基于ERP系统环境的企业内部控制研究1.docx

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基于ERP系统环境的企业内部控制研究摘要：现代社会信息技术飞速发展，ERP系统的施行迫在眉睫，ERP系统在给企业带来的巨大收益的同时也带来的内部控制的风险。ERP系统不但对于改进公司的经策略与方针提供了强有力的工具，更为公司的绩效考核提供了有力证据。ERP系统的有效实施给企业创造巨大价值，大大节约了成本，提升了公司的价值创造力与竞争力。在ERP系统实施的过程中，也出现了不少的问题。本文重点阐述了ERP系统实施的重要性及实施中发现的问题和应对策略等。关键词：ERP系统：内部控制；财务管理一、引言ERP系统是一种集系统、信息与控制为一体的应用方式，包含采购、销售、供应链接、人力资源、财务等其为现代控制提供了有力支持。它运用先进的管理思想和管理模式，帮助企业将客户的各种需求、供应商的采购资源以及企业本身的运营活动等进行有效地整合，实现了企业会计与业务的一体化。企业管理层可实时了解与掌握各种财务信息，并对业务流程开展动态监控，切实提高了内部控制效率与效果，同时在控制成本等方面起到了极大的促进作用，提高了企业的经营效率，是企业发展必不可少的有力工具。二、企业ERP系统与内部控制的关系 ERP将企业内部财务、销售、采购、人力等资源结合起来，对物流、资金、信息统一管理，为企业提高效率、集中化的管理奠定了基础。ERP通过功能模块，实现资源整合，包含对财务、生产、物流、人力全面管理。实施ERP和企业内部控制管理都是为了提高企业运营效率，促进企业可持续发展。在系统性全面性方面，ERP将企业各项资源相结合，形成链条式管理。ERP背景下，企业内部控制需涉及到对企业各个部门的管理，避免经营和财务风险的发生。企业内部控制需重视各部门的沟通联系，通过信息沟通，分析成功经验及失败教训。信息及沟通在内部控制中有重要作用，合理的信息沟通能保障信息传递稳定，及时解决企业内部管理中存在的问题，提升管理水平和决策效率。三、企业ERP系统应用对内部控制的影响1.对采购风险控制的影响ERP系统可以建立供应商管理系统，通过供应商管理档案及产品目录，选择合适的供应商和产品，总部采购部下达采购订单。商品采购入库后自动进入库存系统，增加该产品的库存，当销售完毕后，自动减少库存，达到闭环式操作，一体化管理。通过ERP里的最低库存，提醒采购人员根据销售计划进行采购，提请采购申请，由不相容职务人员进行审批，批准后进行采购。通过SAP系统，总部采购人员根据采购计划，给每个子公司做采购单。采购单包括的内容有：供商名称、数量、单价、金额、税率等。待子公司验收入库后，由收货人员确认收货，自动进入各子公司的库存，并生成应付暂估凭证。如有产品质量不合格的，由收货人员拒收，并与总部采购人员进行沟通，通过文字、拍照等方式在采购部的企业微信群里反馈，按实际收货的数量确认收货，自动进入库存系统，增加存货的数量。ERP系统大大减少了人工成本，减轻了工作量，降低了人工控制的疏漏。2.对财务风险控制的影响由于ERP操作多是系统自动化操作，减少了人为操作的漏洞和舞弊的风险，为会计核算的真实性和完整性提供了有力支持。ERP系统可以大大简化会计核算，ERP系统通过采购模块、销售模块、人力资源模块、资金管理、供应链管理、库存模块、财务模块等，通过信息传递和共享，减少了基础数据的录入，缩短了会计处理的时间，减少了财务人员的工作量，减少了错误的发生率，提高了工作效率。通过ERP系统月初1号便生成了财务报表及成本费用类分析报表，给管理层及时提供了有利决策。由于ERP系统都是自动化操作，避免了人工操作的错误，提高了财务数据的准确性，确保了财务报表的真实性、完整性、可靠性。 以A公司为例，总部财务人员根据总部采购人员做的采购单，通过金税接口与航天诺诺开票软件相连，自动开出增值税专用发票。分公司根据总公司开据的采购发票，在SAP系统里进行发票校验操作，自动生成应付总部货款的凭证，从应付暂估科目转入应付账款科目。子公司发货核单人员扫码过账后生成出库单，财务人员自動生成销售凭证，计入应收账款及主营业务收入和销项税。公司人员通过OA报销各项费用，财务人员审批时直接在OA系统里填写科目、税率、金额、部门、供应商、客户、现金流量等，待审批通过后由出纳人员从网银付款，付款后再由出纳人员推送到SAP，自动生成凭证。