编号：MSW/GL4.2.3-01-2007第A版，第0次修改标题：文件编码管理制度页码：第1页，共4页1、主题内容为了区分和标识各类文件和资料，特制订本编码规则。2、适用范围本制度适用于本公司自行编制的质量体系文件（包括质量手册、程序文件、作业指导书及质量记录）技术文件的编号、版号以及分发编号的标识管理。3、质量体系文件的编码3.1质量体系文件编码结构如下：MSW/XXXXX-XX-XXXX公司名称代号批准年号质量体系文件代号标准体系要素编号体系文件序号a）公司名称代号：用

2、拼音字母“MSW”表示；b）质量体系文件代号：——质量手册代号：用拼音字母“SC”表示；——程序文件代号：用拼音字母“CX”表示；——管理文件代号：用拼音字母“GL”表示；——操作规程代号：用拼音字母“CZ”表示；——验证文件代号：用拼音字母“YZ”表示；c）标准体系要素编号：对应的是YY/T0287：2003标准中各要素的条款号（手册为00）。d）体系文件序号：由两位数字代码组成，对应要素章节内文件顺序号（质量手册为00）。e）公司名称代号与质量体系文件代号之间以斜线“/”分开，质量体系文件代号与标准体系文件编

3、号连续书写。f）标准体系要素编号与体系文件编号以横线“—”分开。g）编号末尾为批准年号，用短横“—”与体系文件编号分开，以四位年份数字表示（在质量记录的表格上可免去编制年份）。3.2编码示例：例1：2007年编制的质量手册编号：示例：MSW/SC00-00-2007例2：2007年编制文件控制程序文件编码：（标准4.2.3要素：文件控制程序）示例：MSW/CX4.2.3-00-20074、技术文件编码规则：4.1技术文件编码结构如下：MSW/QJ—XX—XX—XX—XXXX公司名称代号文件被批准的年份文件代号文件

4、零部件图样代号或不同工艺文件代号文件类别代号不同产品代号a）公司名称代号：用字母“MSW”表示；b）文件代号：——技术文件代号：用拼音字母“QJ”表示；——检验规程代号：用拼音字母“JY”表示；——工艺文件代号：用拼音字母“GW”表示；c）文件类别代号：用字母组成，如以下：一次性使用输液器带针：用拼音字母“YSQ”表示；一次性使用无菌注射器带针：用拼音字母“YZQ”表示；一次性使用静脉输液针：用拼音字母“YSZ”表示；一次性使用无菌注射针：用拼音字母“YZZ”表示；一次性使用无菌自毁式注射器带针：用拼音字母“ZZ

5、Q”表示；一次性使用无菌回缩式自毁注射器带针：用拼音字母“AZQ”表示；一次性使用无菌胰岛素注射器：用拼音字母“YYQ”表示；一次性使用无菌双联混药包：用拼音字母“YSZQ”表示；d）不同规格产品代号：由不同产品的规格表示（如IS-G4、1mL、2mL）。e）文件零部件图样代号：以两位阿拉伯数字表示文件、零部件图样代号f）文件被批准的年份：以四位阿拉伯数字表示年份。g）出口产品的产品图纸、包装图、工艺文件或检验规程编号为其代号前加“C”字母。4.2编码示例：例1：输液器瓶塞穿刺器保护套图样编号：示例：IS-G4-

6、015、记录、报告和计划编码规则：5.1编码结构如下：MSW/JLXX1-XX2公司名称代号顺序编号文件类别代号程序文件要素编号a）公司名称代号：用“MSW”表示；b）文件类别代号：——记录代号：用拼音字母“JL”表示；——报告代号：用拼音字母“BG”表示；——计划代号：用拼音字母“JH”表示；c）程序文件要素编号：“XX1”对应的是程序文件各要素的条款号；d）顺序编号：“XX2”由两位数字代码组成（01、02、03…），当记录无固定格式时，在有关文件中XX2后有“—”线；5.2编码示例：例1：文件收发记录编号：

7、示例：MSW/JL4.2.3-026、注册标准编码规则：6.1注册标准编码结构如下：YZB/国XXXX-XXXX注册标准代号发布年份号批准代号标准序号a）注册标准代号：用字母“YZB”表示；b）批准代号：用字母“国或沪”表示；c）标准序号代号：以四位阿拉伯数字表示标准顺序号；d）发布年份号：以四位阿拉伯数字表示年份。6.2编码示例：例1：一次性使用无菌注射器带针注册标准：示例：YZB/国0265-20077、外来文件的编码规则：直接采用外来文件的编号，其他外来资料的编码按收到的先后顺序以001递增的顺序排列。8、

8、文件版号编码规则：第X版（A-Z）中任一位大写字母示例：A版：第A版。在同一版号，内容未作修改表示为0，修改次数按顺序排列。9、公司内部各部门代码编制：部门代号部门代号部门代号总经理01管理者代表02办公室03技术部04生产部05品质部06供应部07动力部08销售部09洁净车间10灭菌车间11仓库1210、文件分发编号规则：分发编号由六位阿拉伯数字组成如下：示例：品质部2