材料设备采购管理工作指引

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1、文件编码文件名称材料设备采购管理工作指引主控单位房地产编制/调整时间2013-081.目标使项目工程材料设备采购过程满足项目建设需要，保证质量的前提下，节约成本支出。2.范围本指引适用于公司各工程项目材料设备的采购管理。3.名词解释4.关键职责4.1总经理:4.1.1负责审批《材料/设备招标计划》和《材料/设备招标调整计划》；4.1.2负责审批材料采购方式，审批议标及直接委托项目的定标（委托）方案；4.1.3参加材料技术评审并提出参考意见；负责审批金额大于10万元（含10万元）的《材料选型定板单》。4.2总工4.2.1负责审批《材料调研报告》；4.2.2负责签发公司内部材

2、料技术评审意见；4.2.3负责审核项目材料采购方式；4.2.4负责审批金额小于10万元的《材料选型定板单》，审核金额大于10万元（含10万元）的《材料选型定板单》。4.3招标小组：4.3.1负责决定项目的分判方式：招标、议标、直接委托或竞争性谈判。4.3.2负责10万元以上的项目招标的决策工作。4.3.3招标小组组长负责签发定标会议纪要。4.4物资部：4.4.1负责编制《项目材料/设备招标计划》和《项目材料/设备招标调整计划》；4.4.2负责供应商选择形式的分判工作，负责组织确定项目材料采购方式的讨论会；4.4.3负责组织相关部门的专业技术人员进行材料设备的考察调研并编写

3、考察报告；4.4.4负责填写招标项目的《甲供材料（设备）供货通知单》并下发给供应商；4.1.1负责下发非招标项目的《甲定乙购材料（设备）采购通知单》给总包方；4.1.2负责过程资料的整理、保密、存档和入库工作；4.1.3每月负责对项目甲供和甲定乙购材料设备的供货及使用情况进行检查；4.1.4负责供应商年度评价，提供合格供应商名录。4.2成本部：4.2.1负责编制提供招标、议标项目的商务标书；4.2.2负责材料设备款支付审批及结算；4.2.3提供材料设备成本控制指导书；4.2.4参与招标答疑。4.3工程部：4.3.1参与项目材料采购方式的讨论会，提出参考意见；4.3.2负责

4、编制《项目材料采购计划》；4.3.3在材料采购合同签订或《材料甲定乙购通知单》签发后，负责材料采购过程的总体监控，保证材料供货质量、供货数量、供货进度目标的实现；4.3.4负责组织相关部门专业人员对备选单位进行考察，编写考察报告、项目的技术要点及对备选单位的初步询价工作；4.3.5负责合同的交底工作，并组织合同的交流及合同执行过程中的跟踪检查；4.3.6负责供货过程的实时监控；4.3.7货到工地后组织验收和移交，负责项目材料的移交及入库及遗留材料的处理。4.4研发部4.4.1每月参加材料的现场使用情况的检查；4.4.2负责材料选型定板工作（如有）；4.4.3参加新材料和新

5、设备的调研工作；4.4.4负责组织召开材料设备技术评审会并汇总评审意见报公司决策层审批；4.4.5参与甲购、甲定乙购材料的工地到货验收，参加项目材料设备首次到货的验收，提出验收意见；定期对现场甲购、甲定乙购材料的检查，提出检查意见。5.操作指引5.1制定材料设备采购计划5.2材料选型定板5.1.1研发部根据《项目材料采购计划》及项目设计需要，完成《材料选型定板单》（如有），材料选型金额小于10万元的报分管副总审批，材料选型金额大于10万元的报总工审核，总经理审批。(材料样板由成本部、工程部、物资部、研发部均可提供)5.2材料招标工作程序5.2.1工程部负责按计划进行招标的

6、技术准备工作，具体包括：Ø组织对备选的供应商进行考察和询价，且备选单位不少于3家。询价工作必须：Ø1、市场询价，工程部组织人员到市场上询价；Ø2、集体询价，在考察询价时研发部、成本部、项目部、财务部等专业需要派代表参加。Ø根据考察情况和初步询价情况编写考察报告，将考察报告（包括初步询价情况）、招标文件（包括设计图纸、选型定板单等）以传签单的形式报招标委员会或招标小组审批。Ø工程部编制技术标书并提交给分管副总审核，结合商务标书整合成招标文件。5.2.2成本部负责按计划进行招标的商务准备工作，具体包括：Ø提供招标项目的商务条件。Ø参与对备选单位进行标前询价。5.2.3标前准备

7、会Ø工程部负责组织招标委员会或招标小组召开招标项目的标前准备会。招标委员会主任（或招标小组组长）、研发部经理、成本部经理必须参加，如招标委员会主任（或招标小组组长）有事不能参加，可委托其他委员会或小组成员行使其职能。Ø招标委员会或招标小组在标前准备会上讨论确定入围单位、评审招标文件并确定评标原则。入围单位应不少于3家，评标原则优先采用“经评审的合理低价中标法”。Ø工程部负责整理标前准备会议纪要，并发送给招标委员会或招标小组成员。Ø工程部负责根据标前准备会议纪要修改招标文件，再填写《招标文件评审及盖章审批表》经招标委员会或招标小