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《外经贸企业内部控制制度建设探讨》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在应用文档-天天文库。
1、外经贸企业内部控制制度建设探讨笔者认为:外经贸企业内部控制建设应该从以下几个方面加以改进: 一、不相容职务相分离 进出口企业由于业务流程长,不相容岗位多,容易由于信息的不对称产生舞弊行为。这种舞弊可分为直接舞弊和间接舞弊。直接舞弊就是在发盘、询盘过程中直接要求外商或国内供应商给予回扣。这种舞弊容易被发现和识别,经办人的风险高。与此相对应的间接舞弊主要表现在当和外商建立起信任关系后,经办人把本该由公司做的业务介绍给其他公司,或者干脆自己注册一家新公司自立门户。这种舞弊行为在过去的进出口业务中屡见不鲜,其行为更隐蔽更难以被发现,对企业造成的伤害也更严重,往往会失去一个地区
2、或一个板块的业务,甚至造成连锁反应,整个企业就此解体。 结合内部控制的理论框架和管理舞弊的理论基础及进出口业务本身的特点,要比较好的解决进出口业务的舞弊行为,特别是间接舞弊行为,首先是要严格做好岗位轮岗和不相容职务的分离。特别是在接触外商和国内供应商的岗位上一定要定期轮换。为了使得岗位轮换顺利和高效,在平时的工作中一定要按照内部控制基本规范的信息传递要求,做到业务岗位手中的客户资料等信息共享以及流程的标准化,使得与客户打交道的是公司而不是具体某个业务员个人。同时,在一个业务流程结束后,一定要有独立的监督部门对整个业务进行合法性、合规性、合理性的审核。监督的及时性可以防止舞弊人员
3、的侥幸心理,防范于未然。职务分离,流程标准化,信息共享,及时监督是企业进出口业务内部控制制度设计的关键点。 二、培养优秀的企业文化和团结协作精神 培养优秀的企业文化,才能为企业提供一个更高层次的内部控制环境。企业的管理层有责任培养积极向上的企业价值观,有责任让每个员工看到美好的企业愿景,培养员工的社会责任感和遵纪守法的意识,倡导爱岗敬业,进取创新,团队协作的精神。同时做好员工的效绩考核,评价,激励工作,从制度上让每个员工认识到有付出就有回报,有舞弊就有惩罚。基于舞弊的特点,要让员工知道,企业加强和完善内部控制制度,是为了从制度上更好地保护员工的职业生涯,更好地完成企业
4、的目标,而不是为了控制和监督员工个人,控制和监督的是具体的岗位。 加强企业的团结协作精神是现代内部控制思想的创新。它不仅有利于提高员工的工作积极性,而且也能避免产生舞弊。由于个别销售业务员包办了公司整个流程的业务,导致企业的业务资源载体个人化。企业可把其中的经常性业务独立出来,派专人或部门来负责办理。如配载发运可由专门的货运部门负责,而采购商品可另设助理,提供货源。这样销售业务员可以把大部分精力集中在销售上,并且在制度上限制个别岗位放权过大,避免个人包办所有业务管理,反对个人主义的风气。此外,还可以建立有效的绩效考核和激励机制,加强业务员间的合作和竞争,逐步弱化个人垄断对企业业
5、务资源的制约作用,使业务资源的安全性建立在有效的内部控制制度的基础上。重视“以人为本”的集体主义精神文明建设,建立良好的企业文化气氛。 三、应收账款的系统化管理 应收账款对于企业的价值在于支撑销售规模的扩大。一般说来,应收账款与销售收入规模存在一定的正相关,当企业放宽信用限制时,往往会刺激销售,但同时也增加了应收账款;而企业紧缩信用,在减少应收账款时又会影响销售。 如果企业没有有效的销售信用管理,导致应收账款过多或回款期过长,则企业的资金循环和周转就不能顺畅地完成,经济效益就不能完全实现。这就形成企业一个非常大的风险点,因为只有最终能够转化为现金的应收账款才是有价值
6、的,而那些预期将无法转化为现金的部分就是无价值的。在会计上,对预期无法收回的应收账款将通过提取坏账准备的会计核算方式来反映,这就是用会计方法来管理商业风险的主要体现。 加强应收账款的管理,应把它看成是一个系统工程。这就需要做到在企业内部建立一个独立的信用管理机构或人员;强调要对企业信用进行全程跟踪管理,企业内部应建立3个不可分割的应收账款管理机制,分别是前期的资信调查和评估机制、中期的债权保障机制以及后期的应收账款管理和追收机制。并且需要各部门之间相互协调、相互配合、相互监督,形成一个应收账款信用管理的组织体系。 应建立独立的应收账款信用管理部门。企业应认真组织不同部门的专业人
7、员,专门研究企业的营销策略,调查了解客户的资信程度,真正制定一套适合自身特点的信用管理体系。例如很多外资企业采取的是在财务部下将信用职能和其他职能分离,由总经理直接领导,将有经验的人员充实到该部门,根据公司的总目标对销售进行全程信用管理。公司从流程制度方面建立了一整套的防范方法。首先,为了确保信用管理制度在实际的业务运行中不被架空,在业务流程上作了更改。任何一张订单,都必须首先通过信用管理部门的审核才能放行。超过信贷额度的特殊订单,必须经过信用管理部门的特别批准。而且,信用管理部
