初电第四章讲义

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第一节电算化会计核算基本流程本节要点手工会计核算流程电算化会计账务处理流程电算化会计核算流程与手工会计核算流程的区别主要内容一、手工会计核算流程（-）手工会计核算形式1.汇总记账凭证核算形式2.记账凭证核算形式3.科目汇总表核算形式，根据科目汇总表登记总账（最常用的形式）（-）手工会计核算流程的缺陷1.数据大量重复2.信息提供不及时3.准确性差4.工作强度大二、电算化会计账务处理流程（一）日常账务处理1.编制记账凭证2.凭证审核3.记账4.结账（-）电算化会计报表处理流程1.报表格式定义2.报表公式定义3.报表数据生成三、电算化会计核算流程与手工会计核算流程的区别1.数据处理的起点不同2.数据处理方式不同3.数据存储方式不同4.对账方式不同5.会计资料的查询统计方式不同第二节电算化会计账务处理流程下面以用友畅捷通T3软件为例，对财务软件处理流程进行系统讲解。用友畅捷通T3软件是用友软件股份有限公司的全资子公司畅捷通软件有限公司面向中小型企业信息化需求设计的管理系统。该软件以客户为核心，集产、供、销、财一体解决方案，突出了对关键流程的控制，实现了对主要业务过程的全面管理，其智能化管控平台支持立体综合统计分析，使企业能够更快应对市场变化、更强管控关键流程、更全洞察运营全貌,

1为企业科学决策提供依据。此外，其易学易用的流程化设计，方便安装的特性，便于广大院校、个人用户学习使用。一、总体框架（一）总体结构T3由总账管理、往来管理、现金管理、项目管理、财务报表、工资管理、固定资产管理、财务分析、应收管理、应付管理、采购管理、销售管理、库存管理、存货核算等主要部分组成，本套会计电算化教材所涉及到的模块为总账、财务报表、工资、应收、应付、固定资产系统。（二）企业账套建立及系统启用基本操作1.操作流程企业建账的工作流程如图所示。为了方便操作，会计信息系统中大都设置了建账向导，用来引导用户的建账过程。二、系统管理操作（一）系统管理使用者鉴于系统管理模块在整个会计信息系统中的地位和重要性，因此，对系统管理模块的使用系统予以严格控制。系统只允许以两种身份注册进入系统管理。一是以系统管理员（admin）的身份，二是以账套主管的身份.1.以系统管理员的身份注册系统管理系统管理员负责整个应用系统的总体控制和维护工作，可以管理该系统中所有的账套。以系统管理员身份注册进入，可以进行账套的建立、引入和输出（恢复和备份），设置操作员和权限，监控系统运行过程，清除异常任务等。系统管理员是系统中权限最高的操作员，他要对系统数据安全和运行安全负责。通用会计信息系统中一般预置默认的系统管理员及口令，企业在正确安装应用系统后，应该及时更改系统管理员的密码，以保障系统的安全性。2.以账套主管的身份注册系统管理账套主管负责所选账套的维护工作。主要包括对所管理的账套进行修改、对年度账的管理（包括创建、清空、引入、输出以及各子系统的年末结转），以及该账套操作员权限的设置。

