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时间:2018-05-01
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1、研究知识管理视角下档案信息资源建设一、知识管理与档案信息资源建设的关联 1.知识管理是一种全新的管理理念和方法 知识管理是运用信息技术,通过对知识的取得、整合、转换、分享、应用与创新等一系列活动,使知识不断产生、累积与升华,以便更有系统、更有效地运用知识去创新的管理。知识管理作为知识经济催生的一种全新的管理理念与管理方法,致力于对各种知识的连续性管理,通过知识交流与共享推动知识创新,着力培育和提升组织的集体创造力。 知识管理理论将知识划分为显性知识利隐性知识,这种认识源于英国的哲学家迈克尔·波兰尼(MichaelPolanyi),经过被誉为“现
2、代管理学之父”的美国的彼得·德鲁克(PeterFDurcker)、日本学者野中郁次郎(LujiroNonaka)等人的进一步阐发建构被广泛采纳接受。显性知识是指用书面文字、图表和数学公式表述的知识,易于传递、分享;隐性知识是指尚朱被言语或其他形式表述的知识,往往以个人的技术诀窍、作经验等形式存在,与个体的知识结构、阅历、思维方式等密切相关,是处于“缄默”状态的知识,不易被获取和传递。显性知识植根、依赖于隐性知识。隐性知识是人类知识的内核,而显性知识只是在内核上赋予了可以表述和转达的外型。因此,知识管理明确地提出要对组织内的显性、隐性知识同样实施有效的
3、管理,尤其要重视隐性知识的管理。 2.档案信息资源建设应被赋予新的内涵 档案信息资源建设的真正含义是什么?它的实际工作内容义是什么?同答这两个问题,首先需要对建设的对象——档案信息资源有个准确把握。档案信息资源是适应生产力的发展水平,通过人类的参与而获取的可利用的档案信息的集合。除了具有信息的共性外,又具有自身的特性,即本源性、积累性和内向性。 “建设”一词具有创立、建立、增加之意。档案信息资源建设含义可以表述为:档案部门对本区域、本领域、本单位的档案信息资源进行合理配置、分析研究,最终建立档案信息资源库的一系列活动的总称,属于档案管理作的范畴
4、。我国的档案管理工作,在过去很长一个时期,人们都认为有“六个环节”:收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用。后来,逐渐把编目与检索、编辑与研究也列入档案管理工作的基本内容,与“六个环节”增加到八个环节:。随着信息时代的发展,档案管理的传统理论迎米了变革和创新,档案信息资源建设的工作内容也随之丰富起来。笔者认为档案信息资源建设应该包括收集、整理、鉴定、保管、统计、编目与检索、编辑与研究七个环节,与提供利用共同构成档案管理工作整体。档案信息资源建设按照档案信息的加工处理程度划分为两个阶段:实体收藏(收集、整理、鉴定、保管、统计)和档案信息资源开发(编目与
5、检索、编辑与研究)。实体收藏是档案信息资源开发的基础,其成果是收集齐全、整理有序的档案实体。档案信息资源开发是围绕社会需要,利用专业方法和现代技术,从收藏实体中发掘有用的信息材料进行编辑和研究,强调档案信息的加工处理,是档案信息资源建设的高级阶段,其成果是配置合理、高度整合的档案信息资源库。 3.基于知识管理的档案信息资源建设是时代发展的要求 当前,档案信息资源的作用日益凸现,档案管理工作的内容不断升华。有人认为:“档案馆作为档案集中保管与利用基地,具有应用档案信息资源为现实服务、替未来着想的独特作用”,并指出:“要把档案馆建成‘思想库’,更好地
6、发挥档案资政襄政作用。”有人明确指出:“在知识经济时代的档案管理将成为知识管理,档案服务成为知识服务,档案机构的核心功能将是档案服务与开发能力。”这些论述体现了档案界对档案信息资源进行了重新定位,对利用知识管理的理念和方法把档案信息资源建设成为知识型、思想型资源已有了明确的认识。档案信息虽不等同于知识,但档案信息包含着知识。档案信息资源作为知识经济时代重要的战略资源,其重要性很人程度上体现在档案信息能够转化为知识,能够服务于生产力的发展和社会的进步。档案信息资源建设与知识管理有着密不可分的联系,基于知识管理的档案信息资源建设是新时期档案馆履行其文化使
7、命的必然选择。档案必须对知识管理理论有清晰的认识,将这种全新的管理理念与管理方法融入自己的作领域,在知识经济时代提升自身工作的价值,为社会的发展发挥更大的作用。 二、知识管理视角下档案信息资源建设的策略 知识管理不仅是一项专业管理活动、一系列管理技术方法,而且属于价值观念、管理范式、管理理念范畴,还包括了组织更高层面的管理体系和方法论。利用知识管理的理念和方法开展档案信息资源建设,是档案作适应时代要求的理性选择。 1.发挥专业优势,优化档案信息资源结构 收集本区域、本领域、本单位的档案是档案部门的职能使命。档案工者在长期的工作实践中积累了这方
8、面的经验,具备档案信息资源收集、鉴定和整理的专业优势。如今,档案不仅是组织内本源性的“历史记录”,而且是重要
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