浅谈秘书的角色意识及培养

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浅谈秘书的角色意识及培养[摘要]当前，随着经济社会及现代科技的迅猛发展，秘书人员所面临的挑战越来越多。面临新形势，我们秘书怎样才能更好地承担起参与处理事务和为领导提供服务的职能，真正起到秘书的作用？我认为很重要的一个方面就是要具备正确的角色意识。秘书的角色意识是做好秘书工作的重要保证，在秘书工作中，把握秘书的角色特征，调整秘书的角色定位，注重秘书角色意识的培养,才能更好的开展秘书工作。[关键词角色；角色意识；培养引言对于秘书定义这一课题，目前我国官方尚没有做出明确的表述，但民间却有着各家之说。狭义的秘书定义是：“专门从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施服务的人员”。广义的秘书定义是：“位居领导人身边或领导机构中枢，从事办公室事务，办理文书，联系各方，保证领导工作正常运转，直接为领导工作服务的助手”。领导工作少不了秘书,而要做好一个秘书就必须顺利完成领导交给的各项工作。了解秘书角色和角色意识，注重培养秘书的角色意识，加深秘书对自己的认识，对开发自身潜能，促进领导活动，改善机关作风，提高办公效率，都具有很强的现实意义和理论意义。一、秘书角色意识的概述一个秘书能否经常意识到自己是“秘书”，意识到社会对秘书角色的期待，是能否进入秘书角色、适应岗位的关键。因此，秘书的角色意识是秘书人员对秘书角色的心理体验，是秘书工作活动中的心理活动。淡化和削弱了这种心理活动，秘书人员就无法发挥秘书自身的主观能动作用，只能做一个机械履行秘书职能的“机器”，不可能成为一个优秀乃至卓越的秘书。例如人家说秘书是领导的“高级保姆”这就贬低秘书工作，工作性质误判；秘书是“花瓶摆设”这就轻视了秘书的工作。因此，一名优秀的秘书人员，不仅应具备良好的业务素质，拥有熟练的操作技巧，正确的角色意识更是有助于秘书在工作中获得“事半功倍”的效果。因为秘书每天要处理的事情很多，要接触的人也很多，只有端正了态度，摆正了位置，才不至于犯“角色错位”的错误，才能在纷繁复杂的人和事中做到忙而不乱、从容应对，才能更好地为领导提供及时、准确、高效的服务。二、秘书的七种角色概括地说，秘书的基本角色就是领导的助手，基本职责和作用是协助领导开展领导活动和商务活动，实行组织、和社会管理。秘书与领导的关系是秘书最重要、最基础的社会关系。秘书在工作中所承担的角色，体现在领导活动中及秘书与领导的关系中，具体表现为：(一)领导的助手。协助领导处理事务，在领导的授意下处理事务。(二)领导的帮手。秘书可以处理在单位领导与领导发生的有关部门活动。为领导解决，协助领导做重要的事。让领导从庞杂的事务中脱身，有更多时间开展领导活动和决策思考。(三)领导的脑筋。秘书是领导的咨询人员和决策参谋。秘书的思维往往是领导思维的前导和补充。5 (四)政策活动中的纽带。在上级与平级、下级，在领导与员工的关系中，秘书是传达文件和沟通的关键。秘书负责沟通政务渠道，加强联系，使上情下达，下情上传，起到桥梁和纽带的作用。(五)决策中的监督员。在领导的决策、决定颁布实施以后，秘书具有负责检查、督办、催办落实的义务和权利。(六)领导的资料库。秘书具有搜集、掌握、储存经济、行政、社会方面的信息，及时向领导提供必要的信息，管理单位的档案和文书，保管与工作相关资料的责任。(七)领导的随员和具体事务的组织者。秘书是领导的组织者，在正式活动场合要做好领导的随员，在公关形态的表现中领导活动和事务活动，比如：宴请、接待来访、应酬等。三、正确认识秘书的角色意识一名优秀的秘书要胜任以上七种角色，并能在繁杂的日常工作事务中，灵活自如地转换角色，避免各种角色冲突和角色错位，就必须树立以下四个方面的角色意识：（1）写作意识。写作，作为人们进行交际，沟通思想，传递信息，传播知识的手段是秘书人员的基本技能。秘书人员作为领导的助手、帮手必须具有扎实的写作基础，要有一定的写作水平，也就是要有笔杆子，是领导的硬笔头。