2（二）启动与注册系统管理例4-1：以系统管理员（admin）的身份启动并注册系统管理。操作演示：[4-1.htm]（三）增加操作员操作员是指有权登录系统并对系统进行操作的人员。每次注册或登录系统，都要进行操作员身份的合法性检查。操作员及权限管理提供了按照预先设定的岗位分工进行授权、分权功能，只有进行严格的操作分工和权限控制，才可能一方面避免与业务无关人员对系统的操作，另一方面对系统所含的各个子产品的操作进行协调，以保证系统的安全与保密。只有系统管理员有权限增加操作员。增加系统操作员时，必须明确以下关于操作员的特征信息：编号、姓名、口令和所属部门。例4-2：编号姓名口令所属部门81陈力1财务部82李南2财务部83刘阳3财务部操作演示：[4-2.htm]（四）建立账套建立账套是企业应用会计信息系统的首要环节，其中涉及很多与日后核算相关的内容。为了方便操作，会计信息系统中大都设置了建账向导，用来引导用户的建账过程。建立企业账套时，需要向系统提供以下表征企业特征的信息，归类如下：（1）账套基本信息：包括账套号、账套名称、账套启用日期及账套路径。（T3下最多999套）由于在一个会计信息系统中，可以建立多个企业账套，因此必须设置账套号作为区分不同账套数据的唯一标识。账套名称一般用来描述账套的基本特性，可以输入核算单位简称或用该账套的用途命名。账套号与账套名称是一一对应的关系，共同来代表特定的核算账套。账套路径用来指明账套在计算机系统中的存放位置，为方便用户，应用系统中一般预设一个存储位置，称其为默认路径，但允许用户更改。账套启用日期用于规定该企业用计算机进行业务处理的起点，一般要指定年、月。启用日期在第一次初始设置时设定，一旦启用不可更改。在确定账套启用日期的同时，一般还要设置企业的会计期间，即确认会计月份的起始日期和结账日期。（2）核算单位基本信息：包括企业名称、简称、地址、邮政编码、法人、通讯方式等。在以上各项信息中，单位全称是必须项，因为发票打印时要使用企业全称，其余情况全部使用企业的简称。（3）账套核算信息：包括记账本位币、行业性质、企业类型、账套主管、编码规则、数据精度等。记账本位币是企业必须明确指定的，通常系统默认为人民币，很多软件也提供以某种外币作为记账本位币的功能。为了满足多币种核算的要求，系统都提供设置外币及汇率的功能。企业类型是区分不同企业业务类型的必要信息，选择不同的企业类型，系统在业务处理范围上有所不同。行业性质表明企业所执行的会计制度。行业性质的选择将决定企业用到的一级会计科

3目。企业从方便使用出发，系统一般内置不同行业的一级科目和部分常用二级科目供用户选择使用，在此基础上，用户可以根据本单位的实际需要增设或修改必要的明细核算科目。编码方案，又叫编码规则,是对企业关键核算对象进行分类级次及各级编码长度的指定，以便于用户进行分级核算、统计和管理。编码方案设置包括级次和级长的设定。级次是指编码共分几级，级长是指每级编码的位数。可设置编码方案的内容一般包括科目编码、存货分类编码、地区分类编码、客户分类编码、供应商分类编码、部门编码和结算方式编码等。编码方案的设置取决于核算单位经济业务的复杂程度、核算与统计要求。以会计科目编码为例，如果在确定编码方案时，设置会计科目编码规则为4-2-2,意味着企业会计科目编码共分四级，一级会计科目为4位，二级会计科目为2位，三级会计科目编码也为2位.那么在建立会计科目时，就需要遵从以上设置原则，如银行存款各级科目编码示意如下：科目名称：银行存款-中行-人民币科目级次：一级二级三级科目编码：10020101编码规则：4-2-2数据精度：是指定义数据的保留小数位数。在会计核算过程中，由于各企业对数量、单价的核算精度要求不一致，有必要明确定义主要数量、金额的小数保留位数，以保证数据处理的一致性。例4-3：（1）账套信息账套号：888；账套名称：北京新瑞科技有限公司：采用默认账套路径；启用会计期：2011年1月；会计期间设置：1月1日至12月31日。（2）单位信息单位名称：北京新瑞科技有限公司；单位简称：新瑞科技。（3）核算类型该企业的记账本位币为人民币（RMB）；企业类型为工业；行业性质为2007年新会计准则：账套主管为陈力；按行业性质预置科目。（4）基础信息该企业有外币核算，进行经济业务处理时，需要对存货、客户、供应商进行分类。（5）分类编码方案科目编码级次：4222其他：默认（6）数据精度该企业对存货数量、单价小数位定为2。（7）系统启用“总账”模块的启用日期为“2011年1月1日"。操作演示：[4-3.htm]（五）权限分配根据企业内部控制的要求，系统操作员要有严格的岗位分工，不能越权操作。权限设置就是对允许登录系统的操作员规定操作权限，严禁越权操作的行为发生。系统管理员和账套主管，两者都有权设置操作员的权限。所不同的是，系统管理员可以指定或取消某一操作员为一个账套的主管，也可以对系统内所有账套的操作员进行授权：而账套主管的权限局限于他所管辖的账套，在该账套内，账套主管默认拥有全部操作权限，可以针对本账套的操作员进行权限设置。账套主管自动拥有所在模块的所有操作权限。

