试论档案管理信息化建设.doc

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1、试论档案管理信息化建设试论档案管理信息化建设【摘耍】档案管理信息化建设是当今推进档案管理科学发展的有效途径，通过档案信息化建设，档案管理部门能把当代最前沿的档案信息技术带入日常管理中来，信息华建设也将极大地提高档案管理工作的效率，使其所提供的服务技术含金量更高。【关键词】档案管理信息化网络档案管理工作的最终目的，就是输出档案信息。提供给社会利用。因而，通过档案提供利用情况的分析研究，一方面能够反映出社会活动对档案信息的需求状况，另一方面也能够检验出档案信息管理工作的质量状况，对档案管理工作提出切实可靠、具体可行的针对性耍求。科学技术的高速发展，给档案工作带来了新的压力和挑战，同时也为档案工作

2、的发展创新带来了机遇。档案管理信息化是一种全新的档案管理模式，其建立于现代计算机和网络技术基础上，并且逐渐实现管理工作智能化、技术化、规范化的发展要求。一、档案管理与信息化建设1、档案管理的现状及信息化建设意义。档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的，保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录。主耍分为文书档案、科技档案、司法档案、会计档案、艺术档案、人事档案、教学档案和外交档案等。档案管理活动与其他文献管理活动样、包含了信息的输入、存储、加工、输出这样一个信息传输过程，是一种信息控制系统。随着档案管理受重视程度的大大提高以及技术的进步，档案管理的设施不断得到完善、更新，在

3、实际工作中，档案管理与社会的进步、耍求相比，仍然存在很大的问题，表现在档案工作人员素质偏低、待遇差、队伍不稳定，领导重视不够。档案意识不强经费不足、设备不全、硬件条件差，管理模式呆板以及宣传不力，群众参与意识薄弱等方而。2、档案管理信息化建设的意义。档案信息化体系由基础设施建设、档案信息资源建设、应用系统建设、标谁规范建设和人才队伍建设五个方面构成，其中尤为重要的是基础设施建设和档案信息资源建设两项内容。档案管理信息化建设的重要性主要体现如下：（1）档案管理信息化可以有效改善档案管理工作：⑵决策的及吋正确管理措施的得当，要靠完整、可靠的信息和快速的综合分析能力来保证；⑶档案管理信息化可为科学

4、研究和知识普及等提供智能化服务。二、建立现代信息服务与整理理念是关键信息化时代，档案工作的服务方式、内容，与传统档案利用服务相比，发生了巨大变化，提供了前所未有的发展和创新空间。信息系统深入、广泛的应用，形成了质优量大的电子文件信息资源。信息系统用户群体越多，对信息服务的要求就越多、越广，因此，档案工作人员首先要树立信息服务的理念。档案部门要对信息产生的来源、信息共享的需求保持高度敏感，要经常动脑筋、想办法去收集信息，调查了解系统用户潜在的需求，有针对性地策划、设计出不同层次的服务内容和范围、形式，有计划地对电子文件信息资源进行开发、加工，并转化、制作成信息产品，提供服务。在信息服务方式上，

5、要充分考虑用户对信息利用的需求，提供面向用户的档案信息利用平台。通用的信息应用系统，在功能模块设计时，对档案管理的业务工作考虑得多，功能全面。但用户在利用信息吋，期望最大的是获取信息的效率和信息本身的准确率。因此，为用户建立专门的信息利用平台，将信息过滤掉一些档案管理属性，使用户能简约、快速地获取所需信息十分必要。（1）面向用户的信息利用平台，突出了用户的权益，保护了用户信息利用的效果，使用户在共享信息的同时，体会到档案服务T作人性化、主动性的宗旨，缩短了用户与档案工作的距离；⑵在对信息需求充分调查的基础上，建立专题，收集、筛选、深层加T相关信息，以先进技术为依托，将专题信息制作成光盘，形成

6、信息产品，为领导和业务部门提供信息服务；⑶为有远程信息利用需求的用户，提供跨越空间、吋间的信息服务。面向文件档案管理人员，提供文件归档及其考核、电子文件整理和保管等档案信息整理工作平台，工作流程中体现的重点是要符合档案的规范管理要求。按档案管理要求和方式,对归档的信息数据进行整理，并且能及时切换视窗，使工作人员掌握和了解给用户提供的信息是否达到直观、齐全、准确的要求。三、档案管理信息化建设的主要内容档案管理的信息化，是我们的档案工作信息化建设目标。为政府宏观决策服务，为经济建设和城市管理服务，以及为社会公众服务则是档案信息化建设的宗旨。“数字化档案馆”工程将通过建设宽带多媒体信息网络等基础设

7、施平台，结合档案信息资源，逐步实现经济和社会信息化，使档案管理工作在已经到来的信息化吋代的竞争中立于不败之地。档案信息网络化是实现资源共享，更好地为经济建设和社会发展服务的有效途径。从信息化发达国家的经验看，档案信息化建设的笫一步就是在因特网上建立相应的“门户网站”。创办档案信息网，是当前我们档案部门顺应信息时代发展的需要，是应用互联网技术进行档案信息化服务的一项探索与实践。其目的在于提高开发档案信息资源的能