西软酒店管理x5操作手册

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1、预订2第一节档案21.1客户档案主窗口21.2新建宾客档案31.3档案与预订的关联8第二节散客预订92.1散客预订基本步骤92.2房价查询142.3散客预订主单192.4常见预订实例202.4.1VIP预订202.4.2公司、旅行社、订房中心预订212.4.3升级处理222.4.4一个客人预订同类型客房多间、分房232.4.5一个客人预订不同类型客房多间、不分房242.4.6一个客人预订不同类型客房多间、分房242.4.7同住处理252.4.8自用房292.4.9免费房292.5修改预订信息302.5.1补充信息302.5.2修改信息302.5.3预订取消302.5.4取消恢复312

2、.5.5候补预订312.6更换档案31第三节预订宾客列表333.1宾客列表主窗口343.2信息灯353.3查询39第四节客房可用资源查询404.1客房可用与占用404.2实时房情414.3ControlPanel424.4客房占用状态图42第五节团队&会议预订435.1团队&会议预订基本步骤435.2团体预订主单455.3客房预留处理465.3.1客房预留465.3.2调整预留数475.3.3释放纯预留47735.4成员批量处理485.5定义团体付费525.6会议室处理525.6.1新建会议室预订535.6.2会议室资源调整575.6.3会议室资源查询595.7散团转化595.7.1

3、成员出团605.7.2散客入团60第六节查询616.1宾客列表616.1.1当前宾客列表626.1.2历史宾客列表626.2实时房态表636.2.1实时房态表－2636.2.2实时房态表－1646.2.3实时房态表－3666.2.4实时房态表－4686.3报表696.3.1特殊要求统计报告696.3.2报表专家716.4酒店活动事务716.5公共信息72预订第一节档案档案是酒店关于客人、公司、旅行社、订房中心、团队的信息汇总，包括基本信息、住店历史、当前预订、房价折扣等。1.1客户档案主窗口主窗口下，按CTRL+L，打开『客户档案列表』窗口，如下图所示。档案分成五大类：宾客、团体&会

4、议、公司、旅行社、订房中心。73图『组合条件查询』窗口输入查询条件，单击〖确认〗，显示查询结果，双击某记录，可打开。查询常用条件有：名称、单位名、协议号、销售员等。1.2新建宾客档案●操作步骤（1）、『客户档案列表』窗口，退出『组合条件查询』窗口；（2）、单击〖新建〗，打开档案类型选择窗口，单击“宾客”，打开档案主单。73图（3）、输入客人【本名】，按Tab键或回车，系统自动显示【姓】、【名】、【姓名2】。（4）、使用Tab键、回车或者鼠标移动光标至下一项目，输入信息或者从帮助菜单（下拉单或帮助窗口）中选择相关信息。（5）、基本信息录入完整后，单击〖存盘〗，自动生成档案号。73图注意

5、：（1）、姓名必须正确输入（外国人的名字请注意大小写），才能保证客户档案的正确匹配，相关单据（如帐单、登记单）的正确显示。（2）、新建档案时，先输【本名】，回车，【姓名2】、【姓】、【名】将自动显示为中文名对应的拼音。●档案信息（1）、主要信息――客人主要信息，如上图所示；（2）、附加信息――客人附加信息，如下图所示；73图（3）、喜好与特要――客人的特殊要求、喜好；其中排房要求直接与预订挂钩；图（4）、优惠策略――房价、餐饮等消费优惠，一般由销售部建立、维护，预订、接待员查询使用；73图（5）、统计分析――客人历史消费统计；图（6）、图像资料与相关人――联系人、签单人、负责人签名、

6、照片等资料；73图（7）、GuestInfo――卡及其纪念日；（8）、预订信息――该档案当前的预订、在住、本日退房的记录；（9）、销售日记----供销售员记录走访客户情况；（10）、投诉记录——记录客人的投诉情况。1.3档案与预订的关联比较新建预订时，有无档案的区别。●预订单，输入姓名，回车，系统自动与客史档案匹配。如果该客人有客史，系统将自动匹配客史，待操作员确定后，客史信息中与预订单相关的基本信息将自动录入，操作员只需补充或修改即可。73图●匹配后，若该客人没有客史，系统将要求新建档案，点击新建后自动打开新建档案窗口，根据输入姓名自动产生【姓】、【名】、【姓名2】，存盘后新建档案

7、完成。第二节散客预订本系统所指的散客是一般零星客人、长住户（写字间）、散客团体成员等客人的总称。2.1散客预订基本步骤操作步骤（方法一）：（1）、预订主窗口下，单击房价查询，或按CTRL+R，打开『房价查询条件输入』窗口。73图（2）、输入【到达日期】、【天数】、【人数】（指每间房的人数，非总人数）、房数，单击打开【房类】选择窗口。图（3）、【宾客】处输入客人姓名，回车，系统自动与档案匹配，如下图所示，表示该客人有档案，即是回头客，核对正确后，单击〖确定〗