4例4-4：(1)陈力一账套主管负责财务软件运行环境的建立，以及各项初始设置工作；负责财务软件的日常运行管理工作，监督并保证系统的有效、安全、正常运行；负责总账系统的凭证审核、记账、账簿查询、月末结账工作；负责报表管理及其财务分析工作。具有系统所有模块的全部权限。(2)李南一出纳负责现金、银行账管理工作。具有“总账-出纳签字”权限，具有“现金管理”的全部操作权限。(3)刘阳一会计负责总账系统的凭证管理工作、客户往来和供应商往来管理工作及报表管理工作。具有“总账”、“往来”、“财务报表”的全部权限。操作演示：[4-4.htm]三、总账系统基本操作(一)操作流程总账系统的基本操作流程。

5设置靖项--我量基2档案用用◎球J.0^230贾S.iAW八■■4,供应m情室入档**人明栩:一林业务处座-・・・••，・・・・・・•・・一年生成烝I；备的炽用bfiiitij■I'M（二）系统初始化1、设置选项。首次启用一个新建账套的账务处理子系统或启用一个账务处理子系统之后，都可以对账务处理子系统的控制功能作进一步的设置。这些设置对后面的操作将产生影响，因此在设置时要小心，考虑周全。1.凭证控制设置（1）制单控制：在填制凭证时，系统所能够进行的控制。•制单序时控制：制单时，凭证编号必须按日期顺序排列。•资金及往来赤字控制：制单时，当现金、银行科目的最新余额出现负数时，系统将予以提示。•可以使用其他系统受控科目：若某科目为其他系统的受控科目（如：客户往来科目为应收、应付系统的受控科目），一般说来，为了防止重复制单，应只允许其受控系统来使用该科目进行制单，账务处理子系统是不能使用此科目进行制单的，但如果用户希望在总账系统中也能使用这些科目填制凭证，则应选择此项。・允许修改他人填制的凭证：在制单时可修改别人填制的凭证。•支票控制：在制单时录入了未在支票登记簿中登记的支票号，系统将提供登记支票登记簿的功能。

6•制单权限控制到科目：在制单时，操作员只能用具有相应制单权限的科目制单。(2)外币核算：如果企业有外币业务，则应选择相应的汇率方式——固定汇率、浮动汇率。“固定汇率”即在制单时，一个月只按一个固定的汇率折算本位币金额。“浮动汇率”即在制单时，按当日汇率折算本位币金额。(3)凭证控制：处理凭证时，系统能够进行的操作控制。・凭证审核控制到操作员：允许对审核凭证权限作进一步细化，如只允许某操作员审核其本部门的操作员填制的凭证，而不能审核其他部门操作员填制的凭证。并应通过“明细权限”去作进一步的设置。•出纳凭证必须经由出纳签字：含有现金、银行科目的凭证必须由出纳人员对其核对签字后才能记账。2.账簿设置3.明细权限设置例4-5：设置”出纳凭证必须经由出纳签字”参数操作演示：[4-5.htm]2、设置部门档案部门是指与企业财务核算或业务管理相关的职能单位，不一定与企业设置的现存部门一一对应。设置部门档案的作用在于：企业的收入、费用通常以部门为单位归集；提供职工薪资按部门统计；企业购置的固定资产需要按部门进行管理。例4-6：部门编码部门名称部门编码部门名称1综合部2销售部101管理室3采购部102财务室4研发部操作演示：[4-6.htm]3,设置职员档案职员是指与企业业务活动有关的企业员工。如采购员、销售员等。设置职员档案的作用在于：按职员记录借款还款情况；按职员统计销售业绩；追踪订单等。例4-7：职员编号职员名称所属部门101张明管理室102陈力财务室103李南财务室101刘阳财务室201赵达销售部301白方采购部101周江研发部操作演示：[4-7.htm]4、设置客户档案。如果企业需要进行往来账管理，必须设置客户档案。将企业客户的详细信息录入客户档案中。建立客户档案直接关系到对客户数据的统计、汇总和查询等分类

