ERP系统环境的企业内部控制探索.docx

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ERP系统环境的企业内部控制探索摘要：信息技术的广泛应用，为企业管理带来了革命性的变革。以数据的集成与共享为特征的企业管理模式，成为现代企业最显著的标志。ERP系统正是在这一背景下诞生的以业务流程的内部控制为主要功能的信息交流平台。本文从ERP系统给企业管理带来的前所未有的积极作用、广阔的应用前景、及对企业风险控制的影响等方面进行了论述，并对完善系统内部控制策略，提出一些改进建议。关键词：ERP系统环境；内部控制；管理策略ERP系统是企业资源计划（EnterpriseResourcePlanning）的简称。是把企业的管理理念与思想同现代计算机信息技术有机融合，强化内部各节点的控制，以财务管理为核心，围绕人、财、物和产、供、销、计划与预算等，减少多余的无效劳动和成本，以计划和预算为源头，以各层级为预算对象，层层设立控制指标，从而从总体上完成控制成本，促进销售和利润的实现，为企业实现价值最大化的最终目标提供强有力的支撑。同时为中高层管理人员和一般员工提供事前决策、事中监督、事后完善指标和查漏补缺的依据，成为为及时克服内部控制中存在的障碍提供管理依据的信息交流平台。为提高内部控制的效率和质量展示了无与伦比的竞争优势。一、企业ERP系统建设的积极作用（一）ERP系统是以流程为主线，加强内部控制为目的系统集成了从采购、生产制造、成本、销售、质量过程、售后服务、预算、计划、财务、人事管理等，提供全过程、全员参与的内部控制平台。其通过不同层级的授权，实现精细控制和管理，特别是对提高那些部门较多、跨地区、跨行业较多的大型、超大型企业的内部控制效率，有着超强的生命力。（二）ERP系统把繁杂的对人对事的管理，提升到了对各岗位的以相对固定的标准化、流程化、层次化的内部控制管理 各层级通过计算信息系统的不同授权，实时掌握本责任范围内的任务完成及进度指标。使上至高层管理人员，下至基层普通员工对分解的各量化指标进行实时监控分析，做到心中有数，对权利、责任、义务的认知更全面、完整。更有利于减少不必要的中间环节管理成本，有利于实现扁平化的效率优化管理。（三）有利于加强对各重要节点的风险监控，提前进行风险预警，化解各类潜在风险ERP系统以财务管理为中心，以计划与预算为内部控制指标，对其上限、下限、期限等进行有效控制的系统，如部门成本费用上限，销售收入下限；客户管理与资金往来、赊销、回笼、清算期限；投资项目预算、最佳库存量等提供风险预警。使潜在的各类风险更加直观和易于判断，避免内部控制的失效。（四）有利于信息共享ERP系统可以将企业各部门信息整合在一起，实现了信息共享，减少信息的重复采集，提高工作效率，同时改善各部门之间的协同关系，避免信息孤岛，减少信息沟通障碍和信息壁垒。使管理更加透明，目标更加明确，形成合力，减少人为干预，减少贪腐现象滋生，从而把权力关进制度的笼子，减少腐败成本。实现人对制度及流程的敬畏和尊重。（五）为降低企业成本提供了广阔的平台由于对业务流程的统一优化，可以有效掌握各类资源的使用情况，以及资源的自动分配和实时监控状态变化，从而使得人力资源和物资在空间、时间上的调配更加科学，大大减少了多余劳动和资产闲置浪费。资产周转及人力资源利用效率得到大幅提升，使人尽其才，物尽其用。减少了平均单位成本，进而实现了对成本的总体把控。（六）有利于发挥动态数据价值优势，迅速发现问题、分析问题、解决问题，为企业管理层提供准确数据，做出正确选择，减少决策失误 ERP系统注重于模块化、统一化、标准化、精细化。因而随时可以抽取各控制点不同部门、不同项目类别的不同侧面，进行年度、季度、月度、甚至每天的数据进行横向、纵向对比分析，以及与本行业同类企业的数据比较等，发现对比后的不足之处与漏洞，帮助管理层做出更加明智的决策，寻找并拆除可能出现的风险爆点。（七）有利于结束二级单位各自为战，口径不一致的弊病一些二级单位由于业务较为庞杂，产品及服务类别多样，特别是非主流业务的后勤保障、辅助生产等部门，包括仓储、运输、水电、设备维保、信息传输、餐饮、培训服务、绿化卫生、体育文化传播等二级单位，往往财务口径不统一，报表项目繁多。上报时，同一项目归属于不同类别的情况比比皆是，破坏了数据的真实完整。ERP系统的实施，规范了各项目的归属，数据更加真实和具有参考性。