试谈档案信息资源整合问题及对策

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1、试谈档案信息资源整合问题及对策　摘要：档案信息资源整合能有效地克服传统档案信息资源管理方式的弊端，有利于完善馆藏结构，有利于地区信息配置的优化，也有利于档案社会功能的实现。我国档案管理工作在档案信息资源整合过程中取得了一定的成绩，但也存在诸多问题。本文从制度层面、技术层面和人力资源层面提出了我国档案信息资源整合存在的问题，并提出相应对策。　　关键词：档案信息资源整合　　　　信息时代背景下，传统的分散的档案信息资源管理方式已经不能适应社会需求，如何深入的发掘档案信息资源的潜在价值，完善档案信息资源的管理程式，是档案管理所迫切需要解决的问题。档案信息资源整合因其可

2、以解决现在档案利用受限，实现档案信息资源面向公众的“整管整取”，而受到普遍采用。但是我国档案信息资源整合还不成熟，迫切需要完善。本文拟对策问题进行研究。　　一、档案信息资源整合的涵义与功能　　所谓档案信息资源整合，就是在我国档案工作“统一领导，分级管理”体制下，对分散形成的档案进行分散保管，用网络技术连接区域性综合档案馆保管基地，通过以区域内档案实体整合与数字档案信息整合两种方式来进行管理的模式。　　从其具体功能来看，主要有三点：第一，档案信息资源整合有利于完善馆藏结构。档案信息资源整合是以整体化的理念，有利于打破行业、地域和机构的界限，有利于完善馆藏结构。第

3、二，信息资源整合有利于地区信息配置的优化。整合区域内档案信息资源接收范围的统筹规划，使档案信息机构朝着自动化、集成化和智能化的知识组织方向发展，缩小了地区间的“数字鸿沟”。第三，档案信息资源整合有利于实现档案社会功能。档案信息资源的整合是搭建信息共享的平台，更好开发利用档案信息资源，便于档案信息转化为社会财富。　　二、档案信息资源整合中存在的问题　　基于上述档案信息资源整合的重要功能，我国也加快了这方面的建设步伐。2010年6月，国家档案局发布了《数字档案建设指南》，旨在实现档案信息资源的整合和利用。尽管我国大力重视档案信息资源的整合，但仍然存在诸多问题。　　

4、1、制度层面：档案管理体制不合理　　我国现存档案工作实行的分级、分专业管理体制，暴露许多弊端，已经不适应档案信息资源整合工作的开展：大量档案资源长期散存在各单位，处于非专业管理状况，管理混乱，损失难以想象。由于档案管理无序，查找利用困难，更难以服务社会；重复建设，财力、物力浪费严重，同时，综合档案馆馆藏结构单一，服务功能弱化。因此，为确保以后不再造成新的档案资源分散，必须通过资源整合理顺管理体制和建立起新的规范化运行机制。　　2、技术层面：档案信息资源整合技术落后　　档案信息资源整合不仅包括档案实体的整合，还包括数字档案信息的整合。除档案实体的整合在基层馆内借

5、助技术整合，还要在一定程度上进行地域范围内，更大范围的整合，传统档案硬件设施不齐全无法完成整合的任务。除了人员技术掌握能力外，档案部门普遍设施不齐全，目前档案部门没有充分利用现有技术提供的条件来开展这方面工作，突出表现在一些档案保管单位连最基本的目录都没有编制完整，更谈不上档案目录中心的建立。全国档案目录中心历经二十余年的建设，至今没有完成充分说明了这一点。　　3、人力资源层面：档案人员综合素质不高　　信息化条件下，加强档案信息资源的整合不仅依赖于档案管理制度和技术，与档案人员的综合素质也是密不可分的。总的来看，我国目前档案人员的综合素质还亟待提高，一方面受档

6、案馆人员自身学历、专业、知识面等条件的制约，不少人面对社会各阶层、各行业的信息需求，显得力不从心，人员流动性也比较大；另一方面部门人员知识结构不合理，尤其是缺乏能适应档案资源整合需要的人才，这些现状使得档案馆档案资源整合工作无法正常开展。　　三、档案信息资源整合的对策建议　　当前我国信息化建设、电子政务建设以及档案部门现代化建设为我国档案信息资源整合提供了前提条件。针对上述问题，为了更好地促进我国档案信息资源整合力度，我们必须从制度建设、技术强化以及人才队伍建设方面予以努力。　　1、制度层面：强化档案信息资源整合的制度保障　　强化档案信息资源整合的制度保障是档

7、案信息资源整合建设中的关键因素。具体来讲：一是要明确整合主体，建立约束机制。档案信息资源的整合要有制度作为保障，明确档案信息资源整合主体。在设置上必须进一步调整档案馆网布局，明确整合建设中主体部分，进而建立约束机制。二是规范管理档案信息整合的工作环节。无论是档案工作的社会各环节配合，还是档案工作本身的运行机制都要规范。另外，还要加强对整合部门的监管，使制定的相关规定与制度落实到实处。　　2、技术层面：推动档案信息资源整合的数据库建设　　在数字技术支撑下，信息数字化已广泛应用于其他信息领域，档案资源整合建设的核心内容是档案信息资源库的建设，因而，建立起资源配置合

8、理、特色突出、利用方便的档案信息资源库