试论数字时代大型工程项目档案管理信息化建设

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1、试论数字时代大型工程项目档案管理信息化建设　摘要:工程项目档案贯穿整个工程建设，是工程建设和管理过程中的一项十分重要的工作。在数字化时代，传统大型工程项目档案管理模式和管理手段面临着新挑战。如何在大型工程档案建设与管理上寻求新突破，通过档案信息管理系统与项目管理系统的无缝对接，做到既能够掌握项目建设全过程情况，又能实现全过程监控，从而有效地保证大型工程决策及时、管理科学，是值得我们探讨的课题。　　关键词:大型工程项目档案管理信息化　　　　大型工程项目档案是指工程建设的重要组成部分，它凝结了工程管理技术人员、操作人员的智慧，

2、是工程建设过程、工程实体状况、工程建设质量的最原始，也是最真实和全面的记录。进入数字化时代后，随着我们社会生活和信息科技的飞速发展，许多投资建设的都是大型工程项目。在以数字信息化为代表的今天，紧跟时代步伐，突破传统的工程项目档案管理手段和模式，实现大型项目工程档案的管理信息化已然是一个十分紧迫的话题。　　　　1大型工程项目档案与信息化建设的必要性　　　　（1）大型工程项目档案的特征　　大型工程项目的档案不仅是一种重要的信息资源，也是工程建设管理经验和技术经验的直接总结依据。做好工程项目档案的收集、编撰、管理和使用，无疑对于

3、工程建设的顺利进行，以及工程项目投产后运行维修、管理改造有着十分重要的作用。[[]冯瑜.档案工作研究与创新[M].济南：山东省地图出版社，2007：352,353.]　　目前，我们所接触的大型工程项目大多数规模宏大，参加建设单位众多，具有建设周期长、投资额度大、社会效益大的特征。在大型工程建设过程中，对工程项目档案的管理工作始终贯穿于整个工程建设过程，对整个工程能否最终成功起到极为重要的作用。完整的工程项目档案可以使管理者看清整个项目的进程，同时通过对工程档案了解来把握使整个工程质量，其不仅是项目负责单位了解工程进度、项目

4、存在问题的重要依据，也是作为新工程项目的开发重要参考资料。　　（2）大型工程项目信息化建设的必要性　　大型工程项目档案管理的信息化是采用数字化技术，在实现工程项目数字化管理的基础上，针对传统意义上的工程档案文件所开展的整理归档、鉴定保存，以及开发利用等一系列活动。工程项目档案实现信息化的目的是确保归档项目文件能够实现数字化成套，并实现档案信息管理系统与项目管理系统的无缝对接。　　1.实现工程项目档案完整和统一。大型工程项目建设中的单位繁多而且彼此分散,建设周期长，这就造成了整个工程项目的档案在管理过程中难度非常大，很难达到

5、整个建设工程档案的完整和统一。在实现大型工程项目档案管理作息化后，我们可以突破以上的种种限制，实现大型工程档案信息资源的合理配置、科学管理。　　2.为工程项目及时决策提供保障。大型工程项目档案管理信息化有着独特的优势，在数字化的档案管理之下，档案管理人员可以及时为工程项目人提供详实的档案信息和数字材料，依靠这些完整、可靠的信息，可以帮助项目管理者提升综合分析能力。从而，工程项目的管理者可以在关键的工程规划决策上节约时间，减少了失误。　　3.实现管理职能向服务职能转变。传统的工程项目档案管理模式和方式不仅难以适应新形势发展的

6、需要，而且容易固步自封，难以发挥自身信息资源优势。随着社会的发展和科技进步，大型工程档案的信息量不断增多，工程项目档案管理的信息化是工程档案管理走向逐步开放，实现向信息采集、信息管理和服务职能转变的必然趋势。[[]吴玉婷.大型建设项目档案规范化、网络化、数字化管理模式[J].广东档案，2005（5）.]　　　　2当前大型工程档案管理中存在问题分析　　　　就当前的大型工程项目档案管理的整体情况而言，我们在工程档案管理上的信息化程度并不高。一些大型的单位和企业甚至缺乏工程档案数据库的建设，一些档案管理人员对计算机技术在档案管理

7、中运用不熟悉，对工程项目档案信息化的方法与途径也不了解。具体而言，问题主要有以下几个方面。　　（1）工程档案管理手段落后　　目前，一些大型单位的工程项目档案管理人员仍采用传统的管理方法，把档案只是作为一种文本和资料来保管。工程档案管理人员的工作也仅仅是对档案进行收集和整理。但是，许多大型的工程项目本身档案文本的数量非常庞大，因而在工程项目建设过程中，传统的管理手段虽然花费了大量的人力和物力，但是往往时效性比较差，很难做到与工程项目建设管理同步。[[]陈智为等.档案管理学[M].北京：中国人民大学出版社，2008：514、5

8、15.]　　（2）档案信息数据库建设落后　　目前，一些大型的单位和企业虽然也在工程项目档案的管理中引入了计算机，但整体而言还停留在计算机制表和查阅等初级阶段，没有完全走上信息化管理的轨道。在档案信息数据库的建设上，数据信息不完整、不准确、不及时，造成工程电子档案失真，不能反映现实情况，从而影响了档案的使