有的同志说得好：“笔下有财产万千，笔下有人命关天，笔下有是非曲直，笔下有毁誉忠奸。”我觉得这也说明了秘书人员写作的重要性，同时也要重视正规教育。（2）创新意识。秘书作为领导的参谋、纽带必须要有创新意识。要投身到社会实践中，只有进行了思想上的创新，管理上的创新，技术上的创新后才有可能持续保持自己的竞争力。并且创新在各行各业都是一个非常值得秘书经常提醒自己的一个话题，当今时代十分重视创新能力的培养和推广，我国也不断提出“创新中国”和“创新是动力”等概念。而秘书作为企业、公司重要的一分子，其创新能力就显的尤其重要。职业秘书的创新能力既在熟悉公司情况的基础上，敢于突破传统的思维能力，大胆突破条条框框，提出富有创意的思路。创新直接影响着企业、公司的长远发展。因此，培养秘书的创新意识，是现代中国秘书训练的重要课程。（3）职业意识。秘书作为领导的监督员、资料库，职业意识对于一个秘书人员来说也是有一定的重要性的，秘书职业意识是秘书职业对秘书从业者提出的专业品质要求,它应该成为秘书专业教育的重要内容，树枝先树心,很难设想,一个不具备良好职业意识的人又怎么能够成为一名优秀的秘书。职业能力是职业角色从事一定岗位工作所需的个体能力，理论知识、理解力和技能诸要素构成，而且还包括气质、胆量、临场应变等素质。（4）形象意识。秘书作为领导的随员，秘书人员的个人形象以及一言一行，都代表着企业的形象5 对内体现着办公室的形象，对外代表着组织和单位的形象。秘书人员要忠于事业，一心为公，严于律已，自觉维护集体形象，自觉抵制各种不正之风，不凭借领导的名义办私事，不打着领导的旗号向下伸手索利，不利用工作的便利条件拉关系等。为人处事做到与人为善、以诚相待、和蔼谦逊。要讲究仪表，衣着得体，整洁利落，举止大方，彬彬有礼。秘书不能唯唯诺诺、低三下四。这是许多人受一些文艺作品的消极诱导，对秘书台前幕后的实际工作缺乏了解形成的误解。过去，有些电影、小说等出于塑造人物的需要，学把秘书角色描绘成在领导面前点头哈腰、唯唯诺诺、狐假虎威的不光彩形象，把少数人的个别行为进行了抽象概括，丑化了秘书形象，使人们对秘书人员及其工作产生了许多误解。我们要正确认识秘书角色意识，一个秘书要想干好自己的工作，首先必须清楚自己所担任角色的社会地位、身份，必须深刻了解自己的角色本质，才能在头脑中开成一个秘书角色的立体形象，并按照角色的特定要求去加强自己德、才、识等方面的修养，自觉地将自己的言谈举止纳入到秘书的角色要求中去。四、秘书角色意识的培养做一个合格的秘书，必须要培养良好的秘书角色意识，培养受到先天和后天诸多因素的影响，培养秘书的角色意识可以从以下几方面入手：（一）重视正规教育为培养正确的角色意识打好基础。正规的教育是造就大量秘书专业人才、实现秘书意识优化的主要途径。正规的教育体系必须建立开放的、相互沟通的制度。“一个全面的开放教育体系帮助学习者在这个体系中能够纵横移动，并要扩大他们可能得到的选择范围。”要做到这一点，学生应有许多机会从一种教育类型转到另一种类型，能方便地进入不同的阶段，又能在不同的点上离开。学生可以选择适合自己的学习形式、学习内容、学习媒体、学习场所、学习时间。各类高校开设的秘书专业，不仅向学生传授了系统的专业知识，而且进行了较为严格的意识训练。并且安排了大量的公文写作、调查研究、会议组织、口才训练、案例分析以及各种长短期实习活动，注重角色培养，收到了良好效果，无形之中在心理上也灌输了秘书的写作意识培养。（二）投身社会实践是培养正确的秘书角色的途径。秘书只有投身到社会活动中去，善于自我设计、自我完善和自我总结，才能正确确立角色意识优化的标准和内容，并随客观现实的发展予以调整、充实和创新。看一下徐本禹的典型事迹：徐本禹充分体现了理想信念坚定、价值取向正确、积极进取、奋发成才、勇于战胜困难、敢于创新、乐于奉献社会的精神风貌，也体现了社会责任、积极服务经济社会发展的良好社会形象。在徐本禹身上不仅体现了勇于创新、乐观向上、艰苦奋斗、自强不息的宝贵品质。而且他面对贫困，始终保持自强不息、昂扬向上的精神状态和艰苦奋斗的作风，不抱怨，不消沉，依靠自己的奋斗战胜困难，改变命运。