a贸易公司销售和收款环节内部控制探究

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1、A贸易公司销售和收款环节内部控制探究【摘要】本文运用国内外内部控制理论依据对A贸易公司的业务流程进行分析，以流程中的控制关键点为核心，提出了销售与收款环节的内部控制设计的具体实施方案。本文的研究对于A公司销售与收款环节中杜绝内部隐患、防范风险具有现实性的指导意义。【关键词】内部控制销售与收款控制关键点一、A公司概述A有限公司成立于1949年，是新中国成立后最早的一批国有贸易进出口企业之一。公司主要从事农药产品的进出口业务，具备国家级农药创制中心的技术支持，具备出色的新农药创制能力及制剂开发能力，实现了研、产、销一体化的经营模式。A公司根据实际经营情况按岗位职

2、责分别设置了业务部门和职能部门。下设：综合管理总部、人力资源部、业务发展总部、信息管理部、运营管理部、财务综合部、市场部、采购供应部、生产部以及分销部。二、A贸易公司销售与收款环节的业务流程作为一家全球化销售的贸易型企业，整个国内外营销体系中庞大的组织架构及营销平台需要通过有效的业务流程来规范和操作。建立健全一个较为完善的内部控制制度管理体系，贯穿整个公司生产、销售、经营等多个层面和各个环节，有利于确保整个生产销售经营处于受控状态。其中销售和收款环节是整个业务链中最为关键的环节，是企业利润的源泉，只有确保了此环节的正常运作，才能保障公司的可持续发展，将贸易风

3、险控制在最低的水平。A公司从自身的业务特征出发按照不同的业务类型，从销售与收款过程中的订单处理环节、合同签订环节、货物运输环节、财务结算环节出发制定了相应的操作管理流程。（一）订单处理及销售预算合同建立订单处理和销售合同签订阶段是整个销售业务流程的开始，销售业务员在接到客户的订单后，制作业务交接表给业务执行员，由业务执行员在ERP系统中创建预算，并列明客户的国别、名称、所订购的商品名称、规格、数量、费用计算方式、国内供应商信息及预算毛利等相关内容，预算一旦提交均会获取一个系统编码，并在业务部门按照一定的审批流程流转。即：业务员接受订单一业务执行编制内部销售预

4、算合同一业务员确认一业务部经理审批一营销总监审批。（二）授信额度及赊销账期确认获得审批后的销售预算合同会通过ERP系统流转到运营管理部的客户信用审核部门对新申请的客户或者供应商进行RAM系统考核，做相应的资信评分。通过资信审核的客户才能给予授信和赊销账期的确认，并最终获得运营管理部经理的签字认可。（三）仓储供应商评估经过订单及信用审核后，业务人员需向运营管理部提出新增仓库申请，并提供目标仓库的基本资料。存货管理员对仓库资料进行初审后，出具资信情况报告，实地评估和考察后出具终审报告后方可签订仓储合同允许货物的入库。（四）货代供应商评估业务员在确认发货周期后，需

5、要向运营管理部提出新增货代申请，并提供目标货代的基本资料。委托专业公司对该货代供应商进行资信调查给出综合评价。业务执行制作托单给通过审批的货代供应商执行货物的出库安排及船运配仓。（五）收付款结算安排货物出运后，业务执行提交出库单、货物明细单及销售发票给到财务部进行销售确认，形成收入及应收账款。由业务部门和财务部门共同对应收账款进行后期的跟踪与管控。业务员需定期发送当月对账单给客户确认，提醒付款到期日。对于逾期拒付的客户降低其信用等级并推迟下一次发货的时间。运营管理部客户信用审核部门需降低其RAM评分。财务部门出具催收函，若仍未果，法务部出具法律函并做好报损措

6、施。三、A贸易公司销售与收款环节的现有控制措施A公司针对自身现有的销售与收款环节业务流程建立了相应的内部控制体系。从销售的前端市场国别的定位和客户的资信出发防患于未然，确保订单的真实性和可靠性。中端从货物及物流供应商上择优排序，确保货物质量及运输转港过程中的安全性和及时性。后端从财务结算过程中重点关注应收账款的收款情况，建立逾期应收的催收制度，确保现金流的稳定性和安全系数。四、A贸易公司销售与收款环节内部控制的分析与评价从A现有的销售与收款环节的销售与收款业务流程及前中后台内部管控措施来看，A公司在业务流程中更重视销售与收款环节内控的实际操作性，对销售与收款

7、的内部控制有其独到的特征。但也不难察觉，该公司对内部控制理论尚未深入透析，销售与收款环节尚未形成较为完善的内控体系，受到各种因素的综合影响，公司内部控制仍然存在一定缺陷，下面对该环节中几个关键控制点存在的问题进行分析与评价：（一）组织机构设置方面在该环节的组织机构设置上存在不合理之处，缺乏系统科学的整体考虑。比如在接收订单签订销售合同环节，对于市场风险的前端控制仅有同属于销售部门的业务拓展部和市场部来评估完成，让销售人员身兼数职，虽然从成本效益原则出发在人力成本上得到了节省，但是就内部控制理论中的相关责权分离角度看没有有效地做出实质性的分离。首先，在具体业务

8、操作中，最终确认销售预算合同的是营销总监，但实质上前