信息化环境下档案管理工作瓶颈及创新

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1、信息化环境下档案管理工作瓶颈及创新　　摘要：21世纪是信息化的时代，其中信息技术的应用为档案管理工作带来的机遇和挑战。因此，为了适应信息社会的发展，应明确档案管理工作的瓶颈，并据此创新档案管理模式。档案管理是一项收集、整理、保管、鉴定、统计档案及提供利用的活动。在信息化环境下，档案管理急需转型来适应社会的发展。但在这一转型过程中，却遭遇瓶颈。对此，笔者针对档案管理工作在信息化环境下遭遇的瓶颈，浅析其创新机制关键词：档案管理；信息化；瓶颈；创新中图分类号：G270.7文献标识码：A文章编号：167

2、1-2064（2017）02-0245-011档案管理工作的瓶颈5在信息化环境下，传统的档案管理模式显然无法适应社会的发展，其中遭遇的瓶颈主要表现在如下方面：一是管理方法落后，即目前，档案管理仍采用传统的管理模式，但在信息化环境下，信息的处理量尤其大，因此采用人工编写档案的方式将无法保证信息的真实性；二是专业人才匮乏，即目前，事业单位普遍缺乏专业的管理人才，特别是在职人员的计算机操作能力明显不足，这将无法保证档案信息的真实性；三是档案管理制度不健全，即目前，事业单位仍未看清档案管理工作在信息化环

3、境下的转型需要，也未建立起与其匹配的管理制度，这导致了不同部门各自为政，从而阻碍了信息的流通及档案管理工作的高效落实；四是认识不够，即目前，事业单位仍将工作的重心放在创造更大的利润上，而未完全认识到档案管理工作的重要性，因此也未在其中投入足够的资金，这将不利于档案管理工作的创新发展。可见，为了提高档案管理对社会发展的适应能力，应从信息化环境的特征出发，创新档案管理工作[1]2档案管理工作的创新机制针对档案管理工作在信息化环境下遭遇的瓶颈，笔者提出如下创新建议[2]：2.1创新管理方法档案管理工作

4、是事业单位得以健康发展的重要内容，因此在信息化环境下，应不断创新档案管理方法，具体如下：一是在录入档案信息时，引入信息化技术；二是在整理档案信息时，应用信息化技术来按年份、日期和类别等分类存储档案信息，以方便调用和查阅档案信息2.2重视人才培养5在信息化环境下，人才决定了档案管理的质量和效率，因此应培养一批专业的管理人才，具体如下：一是组织档案管理人员参与专业培训及思想教育，以提高其专业能力和职业素养，其中尤其要重点培养管理人员的计算机操作能力；二是招聘经验丰富的专业人才；三是选派优秀的管理人员

5、外出深造，深入学习别国或其他单位的成功经验2.3创新管理制度制度是工作得以高效执行的准则。因此，在信息化环境下，应进一步创新和完善制度来保证档案管理工作的开展。对此，可从如下方面做出努力：一是将档案管理工作归入日常管理工作中，并进一步完善管理制度来约束档案管理人员的行为；二是健全监督机制，即在档案管理中，指派多人负责，并跟踪监督档案管理人员的行为，以保证档案信息的真实性；三是建立责任制，即明确每一名档案管理人员的职责，以约束其行为及增强其责任心，从而保证档案管理工作的质量；四是事业单位应密切不同

6、部门的联系，并建立基于信息化技术的管理系统，以简化管理的流程及提高其效率[3]2.4转变观念信息化时代的到来对档案管理工作提出了更高的要求，因此领导人员应充分认清这一发展形势，并开展好如下工作：一是重视档案管理工作的开展，以确保档案信息的录入、分类存储等都满足要求，同时加大宣传教育，以保证每一位档案管理人员都能正确看待档案管理工作；二是加大投入，即投入足够的资金来购买先进的5设备，因为在信息化环境下，事业单位处理的信息量非常大，唯有借助先进的设备，才能保证档案管理工作的质量和效率，同时还应加大在

7、技术研发上的投入[4]2.5重视安全管理在信息化环境下，信息网络的应用一方面方便了档案管理工作的开展，另一方面也滋生了一系列安全问题，即不法分子借助网络信息技术来窃取别人的档案信息，且这一现象在当前的社会非常普遍，从而严重损坏了人们合法利益。对此，在档案管理工作中，应将安全问题考虑其中，如应用防火墙、身份认证技术等网络安全技术来维护档案管理信息化系统免受攻击2.6推行现代化管理理念档案信息是一种精神财富和物质财富，其对事业单位的发展起引导作用。但在信息化环境下，应采用现代化的管理手段来管理档案，

8、以保证档案管理的高效率。此外，为了更好地将现代化管理理念引入档案管理中，应保证每一位档案管理人员都具备现代化的管理意识[5]3结语5在信息化环境下，档案内容数字化及管理手段现代化已是一种大势所趋。因此，为了攻破档案管理工作的瓶颈，应从如下方面来创新档案管理工作：一是创新管理方法，即在档案信息录入、整理和存储等中引入信息化技术；二是创新管理制度，即在档案管理工作中推行完善的监督机制和责任制等；三是重视人才培养，其中包括对档案管理人员进行专业培训和思想教育，注意每一位档案管理人员都应具备一定的计算机