（八）ERP系统可以帮助企业收集和整理客户信息和数据，深度了解客户需求，制定更为有效的客户关系管理策略，采取措施提高客户满意度与忠诚度在生产、库存、采购、销售等业务流程过程中，通过订单和交易数据可以分析出那些产品及服务最受客户欢迎，那些产品客户不满意及投诉，其背后购买偏好和投诉原因，进而改进产品设计，优化销售策略，提高质量，跟踪客户服务请求，减少客户流失，从而间接增加收入和利润。二、企业ERP系统与内部控制的关系（一）ERP系統是内部控制精细化管理的载体 系统以财务管理为核心，是实现内部控制效率最大化的有力抓手。通过不同模块和模块的子系统的实时监控，完成各自的流程闭环，最终实现以财务为中心的管理目标。ERP系统的模块如采购、销售、库存、成本核算、设备资产、人事管理、财务等。模块的子系统，如库存模块的子系统包括发票核对、验收、入库、出库、核算、报表等子系统；财务模块子系统包括总账、各分类账、报表等子系统。最终汇集为企业收入、成本、利润等财务指标。同时也包含质量控制、安全、设备管理、职工培训等附属管理指标的完成情况。（二）ERP系统是企业经营中，进行过程监督的有力工具构建合理的计划与预算框架对日常内部控制的作用是决定性的。对各个模块及其子系统的控制，是通过预算或合同金额实现的，超过预算的成本费用、没有明确支出的项目将无法输入，只能重新履行预算审批，从而更好地从源头进行控制。对不同部门、不同层级的预算框架进行合理设计，贴近实际，做到使指标即不能无法完成，也能保证通过努力发掘潜力，无限接近或达到目标要求。从而使ERP系统成为过程监督及效率监督的有力工具。（三）ERP系统统领企业的数据集成和资源整合系统根据经营过程中各模块与子系统数据的不断累积，形成不同产品类别、不同部门、不同收入中心和成本中心、不同时间节点的多层次和多维度的数据链和数据集成。为采购供应、业务流程、售后服务的整合提供了先决条件。首先，在各业务流程方面，包括采购、销售、生产、库存、财务等。其次，在供应链的管理方面，包括供应商、物流、仓储等。第三，在售后管理方面，包括客户信息、销售记录、售后服务等。在统一的数据平台下，为资源整合，创造了有利条件。数据的集成为人、财、物在时间和空间的调配提供了依据，为资源的合理利用与整合提供了决策保障。（四）ERP系统是资产信息安全的有力保障 系统全面体现了资产集中管理，信息透明的优势，避免了信息分散、重复录入等可能带来的风险。首先，数据的实时更新，包括资产的位置、状态、价值等。其次，自动化数据的收集，系统可以真实反映资产从施工构建、购买到折旧报废的全过程信息，以及资产的增加及减少的所有财务信息。避免信息被篡改和遗漏。第三、ERP系统作为固定资产、流动资产、无形资产等的资产信息的平台集中统一管理，有利于资产的安全性和完整性。第四、有利于资产的倒查和追踪管理。通过对资产的使用情况、维护情况、报废情况的跟踪及记录，对资产流失，资产恶意转移起到阻断及扼制作用。第五、有利于帮助企业进行资产状态的风险识别，提升管理水平，包括资产丢失、损坏、盗窃等。其发挥的对其资产信息全流程的精细管理的作用，是对资产和资金的强有力的安全保证。（五）ERP系统能够提高企业的合规性，进而提高企业的抗风险能力企业的各类交易及市场行为应符合相关法律法规、政策和规范要求。ERP系统提供的平台经财务、法律等专业人员的精心设计维护及专业部门的审查，有效规避了不合规因素，使使用者的行为符合不断推陈出新的法律法规要求，避免陷入各类纠纷及陷阱，进而帮助企业提高内部风险管控水平，为企业长期稳定发展，创造了良好条件。三、企业ERP系统应用对内部控制的影响系统是以经营活动为基础，以流程为主线，以信息沟通为纽带，搭建的内部控制平台。按职责权限进行分层、分级授权，纵向实行层层上报审批，横向实施岗位职责的相互制约。使各岗位职责分明，工作内容清晰明确，为部门及员工的业绩优劣，提供考核依据。（一）实现了不相容岗位职责的分离如会计与出纳职责分离；保管与领料人；收款和记账、销售和结算、开单与承运、执行与审批监督等。不相容岗位职责的分离，岗位之间各司其职，互相制约，是横向内部控制的重要一环。（二）实现了分层、分级授权，构建了金字塔式的纵向内部控制制度不同岗位、职级设定不同的权限范围，是内部控制不可或缺的另一重要一环。通过责任与权力的层级划分与授权，层层上报和审批，实现对经营活动全过程的控制。层级越高，获得的信息量越大，授权范围越大，责任越大。从而保护了企业核心信息的安全，避免无关人员对关键数据的泄露。