浅谈计算机参与物资采购的审计

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1、浅谈计算机参与物资采购的审计摘要：我公司物资部早在1997年就试用《远方通用物资管理系统》软件，从DOS版本到现在的WINDOWSXP版本一直在不断更新升级，本人独自完成了系统的所有初始设置（包括物资代码的编制、计算方法的选用、计算公式、库存限量的设置），对系统软件不适合我公司实情部分提出了修改意见并得以修改。现已利用本公司局域X络实现了多人同时共用、资源共享，为物资采购的先进管理提供了必要的基础。　　关键词：采购审计；材料价格；微机管理；规范管理　　21世纪的今天，计算机的应用已经普及到各行各业。对于我们刚转型为民营的发电企业物资采购的采购过程

2、、账目审计应用计算机管理也势在必行，这样才能更好地满足于采购工作时效性的要求，使物资采购工作有序、高效地进行，从而真正实现了“阳光采购”。　　一、本公司物资采购审计应用计算机参与管理前，物资采购审计事项及管理模式　　1.审计所购材料是否有采购计划，是否与订货合同一致，是否与验收入库单相符，各项签字手续是否完备；　　2.审查发票上的数据计算是否准确无误，增值税、运输发票使用的税率是否符合国家税收政策；　　3.审查采购价格是否异常，是否符合当前的市场行情；　　4.对经审查价格过高的材料品种手工编制“高价采购与低价采购损失情况对比分析表”，以便进一步分

3、析处理；　　5.根据“分析表”提供的涨价幅度和损失金额，进行市场调查分析，作出处理。属于市场行情变化引起的合理涨价，可以办理审计签证手续；属于不合理涨价的，通知采购主管及采购人员与供货单位交涉，进行调价处理或退货处理，属于采购人员的违纪行为，移交纪检部门进行处理；　　6.办理审计签证手续；　　7.汇总计算一定时期内物资采购实际价总成本、计划价总成本、价差额等；　　8.手工编制材料采购审计报表，做出审计报告。　　二、本公司实现计算机参与物资采购审计的必要性　　1.随着市场经济的逐步健全，我公司的物资供应渠道发生了重大变化，生产所需的材料由原来的短缺

4、经济时代转变为多渠道的市场采购，其采购价格随着供求关系的变化、进货渠道的不同以及市场行情的波动而出现较大的差异。在对材料采购价格合理性进行审核时，要求审计人员必须全面掌握各种材料的市场价格信息，而就我公司生产所需的各种材料而言，配件大到成台套设备，小到螺丝帽，有近万种，单靠人的记忆力是无法准确掌握的，是手工无法解决的问题，这就要求运用现代化的共进帮助审计人员快速、全面地掌握各种材料的价格信息。　　2.在材料采购审计工作中，需要审查所购材料是否有采购计划，数量、品种、规格型号是否与进货合同一致，审查来货发票、运费结算单等结算凭证中的数据计算是否正确

5、，需要对每个数据进行复核求证，需要做好审查记录并定期对记录中的采购信息及数据进行分析，这些工作在手工操作方式下，存在着工作量大、工作效率低、准确性差甚至出现人为的估算等问题，不能满足现代审计工作时效性的要求，必须运用计算机加以解决。　　3.我们企业目前已基本构建了计算机管理办公自动化雏形，先后应用了《财务管理系统》《办公自动化管理系统》《劳资管理子系统》等一系列应用软件，已形成局域X，《远方通用物资管理系统》将为实现物资采购审计提供了必要的基础。　　三、物资采购审核计算机辅助系统应具备的功能　　1.账务处理功能。包括计算机采购计划、合同、出入库、

6、库存、统计分析、核算、报表管理。　　物资管理系统包括物资采购计划管理、合同管理、出入库管理、库存管理、核算、统计分析、报表管理。计划的编制通过计算机录入方式将经生产技术部确认后各生产部门年度、季度、当月生产需求采购计划输入《远方通用物资管理系统购》，通过系统自动核对现有库存量和库存高限量，通过程序设定的“计划采购数量-（库存量-库存最高限量）”自动生成物资采购计划表，然后审核人员可通过一批审核或逐一审核后产生采购计划表。这样避免了在手工操作方式下，存在着工作量大、工作效率低、准确性差等问题。　　来货发票和仓库收料单上的物资名称、规格型号、数量、价

7、格、供货单位、采购人等有关信息按照一定的数据格式录入到物资管理系统中（物资名称、规格型号只需输入物资编码就可自动显示），这项工作是取得市场价格信息的重要途径之一，也是汇总采购量、计算价差率、计算加权平均实际进价的基础，也是进行信息查询、进行价格合理性判断的基础。将月度采购计划录入计划管理的数据库中，是为了日常办理物资采购审计，自动核对计划，同时也可得到采购计划平衡表，采购计划完成情况一目了然，可及时发现工作中存在的缺陷。　　汇总计算是对《物资管理系统》中贮存的数据按不同的标志进行分类汇总，如某种物资一定时期内的采购数量、实际价格、加权平均进货单价

8、、计划价、材料价差额等。通过计算分析综合价差率可以考核材料采购成本的升降情况，评价采购过程的经济效益。通过计算分类价差率和各类物资采购量