试论档案管理信息化建设工作

《试论档案管理信息化建设工作》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在工程资料-天天文库。

1、试论档案管理信息化建设工作【摘要】档案信息化是通过运用现代信息技术实现档案信息资源的规范管理和有效共享、开发与利用。档案信息化以档案信息资源建设为核心，以档案网络建设为平台，以扩大档案信息资源开发利用为目的，加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的进程，促进档案事业持续快速健康发展，为社会各项建设服务。【关键词】档案；管理；信息化一、档案数字化包括对所存档案通过人工录入或制成电子计算机文件，也可将档案归入电子计算机制成图形文本，最后刻录在光盘上，建成数据库。档案管理的数字化，将为自动化检索，为开发利用、为实现档案资源共享提

2、供优质、高效、快捷的服务。随着计算机信息技术的发展，档案数字化需求越来越多，专业化水平也越来越凸显。利用档案管理系统对档案进行数字化管理，是实现信息资源共享和提高档案利用水平的有效途径。在数字化实践过程中，档案数字化并非十全十美，有些工作做得不尽如人意，常出现扫描质量差、加工流程不合理、功能不全面、系统流程复杂、后期维护难以为继等问题，影响了档案管理质量的长期性，这些都是档案数字化实践中需要解决的问题。做好档案数字化实施前期的调研分析。调研本单位档案和档案工作现状，是档案数字化工作开展的前提和基础。首先，调查本单位现存档案的年代、数量、档

3、案类型、载体形态、管理现状、库房管理情况，用以确定档案数字化项目所需资金，以及在档案数字化加工中需要进行的各项工作，如是否需要重新整理、排列立卷、装盒等。其次，调查本单位档案工作情况，如档案信息化状况，档案归档、借阅及销毁流程、文件的运转流程、秘密文件的管理、公文的信息化运转情况以及这些档案工作中存在的问题等，这些情况将直接决定档案数字化工作的任务和需要达到的目标。通过两方面的分析，针对现实管理情况，提出需要解决的问题，确定需要达到什么样的目标，如,是否需要开发档案管理系统、是否需要信息部门的支持等，从而确定需要什么样物质、资金支持等。档

4、案数字化是一个系统工程，目前，由于档案数字化缺少统一指导，缺少各种标准，制约了档案数字化的有序进行，《纸质档案数字化技术规范》颁布实施后，这个规范有效地指导了纸质档案数字化工作中的技术实践，对我们开展档案数字化提供参考的准绳。有些地方根据实际需要，已经制订了或正在制订各自的制度，如某省出台的《浙江省省直单位纸质档案数字化实施细则》及《浙江省档案馆纸质档案数字化成果接收暂行办法》。北京市2011年4月1日起实施《档案数字化规范》，正式成为地方标准。通过熟悉、领会这些标准，将规范并促进地方档案数字化工作，对推进档案信息资源开发利用、保证档案实

5、体和信息安全具有指导意义。同时，还要对当前的档案数字化先进技术有所了解。通过走访档案数字化工作优秀单位，我们既能吸取他们的成功经验，也能弥补他们的不足之处。通过了解他们档案数字化的业务流程、档案系统的功能和档案数字化过程中的注意事项，熟悉档案数字化最前沿的技术，了解目前档案数字化的最新进展情况，总结档案系统功能的优缺点，为更好地做好档案数字化工作提供借鉴和参考。档案信息化建设符合社会需求与活动规律。社会信息化导致档案数量剧增，档案载体呈现多样性，档案内容分散交叉，档案部门必须改变传统管理方法，一方面由于社会信息量的激增和新型载体的应用，不

6、宜用传统的方法来管理档案；另一方面由于社会对档案信息的需求不断增加，传统的档案管理方法已经不能完全满足这种需要。国家行业电子政务和电子业务的普遍应用，大大拓宽了档案信息的服务空间，对档案资源服务的内容和方式提出了更新更高的要求，促使档案工作跳出传统的狭窄思维，适应社会发展，改变管理理念，创新服务方式，利用现代信息技术搭建数字化、网络化的信息服务平台，有效积累和储备国家信息资源，真实保存社会记忆，实现更大范围和更多种类的档案信息资源互补与共享，以适应社会发展和国家信息化建设的需要。二、制定实际可行的档案电子化前期实施方案是开展档案数字化工作

7、的重要环节，该项工作直接影响到档案数字化工作的效果。档案管理人员可以从以下方面来进行强化：一是与软件服务商共同研究编制需求方案。通过分析调研报告、工作内容，安排好时间、人员，双方共同进行需求调研、需求分析、需求规划，分析并落实具体内容、方式、方案等等，作为档案管理部门，一方面要核查在技术层面的先进性,这个可以和本单位的信息部门协同完成。另一方面，是对档案系统功能、流程及外包的各个微观目标等的沟通和确定。总之，业务需求，既要符合实际，又要具有前瞻性和全面性。在功能方面，既要考虑功能满足自身的要求，又要突出重点,把握关键。在档案管理系统的功能

8、上要注意如文档一体化管理、归档流程、借阅利用流程、长期保管、安全性能、标准规范等方面内容，在微观目标上，对数据加工流程各环节、著录格式要求、检索方式、文件保存格式、查询统计等等都需要做详细的规