10个简单的步骤来安排一场成功的会议

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1、10个简单的步骤来安排一场成功的会议发布时间：2012-03-30文章出自：译言    我的先生最近在筹备一场会议，同时我也在忙着组织一项为期一天的活动．为此，我们俩都挺犯难的．所以，为了有助于我们自己完成任务，也为了给其他人提供点帮助，现特将一场会议的过程简化为十个简单的步骤．    1．确定“为什么”    坐下来与你的同伴（如果有的话）讨论一下此次会议的最终目标。是为了增加收入？还是为了留住新客户？或者是为了提高知名度？将你的目标铭记在心中，作为余下所有工作的指导。    2．创建你的“理想清单”    在理想的情况下，你想拥有一场什么样

2、的会议？记下那些细节，例如地点、发言人、与会者的数量和素质、食品和娱乐活动等。    3．起草一份预算    你打算如何支付此次活动的费用？请尽可能得调查出所有可以免费使用的资源（如捐赠领域），并思考向参加者收取多少费用可以保证在除去各项开销后，你仍有赢余（如果这是一个目标的话）。做一个预算列表，列出你”理想清单”中的主要成本项目——场地租金、员工工资、发言人费用、餐费、标牌费、视听设备费、印刷费、赠品费、及其它额外费用。另外，不要忘了包括销售活动的成本，如建立一个网站的开销，所以要准备10-15%余量以防开销超出预算。    4．根据实际情况

3、进行选择    在你选择会议地点和决定提供何种服务的时候，成本显然是你会考虑的因素．不过，还应考虑到与会者，你要选择一个多数与会者都在的或相近的城市。也许你理想的扬声器是唐纳德·特朗普，但实际上,你可能需要去一个更经济的选择。一个胜地肯定大受欢迎，但是它是否有足够的会议室和个人房间呢？还有，参加者是否愿意支付额外的费用来享受呢？对过去的类似的会议的与会者进行调查访问，了解他们参加此类会议最想得到的是什么，将他们的反馈作为你作决定的依据。    5．与供应商合作    尽可能早地与清单上所列项目的服务供应商展开工作。了解在各种条件下他们所提供的内

4、容，并仔细审查合同和注销政策（例如,你需要知道酒店是否提供A/V设备以及是否支持在会议室使用，还是需要你自带）。如果你需要一个特定的供应商，建议你与目的城市会议与游客管理局协商。    6．选准发言人    利用你的人脉关系选定最能帮你实现会议目标的发言人，而且要将费用控制在预算之内（别指望非常专业的发言人会免费为你服务）。参阅演示视频并向知道此发言人的人了解情况。与发言人交流的时候，为其提供充足的细节，这样她就能根据听众的要求安排自己的讲话内容，并确保你能够掌握她的行程安排和其他需要。    7．制定议程    为您的会议起草一份详细的时间表

5、,保证早点开始（上午8点比较合适），早点结束（下午4点）。安排一个综合正式演讲，和小组讨论活动，还有自由交流时间。安排每隔数小时向与会者提供一次食物，可以是正餐，也可以是零食。在一天的日程结束后，可以考虑在附近的餐厅举办一场晚宴或者安排一场当地的娱乐项目，比如观光。    8．展销你的项目    为你的项目创建一个标志和配色方案，并利用网络注册在网站上展示。集结你的下属，针对听众通过邮件传递信息并通过在线媒体友情发帖。可以的话，充分利用本地项目列表网站。考虑对联系多个参与者的组织提供折扣。    9．安排一个＂轻松日＂    要主动提前与参与者

6、和供应商联系，让他们了解会议的地点和内容。与他们交换联系信息。在会议开始之前将设备运输到位。并确保你的员工都在各自的岗位上，一切就绪。当事情基本稳妥，发票也已开出的时候，仔仔细细地阅读发票，以便当场解决纠纷。    10．对项目进行评估    既然你现在已经对商业项目的全程做好了准备，那让我们来看看你可以为下次活动积累点什么。    请与会者填写纸质或电子评估表格并将普遍的反馈信息整理出来。    本文由由译言网三更枣提供内容合作：查看更多译文»©2012网易公司京ICP证080268号