7处理。在销售管理等业务中需要处理的客户档案资料，应先在本功能中设定，如有变动应及时在此进行调整。客户档案主要包括“客户编号”、“开户银行”等基本信息和联系方式及信用等级等信息。例4-8：客户编号客户名称客户简称所属分类码所属地区地址001北京汇仁学校汇仁学校（0104北京市海淀区上地路1号002大连海光公司大连海光0204大连市红河区花园路6号操作演示:[4-8.htm]5、设置供应商档案。企业如果需要进行往来账管理，必须将企业供应商的详细资料录入供应商档案。建立供应商档案直接关系到对供应商数据的统计、汇总和查询等分类处理。在采购管理等业务中，需要处理的供应商的档案资料，应先在本功能中设定，如有变动应及时在此进行调整。例4-9：供应商编号供应商名称供应商简称所属分类码所属地区地址001北京万明公司北京万明0304北京市朝阳区十里堡8002北京利源公"1北京利源0204北京市海淀区开拓路9操作演示:[4-9.htm]6、设置外币及汇率。汇率管理是专为外币核算服务的。企业如有外币业务，应进行外币及汇率的设置。外币及汇率的设置仅录入固定汇率与浮动汇率的数值，并不决定在制单时究竟是使用固定汇率还是浮动汇率，制单时使用固定汇率还是浮动汇率由账簿初始化设置决定。例4-10：币符：USD；币名：美元；固定汇率1：6.8..操作演示：[4-10.htm]7、设置结算方式。为便于管理和提高银行对账的效率，软件提供了设置银行结算方式的功能，用以建立在经营活动中所涉及的结算方式。结算方式设置主要内容包括：结算方式编码、结算方式名称、票据管理标志等。票据管理标志是软件为辅助出纳对银行结算票据的管理而设置的功能，类似于手工系统中的支票登记簿管理方式。例4T1：结算方式编码结算方式名称票据管理1现金结算否2票据结算否201现金支票是202转账支票是203银行汇票是3其他否操作演示：[4-11.htm]8、设置凭证类别。许多企业为了便于管理或登账方便，一般对记账凭证进行分类编制,

8但各企业的分类方法也不尽相同，可以按照本企业的需要对凭证进行分类。通常，系统提供五种常用分类方式供用户选择：1）记账凭证；2）收款凭证、付款凭证、转账凭证；3）现金凭证、银行凭证、转账凭证；4）现金收款凭证、现金付款凭证、银行收款凭证、银行付款凭证、转账凭证：5）自定义凭证类别。凭证类别不影响记账的结果。一般而言，可分为收款凭证、付款凭证和转账凭证。业务量较少的单位可不分类，即只设置“记账凭证”一种类别。某些类别的凭证在制单时对科目有一定限制，通常系统有五种限制类型供选择：借方必有：制单时，此类凭证借方至少有一个限制科目有发生额；贷方必有：制单时，此类凭证贷方至少有一个限制科目有发生额；凭证必有：制单时，此类凭证无论借方还是贷方至少有一个限制科目有发生额；凭证必无：制单时，此类凭证无论借方还是贷方不可有一个限制科目有发生额；无限制：制单时，此类凭证可使用所有合法的科目。例如，在会计实务中，“收款凭证”的借方必须是现金或银行存款科目。在计算机方式下，可将“收款凭证”的限制类型设置为“借方必有”，限制科目为现金和银行存款科目。这样做的好处是，在填制一张收款凭证时，若借方出现的不是现金或银行存款科目，则凭证不能保存。例4-12：操作演示：凭证类别限制类型限制科目收款凭证借方必有1001,1002付款凭证贷方必有1001,1002转账凭证凭证必无1001,1002[4-12.htm]9、设置会计科目。在电算化账务处理系统中需要使用数字对会计科目进行编码。实行会计科目编码后，能够从根本上克服手工记账的缺点，便于账务处理的电算化。新增会计科目（1）科目编码。必须输入。在输入会计科目时，应注意以下几个原则：第一，逐级向下增设会计科目，即先设置上级会计科目，再设置下级会计科目。如银行存款，必须先输入一级科目102,再设置二级科目，如10201等，二级科目设置后才可以输入三级科目，以此类推。第二，输入的会计科目编码必须惟一，如果系统中已存在10201,再输入10201时，系统强制要求操作者重新输入科目代码。第三，科目编码一般由数字构成，特殊情况下也可以使用英文字母（大小写均可），但不允许使用空格、引号等。（2）科目名称。必须输入。分为中文科目名称和英文科目名称，如果建立系统时选择的是中文版，则必须输入中文科目名称，英文名称则可输入也可不输入，如果是英文版，则必须输入英文名称，汉字名称可输入也可不输入。如果选择中文版，一般输入汉字，也可以输入减（-）、正斜杠（\）,但不能输入其他字符。中文科目名称的长度一般不超过10个汉字，超过10个汉字的科目名称要使用简称。(3)科目类型。输入一级科目时必须选择输入。科目类型划分为资产、负债、所有者权益、成本、损益，其代码的第一位分别用1、2、3、4、5来表示，一般在输入一级科目时要求操作者选择，如果输入科目代码的第一位与实际选择的类型不匹配，系统会提示操作者更正，如输入的科目代码是201,而选择的类型为资产类，则提示操作者更正。输入二级或

