档案信息化管理存在问题及对策

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1、档案信息化管理存在问题及对策[摘　要]档案信息化是指在国家档案行政管理部门的统筹规则和组织下,在档案管理活动中全面应用现代信息技术,对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。本文就档案信息化管理存在的问题略作探讨。[关键词]信息化；档案管理；问题；对策一、档案信息化管理的意义档案信息化是当前我国档案管理发展的重要战略阶段，实现国家信息工程的重要步骤，除了真实地记录历史轨迹之外，还有为档案用户提供档案信息服务。就后者而言，由于档案信息的历史价值及其所起到的重要作用与档案服务落后之间所产生的巨大反差，无论从管理层面还是从利用与服务层

2、面上看，建立档案信息化管理有其积极和重要的意义。（一）适应经济社会和科技发展的需要7传统的档案材料是以纸张为主，辅以各种书写材料，形成传统的档案。这种传统型的档案是建立在手工管理基础上的，其档案信息的服务，也是以手工服务为主要手段。随着计算机应用的日益广泛，档案管理工作也加快了计算机的应用，主要用于档案目录的分类、存贮和管理，利用的方式是单机型的，也有个别档案部门建立了单位内部联机的档案管理计算机系统。这些计算机档案作为信息宝库中的重要信息源之一，在管理及其系统和功能上是大体相同的，主要为档案目录的存储检索，是档案人员管理工作的工

3、具，还未能实现向档案信息用户提供机上档案内容信息服务，或由用户自行上机检索档案情息。因此，这种计算机管理模式还不能使档案信息的管理和服务适应经济社会发展的需要。随着社会的进步和经济的快速发展，在办公、商务、管理、信息传递等各个方面正在实现自动化和网络化。文件从产生到处理结案形成的档案都是用电子文件的形式在网上发布，并同时形成以纸张为载体的传统型的同一文本材料。面对这—发展趋势，档案管理工作必须与时俱进、与其同步发展，才能适应经济社会科技发展的需要。（二）提高档案管理工作的服务水平和利用效率信息化管理系统的最大优点就是功能强大、效率

4、高。档案信息化网络的建立，可以解决一般档案信息的检索查找(如档案目录的检索)，也可以通过一定的用户密码指令进行档案具体内容的检索查找和打印输出服务，实现真正意义上的档案资源共享利用。由于档案管理信息网络的利用承受地域和时空限制，只要是系统允许的合法用户，就可以随时检索利用，这种服务水平和利用效率是传统型的档案管理系统实现不了的。二、档案信息化管理存在的问题7信息化技术的迅速发展给档案信息化管理带来了新的机遇．但也存在不少问题。（一）技术支持不全面档案信息化建设需要严格的技术保证，它涉及计算机网络技术所需解决的所有问题。一方面，电子

5、文件在性质上确定了它的保管条件、保管期限等方面存在着局限；另一方面，在档案信息化建设初期，有大量的纸质档案需要通过扫描仪等设备转化为电子档案。目前多数单位使用的平板扫描仪虽然价格便宜，但速度慢，无法将原始档案资料短期内转化为电子文档，如果购置快速扫描仪不仅价格昂贵，相应的支持软件价格也很高，并且档案信息化建设完成后，花费大笔经费购置的设备有可能闲置，经济效益和长期效应不理想。（二）规范体系不健全标准规范是进行档案信息化建设的重要基础之一，虽然已有一些标准规范出台，但还不能满足档案信息化快速有序的发展。就目前看，由于档案信息化管理工

6、作还没有专门的法律、法规来进行规范，适用于档案信息化建设的信息法律、信息伦理与信息政策等人文管理手段尚未确立，作为档案信息化建设主要形式的电子文件的法律地位还未正式确立，导致电子文件的原始性、真实性难以认定。（三）安全制度不完善7随着计算机及网络通信技术在档案信息化建设中应用范围的不断拓展，信息安全问题成了档案情息化建设的一个瓶颈。计算机系统和网络本身存在安全缺陷，不仅硬件资源易受自然灾害和人为的破坏，而且软件资源的数据信息也易受到病毒的侵扰和破坏。加之没有相应的内部措施加以管理、安全意识薄弱等因素，给网络犯罪分子有可乘之机。（四

7、）人员配备不合理实现档案信息化，首先要有现代化的管理人才，要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。就目前的档案工作人员来说，从专业结构看，既掌握信息技术、又懂档案专业的人才十分缺少，档案人员专业知识单一。三、档案信息化管理的措施（一）法规上的保障7档案信息化网络的建成对档案的保密工作是个挑战。档案信息具有一定的机密性，在网上实现档案资源的开发利用和共享必须有必要的限制，不是任何人对任何档案都可随意利用。一般地说，与国家安全和利益，与社会秩序有关的档案，或与集体、个人秘密有关的档案因其合法权益受到法律的保护

8、，均属于限制利用的范围。因此急需制定政策，制订法律法规确定档案的上网等级。如可规定一级保密的档案不能上网，二级保密的档案上内部网，三级保密的档案可上Internet网。对于二级保密的档案，如技术、专利等可提供一部分普通的信息。在具体工作上，可以对现