企业内部控制视角下的物资管理措施探究

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1、企业内部控制视角下的物资管理措施探究　　物资管理在建筑企业中是一项吃力不讨好的工作。每天碰到是：项目上要供料，今天要，明天到，急得不得了；张三要钱，李四要钱，急得不得了；看到材料成本，好像总是不理想，这个材料价格高了，那个材料价格也高了，烦得不得了；项目退场时，退库的物资一大堆，堆得仓库都放不下，乱得不得了。同行们深感于工作的压力，物资管理部门和相关人员对在企业快速发展过程中存在的问题，进行了广泛的讨论，大家一致认为，要想解决目前工作中的困境，就要从企业内部制度上进行设计和约束。江苏省建设厅负责同志在讲话中指出：在企业管理中，个人独资企业靠个人，家族企业靠亲情，现代企业要靠

2、制度。物资管理工作要规范，也必然从制度上着手。笔者深有同感。　　企业内部控制是企业决策层、管理层和全体员工共同实施的实现控制目标的过程，也是保证企业经营管理合法合规、资产安全、财务报告及相关信息真实完整，提高经营效率和效果，促进企业实现发展战略的过程，且其过程是动态的。每一家企业虽然都有管理制度，但还是要进一步梳理采购业务流程，建立和完善物资管理的相关制度，统筹安排采购计划，明确请购、审批、购买、验收、付款、采购后评估等环节的职责和审批权限。按照规定的审批权限和程序办理采购业务，定期检查和评价采购过程中的薄弱环节，采取有效控制措施，确保物资采购满足生产经营需要，并且要为企业

3、资产安全提供扎实的制度保障。　　一、必须做好事前计划工作　　计划是一切管理工作的出发点，没有计划的工作往往是事倍功半，甚至失败。采购计划安排不合理，市场变化趋势跟不上，就会造成库存短缺或积压，可能导致项目施工进度停滞或资源浪费。以前项目一接下来，根据预算，跟着会做一个人、材、机的分析，实际上这就是项目的总计划。近年来由于任务增多，人手紧张，忽视了这方面的工作。因此，必须加强采购计划安排。在每月的月度生产会上，要根据生产进度，制定相应的明确而详细的要料计划。这样，整个物资管理工作便处于事前控制中。比如，根据事先准确的计划，以及科学的市场预测，在资金允许的情况下，可以低价采购作

4、为项目库存。对于生产中缺少图纸或变更增加的例外事项，更要通过严格的审批，方能请购。　　二、采购环节是物资管理工作中的重中之重　　1.现代企业以价值最大化为基本目标。材料价差是施工利润的重要源泉。公司明确要求杜绝材料亏本、不赢利的状况发生。对于大宗材料，要求控制在10%利润空间以上。完成这样的指标对我们来说具有非常的挑战性。为了在保证质量、货期的前提下，满足项目生产需要，物资部门与造价部门、项目部门要共同配合，做好前期投标及施工过程中的材料认价工作；同时，采购部门要加强市场调研，开展多方面询价，通过供应商、本地市场、项目部、X络信息，进行全面有效的比价，力求最低价采购。例如，

5、在确保质量的前提下，我们可以采用X购的方式进行采购。　　2.企业应当建立科学的供应商评估和准入制度。要按照ISO三合一体系标准要求，确定合格供应商清单，与选定的供应商签订质量保证协议，建立供应商管理信息系统，在集团内信息共享。　　对供应商提供物资的质量、价格、交货及时性、供货条件及资信、经营状况等进行实时管理和综合评价，根据评价结果对供应商进行合理选择和调整。目前受制于资金压力，大宗材料的供应商垫资在数百万以上，对于价格谈判时还是有影响的。为了既定的利润目标，还需要再寻找新的供应商，这样也会造成供应链的不稳定性。供应商选择不当，采购方式不合理，授权审批不规范，可能导致采购物

6、资质次价高，出现舞弊或遭受欺诈。　　3.为了防范采购过程中的风险，企业应当根据确定的供应商、采购方式、代购价格等情况拟订采购合同。要明确双方责任权利、义务和违约责任，并按规定权限签订合同，相关项目责任人全程参与合同订立并签字确认；所有合同应当归档。为了确保采购业务的可追溯性，需要加强物资供应过程的管理，做好采购业务各环节的记录，及时跟踪合同履行情况，对有可能影响生产或工程进度的异常情况，需到生产厂家实地查询，防止拖拉，耽误时机；造成损失的，要及时进行索赔。因计划不准确造成退货问题，合同中也需明确。　　三、物资验收和使用是项目管理的重要环节　　1.项目必须杜绝材料数量的超支，

7、保证合理的节约率。为了达到上述目标，现场材料人员应熟悉公司物资管理相关规章制度。在验收环节，项目要有两人共同收货，核对要料计划与来料清单，做好详细记录。对于过程中发现的异常情况，验收人员应及时汇报，查明原因并及时处理；材料与财务之间账目应清晰，做到分文不差。对于已入库但发票未到的材料，为了同期真实准确地反映项目成本，可以暂估入账，待凭证到达后再正式入账，并冲减暂估量。项目按月做好盘点工作，这是项目经营管理的需要，更是项目核算盈亏的需要。　　2.物资使用中要加强对劳务队组的管理，保证工完料清，限额领料，并与之结账相挂