行政秘书sop介绍-廖协理

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1、○○公司秘書課工作作業標準2005/11/4修訂壹、数据管理作业标准1一、文书档案管理作业标准1二、名片管理作业标准4贰、主管行程安排及协助作业标准5一、行程安排／确认／登录／提醒作业标准5二、差假手续办理／支持作业标准13三、代办高阶主管出国手续作业标准15参、行政业务作业标准16一、费用报支作业标准16二、事务用品增补／礼品申请作业标准17三、公文／数据收发作业标准18四、翻译文件作业标准21肆、个人公关作业标准22一、婚丧喜庆处理22二、电话对应作业标准23三、访客接待作业标准26伍、其它作业标准31一、高阶主管个人需求作业标准31A总经理个人需求作业标准31B副总个人需求作业标准35

2、C副总个人需求作业标准41D副总个人需求作业标准43E特助个人需求作业标准47F副总个人需求作业标准51F副总个人需求作业标准53壹、資料管理作業標準一、文书档案管理作业标准情况步骤注意事项说明(一)剪报管理●标的●平时上班日1.剪报内容分为CMC群报导、产业新闻、其它消息、产险相关、纺织相关．每日由一Leader负责统筹、跟催阅报情形并扫瞄挂计算机上。．每日剪报需于10:30前完成影印托号讯。．秘书课存有剪报档案，于翌年元月份装订成册，存盘。剪报工作2001年10月经简协理核定由企划管理GROUP共同制作。CMC报导─中华及裕隆相关消息产业新闻─五大车厂、产业相关报导、机车、WTO汽车相关

3、、整体经济环境其它消息─进口车消息、汽车外围商品讯息产险相关─产险业相关报导纺织相关─纺织业相关报导，谨呈董事长确保影印质量，避免模糊、缺页。1414/56●三天(含)以上之休假期间．剪报人员于放假前排好回厂加班日期。．于返厂上班前一日完成所有剪报作业(剪、贴、扫瞄、挂上计算机)。(二)报章杂志管理．凡是呈阅主管的所有报章杂志皆须过滤右列注意事项后再呈阅。．若主管指转送其它单位，则依指示转送。．主管阅后之杂志存放得视内容及主管之需求订定保存期限。若主管曾指示某些杂志径转送其它单位则径送。逾保留期限之杂志及文书数据须过滤其内容后，可送给CMC图书馆。若内容为公司之专题报导或其它具存参价值之报导

4、，应先确认是否有其它单位存盘，若无则须保留或提供给其它单位存参。(三)书籍管理．属主管所有之书籍可视状况分类保存。1414/56(四)档案管理．档案管理依下述分类管理：a.类别(部门、信件…)。．若有需求时可于档案前附加文件名目录。档案内文件如工连单、通告、会议通知等若已过有效期限即可销毁；机密资料逾期先以碎纸机销毁再丢弃。1414/56二、名片管理作业标准情况步骤注意事项说明(一)名片管理．名片上加注日期。．依主管需求予以分类，依序放入名片盒。．有新名片时立即抽换旧名片。主管通讯簿上之数据配合名片换新随时更新维护。加注日期目的在区别其名片之时间性。1414/56貳、主管行程安排及協助作業標

5、準一、行程安排／确认／登录／提醒作业标准情况步骤注意事项说明(一)公司内部例行性会议．将正确之会议名称、时间、地点等详实的登录于白板或行程备忘卡或PDA上。．于会议召开前，提醒主管出席会议，并将会议通知、议程及资料呈给主管携带赴会。会议召开如有变动，应尽速呈报主管知晓，并同时修正白板、行程备忘卡、PDA之内容。主管如因事无法准时出席会议，应代为告知承办人，并向主办单位说明。主管如无法出席会议，应请示是否需委托代理人出席？如YES，应知会代理人该会议相关事宜及数据，并同时转知承办单位；如NO，则应于事前告知主办单位。如主管为该会议之主持人，遇有需变更会议召开时间时，可斟酌主管行程内容，先行拟妥

6、一建议案提供主管参考。更改后，应尽速知会与会人员。1414/56(二)外界邀约参加之会议．收到会议通知先行确认是否与其它会议冲突(如为初次受邀之会议，先了解会议性质及与会人员)。．将会议通知及所汇总之相关资料呈送主管。．确认参加与否。．行程登录。．向上一级主管口头报告行程。．.安排与会之相关事宜。．通知代理人。．提醒主管出发时间。．通知司机STANDBY。若YES→呈阅会议通知时，加以注明。NO→记录于自备之主管行程内，而后将该通知上呈主管。若YES→(1)记入主管行程备忘卡、登录于白板或PDA上(2)如需数据，协调相关单位准备，并随时F/U。NO→事前告知主办单位，切勿拖延。知会司机会议时

7、间及地点，并与其讨论出发时间，而后向主管报知。应预留时间供主管准备出差之相关事宜。如遇用餐时间，应请示是否需准备餐点。如有需携带之文件，应先行置于座车上。1414/56(三)媒体要求采访时．了解其欲采访之主题及时间、地点。．如直属主管核示直接请示高阶主管，则由秘书直接请示。．登录行程。．前一日与对方再确认。．提醒主管隔日有媒体来访。．检视相关事宜是否已安排妥当。如判断可由公关回复之一般性采访，而对方亦同意由公