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1、企业应收账款内部控制制度建设为了使企业对应收账款有效地进行风险控制,本文主要对内部控制制度中的销售和应收账款业务中的管理和控制提出几点建议。 一、销售业务包括的主要环节及控制要点 销售业务主要包括销售谈判、合同订立、合同审批、组织销售、组织发货、结算记账。 销售业务的控制重点主要是:(1)销售合同是否在销售员授权范围内。(2)销货订单是否经被授权人批准,如售价、销售条件、交货方式与日期、结算方式等有无明确规定,所有销货订单是否均经预先编号。(3)销售员经办的销售业务在其权限范围内,并符合经审核的销售合同或销售审核单,开票后该客户欠款总额不超过授
2、信限额。(4)发货回单、发货凭证保管完整,企业对客户即应收账款的债权关系确立无误。(5)有关原始凭证在企业内部按规定形成、传递和核对,使销售、应收账款和存货的记账同步和一致。(6)每次销货是否都填制出库单,出库单是否预先编号,出库单与订货单及销售发票是否相符。(7)销售部门和财务部门应定期检查合同的执行情况。 二、应收账款业务包括的主要环节及控制要点 1.应收账款业务包括的主要环节。(1)应收账款的确认、入账。(2)对应收账款的客户的付款进行监督和信用跟踪。(3)同时对客户进行定期或不定期对账,以保持债权时效。(4)对呆滞账款、坏账的及时处理。
3、 2.应收账款业务内部控制重点主要是:(1)合同内容重点审查销售单位的信用状况、付款信用期及信用额度是否符合规定。(2)在发货前,对客户的赊销业务经授权批准。(3)销售发票、装运凭证及赊销通知单均经事先编号。(4)销售业务以销售发票及相关的凭证为依据登记入账,事先对这些相关票据中的价格、数量、付款条件等进行内部复核并确认一致。(5)应收账款明细账与总分类账进行核对,并确认一致。(6)坏账的注销有经授权人员的审批。(7)经企业决策层授权的独立部门或人员对应收账款内部控制制度执行情况进行监督检查评价。 三、如何有效建立销售、应收账款业务的内部控制制度
4、 1.建立职责分离制度。职责划分的主要目的是为了预防和及时发现在执行所分配的职责时所产生的错误或舞弊行为。对于不相容的职责必须实行职责划分。职责划分可分为四个部分:(1)经营与簿记职责的分离。整个的会计职能从各业务部门中分离出来。(2)财产保管与会计职责的分离。这种做法可减少欺诈企图。(3)交易权与财产保管权的分离。在可行的情况下,进行交易的人员不应控制资产。(4)会计内部职能的分离。不应让一个雇员管理从日记账到分类账的全部簿记。同时,必须采取工作轮换制,这样才能更好地达到牵制的效果。从轮换中暴露出存在的问题,揭示出制度的缺陷、管理的缺陷。 2.建立授权控
5、制制度。企业应当对销售业务建立严格的授权批准制度,明确各岗位审批人对销售业务审批方式、权限、程序、责任和相关控制措施,规定业务经办人员办理销售业务的职责范围和工作要求。严格的授权控制,既可防止滥用职权,又可让工作人员在授权的范围内放手开展有关业务活动。因授权性质的不同,可以将授权分一般授权与特别授权。一般授权是对办理常规业务所确定的权利及职责;而特别授权则是超出常规业务的,即超出先限额的销售额,须由主管人员另行审批授权。 3.建立严格的审批手续。岗位审批人员应当根据销售授权批准制度的规定,在授权范围内进行审批,不得超越审批权限。经办人员应当在职责范内,按照
6、审批人的批准意见办理销售业务,主要包括:(1)在销售前对销售合同的审批。(2)销货部门对顾客定单,订购品种、数量、价格和销货通知单的审批。(3)信用部门对顾客的资信情况和赊销限额的审批。(4)仓库保管部门对出仓单的审批。(5)财务部门对销售价格、销售发票、销售方式、销售收入、销售费用、销售折让退回或坏账注销等业务的审核和控制。 4.及时进行信息沟通。在信息方面,要注意内部信息和外部信息的搜集和整理;这样可以给信息使用者及时、可靠的资料,作出正确的决策。在企业赊销活动过程中,财务营销决策与销售部门的营销决策基本原理和要求是出于企业对所属各业务部门的经济责任考核
7、各有侧重,因此,销售部门的营销决策往往是多销售;而财务部门的营销决策更重视资金的周转和营销款项的回收。因此,企业销售部门和财务部门在应收账款的问题上必然存在不同看法。而且两部门缺乏信息沟通,造成应收账款管理上的漏洞。为克服这一问题,在企业应收账款管理上,销售部门要及时将应收账款的发生情况向企业财务报告,财务部门要将应收账款数量,进行相关财务指标计算和分析,并将情况及时反馈销售部门。 5.制定销售人员的销售业绩与回款的考核制度。企业应根据自身的实际情况,制定销售业绩及回款率与销售人员的报酬、薪金相挂钩的制度,采取具体的考核措施,既要调动销售人员的积极性,又要
8、保证销售人员的报酬不受损失。把销售款项的及时回收,资
