公关供应商采购管理规范(指导意见)

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1、公关公司工作委员会2010年第一次工作会议2010年3月27日公关供应商采购管理规范（指导意见）中国公关服务产业链条已初步形成，围绕专业服务形成了一大批下游供应商，采购管理成为当前公共关系行业发展的一项战略性工作。2009年5月，中国国际公共关系协会公关公司工作委员会着手调研并起草了《公关供应商采购管理规范》，以期建立行业规范标准和行业采购平台，提升公关供应商服务水准和采购管理水平。2010年3月27日，中国国际公共关系协会公关公司工作委员会2010年第一次工作会议审议通过了《公关供应商采购管理规范》（

2、指导意见）以及《供应商资质评审暂行办法》，决定于2010年4月1日起正式施行。一、总则为了帮助业内公司规范公关供应商的采购管理，优化公关供应商的服务资源，降低公关公司的采购成本，降低违规采购可能带来潜在的商业风险，本《规范》就公关供应商定义、分类、分级、市场准入、采购流程、内部控制、考核评估等方面提出指导建议，以及建立公关供应商采购管理行业标准。本《规范》规定了公关公司进行第三方采购时应该采取的行为规范和操作标准，明确了公司采购部门的工作范围与基本职责，通过制度化管理对采购活动进行全程监督,服务于企业运

3、营，保障管理质量,支持业务发展。二、公关供应商定义在客户服务过程中，公关公司需采购第三方产品/服务来满足专业服务需求，同时公司日常运营也需要第三方供应资源支持，公关公司供应商由业务支持和行政支持两类供应商资源构成。“公关供应商”特指能够提供专业服务支持的合作伙伴型供应资源，他们承诺提供有竞争力的价格与优质的产品与服务，并按双方约定履行交付义务，支持公关公司的业务拓展与项目执行,共同为客户提供专业服务。三、供应商分类公关服务按业务类型可以划分为活动传播、媒体传播、新媒体传播和咨询研究等四种形态，这四种服务

4、形态都形成了各种的供应商体系。举例来说：1)活动传播类。如：展览搭建、AV设备、摄影摄像、物品制作、场地租赁等；2)媒体传播类。如：媒体购买、新闻剪报等；3)新媒体传播类。如：网站建设、设计制作、Web2.0传播等；4)研究咨询类。如：舆情监测、市场调研、品牌研究等。根据当前行业发展状况，我们将公关供应商归纳为：展览搭建、AV设备、设计制作、摄影摄像、演艺礼仪、翻译速记、媒体监测、媒体购买、市场研究、网站建设、商务礼品、餐饮用品、场地租赁以及其他等14类主要供应商（见附件Excel表）。四、供应商准入为

5、了确保公关供应商选择的透明度和质量水平，公关公司有必要建立供应商准入制度，通过标准化的资质审查和服务审核，建立协议供应商队伍，以满足业务需要。基本流程如下：1)资质审查（供应商资质、有效营业执照、固定办公场所）；2)工作试用（作为临时供应商进行为期1至3个月的试用）；公关公司工作委员会2010年第一次工作会议2010年3月27日1)正式签约（试用合格的供应商签署合作协议及相关文件，合同期限一般为一年）；2)服务记录（服务情况、表扬投诉、项目考评均记录在案，记入合作档案）；3)年度审验（依据服务记录并征求

6、相关意见予以年审，合格者续约）。五、供应商资质根据当前行业发展和供应商采购管理的需要，有必要对公关供应商进行资质评估，建立公关供应商资质等级制度。公关供应商资质评估应该从以下五个方面着手：1)财务状况（近三年营业情况、营业规模、资金实力等）；2)管理责任（组织架构、管理制度、质量管理体系等）；3)公司服务（服务内容、服务标准、市场定位,、客服团队资质等）；4)公司报价（定价体系、定价水平、定价策略）；5)行业口碑（行业背景、客户满意度、品牌宣传）。依据上述五个维度建立公关供应商资质评审标准，主要类别供应

7、商的资质可分为AAAA、AAA、AA和A等四个等级。根据当前业内通行的情况，可将公关供应商分为：主要供应商（协议供应商）和非主要供应商（包括临时采购），也可根据实际采购情况分为ABC三类：A类.品牌知名度较高、报价较高且服务质量上乘的供应商；B类.知名度稍差但服务水平上乘、报价适中的供应商；C类.要求不高、临时零散召集的供应商。六、供应商招标公关供应商采购招标是落实现代企业管理制度一种体现，也是确保专业服务品质的一项重要保障。公关公司应该建立广泛的公关供应商数据，这些供应商数据应该来自：行业供应商平台的

8、数据；采购部门储备和搜索的数据；项目组推荐供应商的数据；相关人员提供供应商的数据；主动联系供应商的数据等等。招标流程：1、依据各类供应商对应的服务标准，对具有资质的供应商发出招标邀请。一般以业务项目为单位进行,需明确标的物（即“业务需求”）,“业务需求”在邀请时同时发出；2、采购部门对供应商资质和条件进行初步的商谈和筛选，形成文字材料，存档备用；3、由采购部门召集相关负责人组成评审小组，对初步筛选的供应商进行二次评审和选择，填写《供应商评审