ERP系统大大减轻了财务人员的工作量，减少了出错率，层层把关，把财务工作推向了一个新的高度。每月初财务人员从SAP系统中导出上月存货毛利分析表，包括每个货品的名称、型号、销售数量、销售单价、不含税销售金额、含税销售金额、毛利、毛利率、销售占比、销售折扣等做出分析，包含每个货品的优惠券使用情况。为财务分析管理提供了有利工具，提高了分析决策能力和效率，为管理层提供了有效决策。3.对内部控制管理对象的影响ERP系统是企业生产经营各个环节的流程体现，体现了企业管理的效益和质量，保证了企业的精细化管理。ERP系统将企业、供应商、客户三者紧密联系在一起，层层相连，互相牵制，共同发展。实施ERP后，将企业的物流、现金流、信息流、人力资源等进行集成并及时传递，信息的实时共享，让管理者不受时间与空间的影响，及时掌握企业的动态，调整企业策略，把握时机规避风险。ERP系统为企业提高经营效率和效果提供技术保证。 以A公司为例，财务部通过SAP系统把采购人员做的采购单，自动生成应付款的凭证，并自动进入库存系统。由客户在手机APP上下单，订单人员接收到订单，打印订单，配货人员根据订单配货，核单人员扫码核单出库，自动在SAP里生成出库单。财务人员根据出库单，自动生成销售凭证，并自动减少库存。ERP系统将供销存联系在一起，避免了人为操作的不可控性。分公司财务人员的工作职责是自动生成销售凭证、报销凭证，银行流水的录入及核对，折旧计提，应收应付客户及供应商清账与重分类，折旧计提，准确计算税金并计提。由总部总账会计人员及税务人员审核，审核通过后，由总部总账人员关闭上月账期，并打开下月账期。分公司财务人员在结账后，提取数据并核对，上传到BPC合并报表系统，由总部总账会计人员生成合并报表。从销售订单的生成到合并报表的生成，几乎全部是软件操作，减少了财务人员的数量，节约了人力成本，避免了财务风险，为公司长远发展和可持续发展提供了保证。4.对信息化安全的影响ERP系统关系到整个公司的运营，安全性尤其重要，主要依赖网络安全、操作系统安全、数据库安全及应用安全等措施来保证ERP系统的运营。以A公司为例，客户通过手机APP系统支付订单的方式有，微信支付、支付宝支付、工商银行卡支付。A公司与工商银行签了支付协议，当天收取的加盟商货款直接进入工商银行的后台，第二天早上9点进入公司的收款账户。每天财务人员从SAP里导出销售订单，核对每笔收款，并自动生成收款凭证。极少数情况下，会出现客户重复支付货款，也就是说一个订单会支付两次。这样客户重复支付货款后非常担心，财务部人员可以登录网银，查询实际收款情况，如果确实是一笔订单支付了两次，客服人员会与客户沟通是否退款或是让财务人员给该客户手工录入客户账户余额。公司还和工商银行签订了资金归集协议，每天下午5点，各分公司当天收取的货款直接转入总公司账户，便于集团资金部统一管理下属公司资金，合理安排资金需求，提高资金使用效率，避免了资金风险。5.对生产计划系统的影响ERP为生产管理的专业化提供了强有力的保证，ERP通过各个部门的计划，将各个部门联系在一起，提高了生产管理水平和工作质量，使产品质量得到大大提升。以A公司为例，通过加盟商订货系统及收款情况，运营部会对每个产品的销量进行分析，反馈采购部门，采购部门，根据销量情况向集团内的食品生产企业和外部供应商下达采购订单。集团内食品生产企业根据订单及各部门根据各个环节的数据，做好统计，确保每个环节正常进行有序生产，环环相扣，大大提高了生产效率。 6.对销售系统的影响销售的管理从产品的销售计划开始，通过对销售产品、销售地区、销售客户的分析统计，可对每个产品的销售数量、金额、利润、客户的类型做出全面分析。客户自己在手机APP上下单，减少了代理下单的错误，随时随地的下单和退换货品，减少了客服的工作量，降低了人工成本。以A公司为例，ERP系统建立有客户清单系统，包括客户的编码、客户类型（加盟、直营、装修队）、客户的省份、客户区域、客户详细地址、客户级次（代理商、重装店或转址店），便于销售人员和财务人员查询，对客户进行分类制定不同的销售计划。每月1号上午9点，A公司财务人员对上月全部的销售订单，进行开票处理，自动生成销售凭证。并导出全部上月全部客户的汇总明细，该明细包含了每个客户的整个月度的销售不含税金额、税额、价税合计金额、销售成本、销售折扣、销售毛利、销售区域、客户性质，等包括加盟店和直营店，为计算销售人员的业绩提成提供了准确的依据。公司与客户签订加盟协议后，公司会统一组织加盟商与直营店人员到总部进行操作培训。