在徐本禹身上反映了志存高远、勇于实践、敢于创新的精神风貌和创新意识。徐本禹始终坚持把“成人”和“成才”统一起来，把理论学习与社会实践结合起来，努力掌握专业知识，不断提高实践能力，热情投身社会实践，勇于创新。（三）紧扣培养目标，把握角色培养的方向。5 培养目标的确立，首先要考虑到社会和时代发展的要求，同时要考察领导活动的需要和秘书活动的实际情况，这样才能目标明确、方向专一。秘书人员本身丰富的经历和阅历为秘书工作案例的开发提供了宝贵的源泉。秘书人员具有一定的职业能力，有着丰富的工作体验，工作中的酸甜苦辣和烦恼挫折，是其他局外人所难以想象的，运用案例研究法将所有这一切都记述下来，无论对于我国秘书学的理论研究还是对于教育培养本身，都是对社会的一大贡献。它能使更多的人了解我国秘书工作管理体制及运行的情况和存在的问题，知道秘书工作实践呼唤着什么样的理论需要，不至于使理论工作者闭门造车，从理论到理论演绎循环。再者案例研究也能帮助秘书人员提高自身素质。21世纪中国的强大与振兴，需要一大批杰出的秘书工作专家，他们不仅要精通业务，而且要有较好的理论思维训练。案例研究法为培养秘书人员的理论能力提供了一条重要途径。案例分析不仅能提高其文字表达与逻辑思维能力，这样能帮助其跳出其事务性的束缚。而对案例的分析则更是对秘书工作人员自身理论水平的检验。用一定的理论与方法来关照自己的经历，发别人所不能发，见别人所不能见。尤其是通过对失败性秘书工作案例的学习，还能使秘书人员保持清醒头脑，居安思危。在现实生活中，人们经常好了创疤忘了疼，甚至重犯前人的错误。如果将以前一些错误的或失败的秘书工作及其后果制成一个个具体案例，经常用来教育秘书人员，前车之覆，后车之鉴，时刻警醒，严格自律，就能做到少犯错误尤其是类似错误，所以秘书人员必须具备较强的职业意识。（四）认清自身个性是培养正确角色意识的保障。个性，它是一个人比较稳定的生理、心理素质和社会行为特征的总和，是其在与人接触中表现出来的性格倾向。有的人学历不高，但受到上司尝识，不但成绩突出，而且青云直上；有的人虽有很高学历，可一生都受到冷遇，不受重用；这些都与一个很重要的心理因素有关，那就是人的个性。那么一个人的个性对自己的职业定位及发展真得影响很大吗？这个问题本身的答案是有争议的，但是在实际工作中，个性对职业定位、职业转型及职业发展的各方面所产生的影响却是显而易见的。个性对个人职业发展的影响更多时候是与诸多综合因素一起作用的，由此可见，个性对职业发展的影响是举足轻重的。秘书应根据自身的个性和现状，或扬长避短，或扬长克短，建立起一个既适应现实需要，又适应自身个性的秘书角色意识体系。在秘书岗位上扮演秘书角色，就要像演员塑造角色一样，把追求、跨越更高阶段的自我意识不断调整转移到塑造完美丰满的秘书形象上来。在角色意识中溶化了强烈的自我形象意识，那么从属性的被动工作就会出现创造性、主动性态势。在规范的角色位置上塑造出了鲜明的角色形象，其自我实现也就达到了新的境界，也就是在角色形象中展现了崭新的独特的自我形象。总而言之,一个秘书想要干好自己的工作，首先必须清楚自己所担任角色的社会地位、身份及行为，必须深刻了解自己的角色本质，才能在头脑中形成一个秘书角色的立体形象，而秘书角色意识具有主观能动性能够驾驭其他心理活动的特殊功能。因为人们的工作、学习、生活等各种活动都是在意识的支配下完成，秘书角色意识是对自己所处的地位以及由地位所规定的社会职责的感知与认识自己周围人的种种角色关系的理解与协调。秘书的角色意识是做好秘书工作的5 关键所在，在现实的秘书工作中，只有把握秘书的角色特征，深入分析秘书角色意识并培养秘书角色意识，才能充分地发挥秘书人员的主观能动性，才能树立正确的角色意识，从而成为优秀的秘书工作者，塑造良好的秘书人员形象。参考文献：（一）廖金泽：《秘书标准》，海天出版社，2004（二）曲克敏、范立荣、李惟镜：《秘书职业技能培训鉴定教材》，海潮出版社，1999（三）高海生：《秘书基础》，高等教育出版社，1992（四）郭冬：《秘书写作》，高等教育出版社，2003（五）王育：《秘书实务》，高等教育出版社，20025