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1、关于会计凭证的控制一、原始凭证的控制原始凭证的控制,可按照原始凭证取得的不同渠道,设置不同的控制程序:1.由出纳人员受理或自制的原始凭证。由出纳人员受理的原始凭证,主要是现金、存款的收、付款原始凭证、出纳人员自制的原始凭证。按照内部会计控制规范的要求,对于销售发票、收购凭证等凭以收、付款的原始凭证,出纳人员不得自开票自收款,也不得自开票自付款。出纳人员在受理或自制收、付款凭证时,应及时在原始凭证上加盖收、付款戳记,并及时对原始凭证进行整理分类,编制记账凭证,在记账凭证上注明所附原始凭证(含原始凭证汇总表,下同)张数。出纳
2、人员受理或自制的原始凭证(不包括应在出纳人员盖章后交他人的复写凭证),在编制成记账凭证并登记日记账之前,不得将其传递给其他人员;除因数量过多按规定可以单独装订的以外,所有原始凭证不得离开记账凭证单独传递。2.由收、付款员受理或自制的原始凭证。现金收付业务较多的单位,往往专门配备收、付款员从事收付款工作,由收款员受理或自制的原始凭证,主要是销售(包括对外提供劳务,下同)发票。按照内部控制规范职责分离的要求,收款员也不能自开发票自收款。由付款员受理或自制的付款凭证,主要是收购的付款凭证(收购发票),如农副产品收购凭证、废旧物
3、资收购凭证。按照内部控制规范职责分离的要求,付款员也不能自开收购凭证自付款。收、付款原始凭证,原则上应由收、付款员定期汇总,与收、付款开票人员核对平衡后,编制收、付款原始凭证汇总表(在有些单位又称为收购或销售日报表、五日报表、旬报表或月报表),在汇总表上注明原始凭证名称、张数,其中一联连同收、付款凭证的“记账联”一并交出纳人员,出纳人员在对收、付款凭证及其汇总表复核后,在收、付款人员留存的收、付款原始凭证汇总表上签字或盖章以示负责。如收、付款原始凭证因张数很多在交出纳人员前已单独装订,单订的原始凭证上应附原始凭证汇总表,
4、用于编制记账凭证的汇总表上应注明“原始凭证××张,已另订”。出纳人员接收的收、付款凭证和汇总表,应在编制记账凭证并登记日记账后向下一道工序的会计人员传递。如果收、付款开票人员移送的收、付款凭证或汇总表只需转账不涉及货币资金或有价证券,则应直接与分管相关业务的其他会计人员办理交接,不应与出纳员办理交接。3.由其他会计人员受理或自制的原始凭证。按照规范,不涉及货币资金和有价证券的会计业务,不应当由出纳人员办理,而应当由分管其他具体业务的会计人员办理,如果有费用支出涉及两个或两个以上其他会计人员,其原始凭证应交登记借方的会计人
5、员办理;如果登记借方的其他会计人员也涉及两人和两人以上,则由受理主要业务(指金额大或业务重要的)会计人员办理,这样才有利于原始凭证的控制。对于办理转账的原始凭证,受理后应立即加盖转账戳记。值得说明的是,不少企业将转账的费用单据交出纳人员受理,这不但不符合会计内部控制的规范,在实践中还常因此发生出纳人员与报账人员之间的经济纠纷,出纳人员说报账已用现金支付,报账者则说未取现金,应予转账冲销往来。防范这类纠纷的方法有:(1)凡是一张单据无需通过货币资金、有价证券收付来处理的,则应由分管该单据借方的其他会计人员受理,不得由出纳人
6、员受理。(2)如果一张报销单据既需支付现金又需进行转账处理的,应由出纳人员按转账部分金额开具收据,在收据“事由”栏注明应报单据金额、付现金额和应转账金额,还应注明转账应记账户名称和转账性质(如冲销应收、暂记预收、应付等)。4.由其他人员开具的原始凭证。其他人员,是指除出纳员和收、付款员及其他会计人员以外的分工人员开具原始凭证的人员,如产品入库单、领料单、内部商品调拨单和送货单的开单人员等。这些人员,一方面不负有将原始凭证整理编制记账凭证的责任,另一方面却有责任将所开具原始凭证进行整理汇总,编制原始凭证汇总表,将原始凭证及
7、其汇总表移送给有关会计人员,特别是作为原始凭证的送货单、提货制下的收货单、发货制下的托运单等,均必须在收货单位或受托运输单位签字或盖章后交会计人员作为记账凭证附件保存。二、记账凭证编制、传递和控制1.记账凭证编制的分工。(1)凡是涉及现金、银行存款、其他货币资金和有价证券收付的原始凭证,无论对方科目是什么,均应由出纳人员编制记账凭证;其他原始凭证原则上应由受理会计业务的会计人员据以编制记账凭证。(2)对于当期计算的低值易耗品、在用包装物、待摊费用的摊销、固定资产折旧、无形资产、长期待摊费用的摊销、应交税金及其他费用的计算
8、提取,以及汇集费用的分配等业务,应由各该资产、负债及成本、费用项目的分管会计人员负责编制记账凭证。(3)计算产品成本、期末结转收入、成本、费用等业务,应由分管成本、损益核算的会计人员负责编制记账凭证。(4)纠正会计差错的业务事项,应由原引起差错的会计岗位人员会同会计主管人员编制记账凭证。以上第(1)种情况下编制记账凭