信息部的人员会给客户做指导，包括从手机下载客户的订货APP，到客户在手机APP上下单购买货品，以及后续维护服务等，提供全面的咨询服务，包括购买货品的规格型号、数量、收货人、联系方式、物流配送方式（自配送与三方配送）、收货地址等。亦订货系统和我们的SAP相连，订单人员接收到订单，打印出出库单，配货人员安排配货。这一流程减少了订单与客户的沟通环节，全部是自动化操作、节省了时间，提高了效率。四、ERP环境下企业完善内部控制的策略1.提高风险防范意识一是对信息部员工组织培训，加强防范意识。ERP系统具有管理变革性意义，只有员工掌握了操作技能，才能保证ERP系统的正常运营。 二是做好系统维护与升级，积极修补漏洞。以A公司为例，因为系统存在漏洞，微信支付出现了问题，导致不能支付，只能采用银行卡支付，而银行卡支付一般都会有限额，客户无法在手机APP上支付，影响客户采购，从而影响公司销售业绩，给公司造成损失。为了防止此事项发生，公司做出了决定，让客户直接付款到公司账户，再由财务人员，手工去做到客户余额里，不影响加盟商的购买。这样手动操作一旦财务人员手工录入金额错误，将加大了财务风险，给公司造成损失。这个事件本公司的信息部无法处理，又联系软件商腾讯，在软件人员的努力下，终于恢复正常。2.完善企业组织架构ERP系统有固定的流程走向，可以优化企业结构，ERP流程涉及各部门层层审批，有些不必要的部门可以剔除，减化流程的审批，提高工作效率。ERP流程各部门有严格的审批权限，责任明确，每个环节都有不同的审批人，不得越权限操作，确保不相容职务相分离。ERP系统还可以加强各部门间的合作与沟通，避免信息孤岛，在工作中互相咨询与协商，增加磨合的几率，使得企业工作氛围融洽，提升工作效率。A公司设置多个部门，比如物流费用的审批，首先由各分公司的负责人，填写OA报销审批，再由物流部经理审批，再由区域经理审批，再由分公司财务审批，总部财务审批，总经理审批，出纳付款，推送SAP生成凭证。各审批环节层层把关，如有疑问可以上向上级审批人进行咨询或是添加审批评论，以确保审批无误，减少了人为操作的失误，提高工作效率。3.加强内部审计与监督随着ERP系统越来越广泛的应用，与ERP系统相关的审计风险也随之增加，加强内部审计与监督也成为了急需解决的问题。一是对ERP環境下的内部控制体系进行测试和评估，对内部控制风险做出正确评价，促进建成合理的内部控制体系，合理安排审计重点，对存在的舞弊和差错准确定位，提高审计工作效率。 二是加强对ERP原始数据录入的准确性与完整性的抽查，从源头上防止舞弊和错误的发生。三是提高内审人员素质和技能。由于ERP环境下全是自动化控制对审计人员的要求也提高了。审计人员不仅要有会计、审计的技能，还要有计算机网络的技能。大力加强审计人员的计算机及网络培训，以适应现在审计工作的要求。以A公司为例，信息部有个员工，将加盟商的收款信息误入为另一个加盟商的信息，而整个信息部的人竞无人审核该项操作，导致该加盟商的门店销售货款全部进入到另一个加盟商的账户中。该事项对公司造成了非常不利的影响，首先一方面公司与加盟商进行协商先从公司赔付其销售额损失，另一方面起诉了误收款的加盟商，要求其返还不当得利。这个事项公司吸取了教训，重新建立起了监督审核机制。4.确保流程设计合理与数据准确ERP系统是一个标准化、规范化的流程，要求每个环节每个人都有各自的权限，在节点上录入信息，相互之间达到资源共享，相互联系，加强了部门之间的协作，提高了生产经营效率。以A公司OA系统为例，所有员工都在企业微信里操作，根据每个员工的岗位，设置的权限不同，审批的内容也不相同。例如员工发起报销的付款审批，应填写报销类型、部门、金额、收款人账号，名称，附件照片等。第一审批人是直属部门领导，第二审批人为部门经理，第三审批人是分公司财务，第四审批人是集团财务，第五审批人是集团总监，审批通过后，转到出纳付款，最后由资金部经理推送到SAP生成凭证。以上操作员工可以在手机APP上操作，随时随地的保持在工作状态，随时审批，大大提高了工作效率。五、结束语 ERP环境下的内部控制，极大地提升了管理效率，降低了管理风险，使得企业在积极有效的环境下快速发展。ERP软件的实施达到了企业的综合性管理，培养了团队精神，把企业发展带到了一个新的高度。因此加强对ERP环境下的内部控制，更是重中之重，实施有效的内部控制管理策略，使得公司可持续发展，增加公司价值。