（三）对业绩的影响 由于在系统中信息共享，上一层级部门均可了解下一层级部门业务指标的完成情况，有助于督促和协调工作。系统平台业绩指标相对透明，并与完成进度进行量化考核挂钩，可以激励部门及员工改善工作效率，完成既定业绩目标。（四）过分依赖和迷信ERP系统，使得人在系统中的地位变得次要和被动，缺乏创造力，甚至惰于思考ERP系统目的是辅助人更好地完成内部控制任务，而不是成为系统的奴隶。这就要求高层管理者站得更高，从总体上把握企业的组织架构，充分发挥第三方审计的建设性作用，科学地构建内部控制的评价体系，充分发挥人的主观能动性和创造力，使得系統更加符合企业实际，符合企业追求价值最大化的目标。四、ERP环境下企业完善内部控制的策略（一）加强第三方审计作用，构建合理的框架结构，突出重要节点框架代表了内部控制的根本和方向。构建符合企业目标价值的框架结构是优化内部控制的基础。但由于其主观性因素，可能会导致各组织框架和控制点的选择不合理，或者不充分。解决的方法是加强第三方独立审计部门的作用，借助审计部门的专业技术对框架的合理性，风险性进行重点审计，评估框架存在的缺陷，找出影响内部控制的不利因素，加以完善，使内部控制框架与实现企业价值的目标一致。任何阻碍企业实现价值最大化的不合理部分，都应进行重新评估。其次重要的控制点是实现企业价值最大化的主力军，也是完成内部控制任务的最大贡献者。对重要的控制节点的设计指标要符合企业实际，符合企业的战略目标。质量和创新是企业的生命。对影响企业产品质量和创新的投入开发要在预算中加大比例，严格流程，寻求重点突破，而不是在所有的控制节点上撒芝麻。使得内控框架结构更加突出质量和创新，有利于推动企业厚积薄发，实现长久发展战略。（二）解决设计者与使用者的冲突的策略 ERP系统的设计者与使用者在逻辑的合理性与控制的需求方面容易产生分歧。设计者与使用者在系统实现的总体目标是一致的，但采取的思维习惯和侧重点有所不同，设计者是IT专家，注重逻辑推理。而使用者是高层管理人员、财务专家等，他们的需求是复杂的、多层次、多维度的，往往造成二者在系统设计合理性方面无法达成一致。这就要求设计者与使用方在总体与细节、逻辑与需求方面加大沟通力度，相互学习，充分融合双方不同理念优势。使得系统既符合逻辑，又方便实用。从而达到逻辑与需求的平衡。（三）对系统输入质量把控的应对策略ERP系统数据的输入，最终是由人来完成的。所以录入的准确性和质量，对系统数据的可信度，对决策部门决策的准确性有着不可忽视的影响。为减少内控风险，可由以下几方面控制。首先，实施ERP系统过程中，应注重系统的内控制度及操作规范的制定，使系统的实施和运营有章可循，并符合内部控制管理的要求。其次，有的错误可由预算上限和授权上限控制，超过上限或没有预算的，则不能输入或输入无效。再次，通过数据流前后的自动生成和交叉验证，确认数据的准确性（如总账及分类明细账、报表数据的相互验证等）。第四，通过严格考核奖惩制度，迫使录入者提高数据录入的准确性。第五，通过不间断地强化培训，加强员工内部控制的意识和能力，使使用者能够精准熟练掌握操作要领。（四）ERP系统的适应性及应对策略实施ERP系统也存在一些可能对内部控制产生负面影响的因素。首先，系统的运营需要投入大量的人力、物力、财力，如果管理不当，会造成成本过高、效果不佳等问题。该系统适用于规模较大、部门及人员众多、跨地区、跨行业的大型、超大型企业的内部管理。而对于小、快、灵为主导的小型企业，因需要快速把握商机，果断决策，则不适合使用层层上报审批、维护成本较高的ERP系统。其次，系统的顺利实施和运营需要各部门充分协作与配合，如果各部门沟通不畅、相互掣肘，协调不利，则会大大降低系统实施和运营的效果。五、结束语 ERP系统首先在提高内部的管理效率、降低管理成本、提高时效性方面，具有很大优势。其次在经营活动流程中形成纵向层级管理、横向的相互制约的网格化管理，实现了流程的自动闭环，有利于量化考核和实现总体财务目标。再次使各自为战的各模块和子系统，集成为以实现财务目标为核心的相互联系的有机整体等方面，值得肯定与借鉴。ERP系统的缺点是大一统的标准下，抑制了不同产品个性化发展，掩盖了充分发挥自身优势的鲜明特点，个别具备超常规发展潜力的产品，湮没在众多数据中，不能及时发现和脱颖而出。另一方面ERP系统在一定程度上限制了人的想象力和创造力，使人囿于既定的流程和思维习惯不能自拔，限制了人们从更高的视角审视和寻求创新突破的能力。