企业销售和收款环节的内部控制措施分析

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1、企业销售和收款环节的内部控制措施分析案例简介销售收款存漏洞业务员挪用货款上百万元据媒体报道，36岁的何某1998年大学毕业应聘进了南京某公司当销售员。何某头脑灵活，工作成绩不错，但迷上了赌博，于是他就对货款打起了主意。每次收到货款他总要迟几天上报，从中扣除一些货款供自己使用。2005年3月初，何某收到了某公司的货款，他暗中将其中的7万余元挪到自己手里。第一次下手，何某也害怕了好几天。1个月后，他与南京某公司签订购销合同，这一次他只拿了4万多元。同年6月，他从两家客户的货款中挪用了12万元供自己开支，从此之后胆子越来越大了。　　为了自己挪用公款方便，何自己注册了一家名叫“旭浩”的皮包公司。他

2、以旭浩公司的名义与客户签合同，将自己的东家提供给客户的各种项目，都挪到旭浩公司名下。为了拿钱更顺手，他还私刻了自己任职公司的发票专用章以及客户专用章。据检察院起诉书指控，从2005年到2008年3年间，何某利用职务之便与十几家公司签订购销合同，挪用货款共计234万元。　　就在何某感到春风得意的时候，公司财务发现，何某签订的销售合同上的合同专用章，与客户提供给公司对账的合同专用章不一致，而且合同上的货款与何某上交的金额差别太大，财务经向客户核实后发现，公司和客户签订的合同专用章都是假的，金额也不一致，向领导报告后公司决定报警。2008年5月5日，公安机关将何某抓获归案。　　案例启示从上述案例

3、来看，该公司在销售实物管理、收款、合同管理与对账等环节都存在较严重的内控缺陷，使得业务员长期挪用货款不被发现。　　从我国企业销售与收款环节常见问题来看，企业需从以下几个方面加强销售和收款的内部控制。　　1.不相容职责分离。对销售与收款环节来说，对企业内部涉及销售收入的机构、岗位进行合理的设置和权限划分，是规避销售环节风险的主要手段和方法。但现实中，很多企业销售与收款的整个循环过程往往由销售部独立负责，无论客户交易金额的大小，都由销售人员同时负责产品销售和对客户的收款，这种做法的好处是能够提高工作效率，同时也可能导致收款过程中，销售人员挪用货款或货物却无法及时发现。　　2.销售计划和预算管理

4、。销售计划和预算管理一方面是企业全面预算的编制起点，为生产、采购、费用等方面预算提供的编制基础，另一方面它可以起到对企业销售活动进行约束和控制的功能，有利于公司目标及销售任务的实现。通过预算使销售机会、销售目标、销售定额清晰化和集中化，并为企业提供了一个评估结果的工具，通过预算与实际销售的比较，可以全面控制营业收入环节的各种业务，评估销售部门和其他部门的业绩完成情况。　　3.价格管理。企业应制定统一的市场定价和折扣政策，并经过适当授权审批，这既是维护企业形象和市场秩序的要求，也是保护企业资产安全完整的要求。企业需要明确不同层级员工的价格权限，任何人不得超越其权限给予客户优惠的价格。　　4.

5、客户档案和信用管理。对销售收款循环来说，信用管理是保障公司资产安全，减少坏账损失的最有效的方法。为了加强信用管理，企业应该建立一套全程信用管理体系，包括：信用管理组织结构的建立；信用管理操作流程的规范和客户信用等级和信用额度的确定。　　从组织结构上看，信用管理职能最好与销售职能分开，由一个单独的信用管理部门来履行对客户的信用的评定、实施和监督。　　5.销售合同管理。为了加强对合同的管理，企业需要在合同签订前加强对合同内容的评审，并在事后对合同进行妥善保管和跟踪；所有销售按一定的规则编号且归类存档，以便于统计和查阅；作废合同应该加盖作废章，并应该由专人统一保管。　　6.发货管理。对发货管理来

6、说，企业应做好以下控制：仓储部门只有取得销售部门编制和签字认可的发货通知单才能发货，避免重复发货。数量重大的发货，需要与销售部门核对后再发货；由独立职员清点发运货物，与销售单上列明的品种和数量进行核对，发运人和清点复核人应该在有关凭证上签字；实际发货的品种、数量和时间应记录在有关账册和发货通知单备付联上，并将其中一联交会计部门登账，避免延迟入账；发货后应取得对方签收的收货回执并加以存档。　　7.账务记录和应收款管理。账务管理，即要求企业建立明确的会计政策和制度来规范销售与收款环节所有收入的确认以及对坏账的处理。企业对所有的收入确认和应收账款的账务处理要做到记录及时并有依据；定期核对往来账，

7、发函给客户核对，且必须由非应收账款的管理人员来核对；账务调整必须留有痕迹，且经过授权；对应收账款要进行账龄分析，并建立明确的催收机制；进行坏账核销必须经过独立于销售及记账等职能的经理人员的批准，记录于坏账审批表上；对已经冲销的坏账要进行备查登记，并进行后续跟踪和催款，防止款项收回时被经手人贪污。