人事档案管理与信息化的建设

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1、人事档案管理与信息化的建设［摘要］在我国现代化进程不断加快的背景下，信息化应用与建设的速度、涉及面也在不断的提升。人事档案管理作为社会各个部门档案管理的内容之一，在网络环境下的人事档案管理工作面临着重大的变革与提升机遇。通过有效地开展人事档案管理的网络信息化建设工作，能够提升人事档案管理的效果，发挥人事档案管理工作的职能。基于此，木文就人事档案管理的信息化建设工作展开了研宄。首先阐述人事档案管理信息化建设的意义，然后分析人事档案管理信息化建设存在的问题，最后提出具体措施，为人事档案信息化建设提供参考依据。［关键词］人事档案管理;信息化；问题;对策屮图分类号：G270.7文献

2、标识码：A文章编号：1009-914X(2016)28-0324-011引言我国人事档案信息化管理工作目前正处于发展中阶段，普遍存在的问题是：拥有档案管理技能的人员不懂得使用电脑，懂得电脑操作的人员乂缺乏档案管理技能。同时档案信息管理的应用软件与实际情况不符，缺少与之相适应的应用软件，这样以来就会使得整个管理系统缺少统一性。开发出来的新软件，由于工作人员的能力有限，还不能完全熟练使用。这些问题在人事档案管理工作中经常可以看到。因此为了很好的解决管理工作中遇到的这些问题，就需要工作人员严格要求自己，努力学习新知识，从而提升个人的工作能力，以此也进一步推动了人事档案管理工作的发

3、展。2人事档案管理信息化建设的意义2.1有利于人事档案管理效益的提升以前的人事档案管理工作主要是以实体管理为中心而展开的，一般都是人工收集、整理档案资料，这样以来需要消耗大量的人力物力，比如说以往我们查找档案时，首先工作人员在目录里查找出所要找的档案位置，随后再按照目录上的位置去查找所需要的档案，这种查找档案的方式需要花费一定的时间冰能完成。然而档案管理进人信息化时代之后，档案管理工作逐渐变的高效化、自动化。档案信息只要录人数据库之后就可以重复使用，同时档案管理部门内部还可以进行相关档案信息的检索。当拥有人事档案信息库之后，在互联网上就可以查找出相关的档案信息，当有关部门想

4、查找人事资料时，就可以按照一定的规章制度在网络上查找相关的信息资料，这样以来促进了档案管理工作的发展，同时进一步提升了档案信息的使用率。2.2提升人事档案管理人员的工作效率人事档案管理工作进入信息化时代之后，档案管理工作者从此告别了耗时耗力的人工管理时期，从而节省出时间来学习计算机知识、学习档案管理法规、软件编程和文件管理。从而提升每一位档案管理者的综合素质及专业水平，管理者不仅掌握软件开发技能，而且又具有先进的档案管理知识，以此成为新世纪的综合性人才。2.3有利于原始档案的保护原始档案是档案管理工作的重要保护对象，它是档案信息中的要资料。一般而言原始档案都是记录在纸张上，

5、人事档案也不例外，所以人事纸质档案的管理在整个人事档案管理工作中显得尤为重要。特别是人事档案的査询频率相对较高，在整个工作中经常会因人事调整而査找人事档案。由于查询频率较高，纸质档案就会出现严重的损坏，对档案信息的管理造成严重的影响。当档案信息化管理之后这种情况就很少发生。因为所有档案的信息资料都会录入数据库，工作人员只需在数据库中检索想要的档案信息即可，这样将避免查询者和原始档案接触，进一步保护了原始档案。3人事档案信息化管理工作中的问题3.1硬件设施不健全一些偏远落后的地区目前还没有条件建立信息化档案管理系统，有些地区有了电子档案可是没有实现网络共享，这样以来使得我国信

6、息化档案管理普及程度不高。在信息网络不断发展的今天，有些部门的人事档案信息管理依旧使用人工管理档案，？it畔11.?管理不重视，没冇配套的管理设施，尤其缺少计算机、扫描仪、互联网等，这样以来严重阻碍了人事档案信息化建设的发展。3.2信息化管理制度不完善一些部门为了自身的利益没有及时的公布人事信息资料，还有些部门建立的信息数据库只有在内网中查询，出现的这些问题都是由于人事档案信息管理不规范。要想使得信息管理规范化，就必须制定一套相对科学的信息管理机制，这样以来会加快档案信息化建设的速度，杜绝有些部门自主管理信息档案，不与外界进行档案信息交流，从而使得信息化档案管理工作发展缓慢

7、。3.3档案管理者的职业素养低管理者在整个档案管理工作中占据着主导地位，管理者的职业素养也是档案管理工作的重点，目前我国几乎没有经过专业培训的档案管理人员，大多数档案管理员都属于临时雇佣，没有接受系统性的专业培训。基于此，大部分管理员的职业素养相对较低，在档案管理工作中经常会出现录入错误的档案信息，这为整个人事工作及档案管理工作造成严重的后果。4人事档案管理信息化存在问题的对策4.1构建人事档案信息数据库对于从事人事档案管理工作的部门来说，在人事档案管理信息化建设的过程中，需要对基础设施加大建设力度，在档案管理部门