事业单位人事档案管理信息化建设

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1、事业单位人事档案管理信息化建设武有文宁功伟徐丹妮张丹艳云南省农业科学院热区生态农业研宄所云农业科学院茶叶研宄所人事档案是重要的人事信息资源，是合理配置人力资源的重要依据。事业单位人事档案管理必须紧跟干部工作的需求，实现管理的规范化和信息化。同时，为提高档案管理水平，可采用计算机管理人事档案信息，提高管理效率和服务水平，为上级领导选拔任用人才提供真实可靠的人事信息，为单位和社会经济的发展提供强有力的保障。一、人事档案管理信息化建设人事档案管理就是将人事档案进行收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。人事档案是在人

2、事管理活动中形成的，记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位组合起来、以备考察的文件材料，它是个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况及奖惩等方面的原始记录，是重要的人事信息资源，也是合理配置人力资源的重要依据，完善人事档案管理，充分发挥人事档案管理的作用，是促进人事制度改革，有效配置人力资源、促进发展的有力保证。随着现代科技的迅猛发展，社会对人才的需求和标准越来越高，人事档案的管理变得越来越重要。0前我国事业单位的改革步伐不断加快，对人才的管理和发现犹显重要。加之，事业单位人员的流动也不断增加，这对

3、档案管理提出了新的更高的要求，档案材料数量和种类也逐步增多，利用现代科技和信息技术，加强人事档案管理的信息化建设，已经成为人事档案管理的一个主要趋势和重要途径，它可以提高管理效率和服务水平，为上级领导选拔任用人才提供真实可靠的人事信息。在提侣人事档案管理的信息化建设的过程屮，首先要强化管理信息化的指导思想，明确管理信息化的重要意义。一是档案管理人员要积极进取，好学上进，不断开拓创新，创造条件，利用信息先进技术;二是耍强化全员的档案意识，做好人事档案管理的综合性、系统性、统一性工作，管理的过程中要统筹兼顾，全面考虑，调

4、动各方面的积极性;三是要从现实出发，认真研宄和探讨如何提高应用水平，分析信息化管理的内容变化及变化趋势，总结分析存在的问题，寻求解决的途径。二、人事档案信息化建设的主要内容党的十六大报告明确指出：“信息化是我国加快实现工业化和现代化的必然选择”，“大力推进信息化，加快建设信息化”。由此看来，信息化己成为当今社会发展的趋势，是现代管理的重要特征。在信息化管理的背景K,人事档案管理信息化是时代发展的必然趋势，也是当前人事档案管理改革的方向。其主要内容有：1.改变以往档案的存储摸式。在实际工作中，对那些容易受损坏、利用频率

5、高、容量人的重要档案信息，要妥善管理。通过扫描仪、移动硬盘等先进设备，将信息进行数字化和网络化处理，便于保存和提取。人事档案记载的信息与职工的切身利益密切相关，对于提拔和晋升职称等，具有证据性与法律性。人事档案在职称评聘、工资晋升、干部考核以及人事纠纷等方面具有法律意义，并iL发挥着重要的证据和参考作用。2.采取科学的管理方法，实现档案信息高度共享。要实现人事档案信息收集、传递、存储和提供利用的一体化，为人事管理提供全面、快捷的服务，信息共享是必不可少的。在实际工作中，档案管理会遇到吋效性强、传达范围广、受地域制约等

6、因素影响的电子文件档案，这种档案的管理也需要实现信息化，加强对其管理尤为重要，避免发生信息泄密和产生不安全问题。3.建立人事档案信息数据库。人事档案管理的时间是非常漫长的，通常一个人的人事档案要经过几十年搜集、整理，其保存也更长久，尤其是某些重要人物，他们的档案具有史料价值，建立好数据库非常必要。在人才流动迅速的今天，人事变动也较大且复杂，以往的纸质档案，存量大，数量庞大、占据大量空间，使得管理和查阅极为不便，亟需加快信息化建设，借助扫描仪、多媒体等信息设备，将纸质档案转化为电子化存储，进一步提高工作效率。三、人事档

7、案管理信息化建设存在的问题在人事档案管理信息化建设的过程中，事业单位对人事档案采取了很多方法H投入了很多人力和时间，取得了初步成效，但是仍存在一些问题：1.信息化的标准和规范不尽统一，信息化系统不完善。在现有的人事档案管理工作中，很多单位都从自身利益出发，分别采用不同的管理模式，没有统一的标准去遵循，大家都是各搞一套、自成体系，造成档案信息化的网络无法畅通，信息化资源共享也无法实现。还冇很多单位采用不同的人事档案信息化管理系统，这些系统往往只能符合它们本单位的需求，已无法满足档案信息社会化的需求。更有甚者，一些单位采

8、用的系统功能不够完善、系统性能不够稳定、操作人员对系统的操作不够熟练等，用起来经常出现这样那样的问题，导致管档人员重复劳作等。1.人事档案管理的信息化程度应进一步提高。随着科学技术手段的不断更新，人事档案信息管理系统已和对较为完善，计算机管理水平也在不断提高，但有些先进的技术手段的应用效能还没有得到充分挖掘和发挥，计算机技术还没有在人事档案管理