2010版上海公务员考试综合管理教材节选

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1、第三篇综合管理实务第一章秘书理论概述考纲重点内容提示1．了解秘书的涵义和特征2．了解秘书工作的性质3．掌握秘书工作的内容和作用考点知识精讲第一节秘书的涵义和特征一、秘书的涵义1.宫中秘藏之书或用隐语预卜吉凶、未来作出预言的谶讳、图箓之书。据史籍记载，“秘书”一词在我国最早出现于汉代，最初的涵义不是指人，而是指物。东汉初期秘书指宫中秘藏的图书资料，东汉后期设置管理这些秘藏图书的官府“秘书监”。主管官员“秘书令”或“秘书监”（地位相当于卿），副职为“秘书丞”，分管官员为“秘书郎”。唐代魏征任过秘书监。曹操所设的秘书令，是我国

2、历史上第一次出现的与现代“秘书”一词涵义基本相同的古代秘书官职。古代相当于现代秘书职位称“史官”、“御史”、“尚书”、“掌书记”或“中书舍人”、“翰林学士”等。真正使秘书这一职务具有现代意义的开宗，是孙中山领导的中华民国临时政府。当时政府实行总统制，下设秘书处，有秘书长一人，秘书若干。这时的秘书才真正成为现代意义的秘书职务了。2.辅臣。世界许多国家主管政府事务的部长或常务副部长。如国务秘书、外交秘书、内阁官房长官等各部门首长。3.行政职位。在现代中国，秘书当作一种行政职位，是行政人员核心的一部分。党中央第一任行政秘书是毛

3、泽东。我国规定政府秘书属于国家公务员，秘书长是政务类公务员，一般秘书是事务类公务员。4.社会职业。属于第三产业，以其处理文书、事务的知识与能力以及管理能力为社会服务，也服务于私人。秘书在我国现代主要是指为党和政府机关、企事业单位、社会团体或个人提供辅助管理与综合服务的人员。国外的现代秘书设置源于18世纪资产阶级革命时期。英文中秘书一词“secretary”是由拉丁文“secretaries”演化而成的。其中“secret”是秘密之意，西方人认为“secretary”有三种涵义：一是指职位与职业（job）；二是指具有这种职

4、位，从事这一职业的职员（officer）或人员（person）；三是指一种官员（officer），这一涵义也可以翻译为书记、干事、大臣、部长等。国际秘书联合会给秘书下了这样的定义：秘书应是主管人员的一位特殊的助手，他掌握办公室工作的技巧，能在没有上司过问的情况下表现出自己的责任感，以实际行动显示出主动性和正确判断的能力，并且在所给予的权力范围内作出决定。二、秘书的职业特征1．服务的直接性和稳定性。秘书的工作内容与领导工作一致，由领导亲自指派；秘书直接向领导请示、汇报；秘书做工作直接对领导负责。2．知识化和专业化。属于白领

5、阶层。中、高级秘书称为“参谋”、“顾问”、“外脑”。3．年轻化和女性化。一般为20～35岁，是操作层通向管理层的阶梯。女性秘书是初级秘书，是“文员”。4．秘书日益成为现代社会急需的“软人才”。5．秘书的职业通道很长，中国加入WTO，为秘书提供了更加广阔的发展空间。第二节秘书工作的性质、内容和作用一、秘书工作的性质1.辅助性。第一，秘书工作不能脱离领导而独立存在，秘书工作总是围绕领导工作而开展的，领导工作涉及到哪里，秘书工作的范围就必须延伸到哪里；第二，秘书人员在处理任何问题时，只能根据领导的意图和指示精神办理，不能超越职

6、权范围自作主张、自行其是；第三，秘书人员虽然也常常参与领导班子的某些会议，与领导者共同研究各种有关问题，但秘书人员在会上只有发言权，而无表决权。2.综合性。由于秘书机构是综合性办事机构，秘书工作也就具有明显的综合性。具体表现在以下三方面：第一，秘书工作的内容纷繁复杂，且涉及到本机关的全部工作。第二，秘书部门处于机关的枢纽地位，担负着沟通上下、联系左右之责；第三，秘书人员在办文、办会和向领导反映情况以及处理日常事务性工作时，必须对各方面情况进行综合，才能有效地为领导者提供帮助和服务。3.机密性。善于保守秘密成为秘书人员的首

7、要职业道德。4.服务性。服务具有稳定性、直接性和广泛性。“上、中、下”三个层面服务。首要为领导、上司和雇主服务。二、秘书工作的内容秘书工作有广义和狭义两种。广义的秘书工作即秘书部门的工作，也称办公室工作；狭义的秘书工作是指有正式秘书部门的人员所承担的工作，即人们通常所说的秘书业务工作。广义的秘书工作，其主要内容归纳起来有以下几方面：第一类是事务性工作，包括处理信件、接听电话、撰写公文、档案管理、收发公文、回复email、整理报章杂志、操作传真、接待访客、安排上司约会、参加会议并纪录、差旅安排；第二类是管理性工作，包括办

8、公室管理、操作电脑、会计与财务、设备采购等；第三类是沟通支援性工作，包括客户服务、媒体应对、公关策划、主持庆典、参加应酬、外勤工作、其他主管临时交办的事项。三、秘书工作的作用1.信息枢纽作用。在现代社会中，各级各类机关的秘书部门，都处于本单位领导机关之下、各个职能部门之间的中心位置，是领导进行管理的中介环节和中枢机构