9二级以下科目时，不能选择科目类型，系统自动设置为与一级科目相一致的类型。(4)助记码。助记码是帮助操作者记忆的代码，一般可用科目名称中各个汉字拼音的头一个字母组成。助记码可输入也可不输入。(5)账页格式。定义该科目在账簿打印时的默认格式，必须选择输入。系统提供金额式、外币金额式、数量金额式、外币数量式四种账页格式。一般情况下，有外币核算的科目可设为外币金额式，有数量核算的科目可设为数量金额式，既有外币又有数量核算的科目可设为外币数量式，既无外币又无数量核算的科目可设为金额式。(6)辅助核算。根据管理的需要设置。辅助核算也叫辅助账类，用于说明新增设的科目是否有辅助核算要求。系统除完成一般的总账、明细账核算外，还提供以下几种辅助核算功能供用户选用，包括部门核算、个人往来核算、客户往来核算、供应商往来核算、项目核算五种。例如：制造费用可设成部门核算，生产成本可设成项目核算，应收账款可设成客户往来核算，应付账款可设成供应商往来核算等。某一科目可同时设置两种辅助核算，如管理费用既想核算各部门的使用情况也想了解在项目上的使用情况，那么可以同时设置部门核算和项目核算。但个人往来、客户与供应商往来不能一同设置。辅助核算一般设置在末级科目上(末级科目是没有下级科目的科目，只有末级科目才能用于凭证填制，才能进行相应的辅助核算)，但为了查询或输出方便，有些科目也可以在末级和上级同时设置辅助核算，但当上级科目设置辅助核算时，其末级科目必须设置相应的辅助核算。(8)外币核算。用于设定需要进行外币核算的科目，以及核算的外币名称。一个科目只能选择一种外币核算，有外币核算要求的科目才允许设定外币币名，如果该科目核算的外币币种没有定义，可进入“汇率管理”中定义。(9)数量核算。用于设定需要进行数量核算的科目，以及数量计量单位。计量单位可以是任何汉字或字符，如公斤、件、吨等。例4T3：科目名称辅助核算方向币别计量期初余额库存现金(1001)日记借6000银行存款(1002)借500000工行存款(100201)银行日记借300000中行存款(100202)银行日记借美兀200000应收账款(1122)客户往来借80000其他应收款(1221)个人往来借9000预付账款(1123)供应商往来借原材料(1403)借73200空白光盘(140301)数量核算借张30000包装盒(140302)数量核算借个43200其他原料(140303)库存商品(1405)借240000固定资产(1601)借800000

10累计折旧(1602)贷140000无形资产(1701)借250000短期借款(2001)贷300000应付账款(2202)供应商往来贷40000预收账款(2203)客户往来贷应交税费(2221)贷应交增值税(222101)贷进项税额(22210101)贷销项税额(22210102)贷实收资本(4001)贷1000000利润分配(4104)贷540200生产成本(5001)借62000直接材料(500101)项目核算借7000直接人工(500102)项目核算借25000制造费用(500103)项目核算借30000管理费用(6602)支出工资(660201)部门核算支出办公费(660202)部门核算支出差旅费(660203)部门核算支出招待费(660204)部门核算支出折旧费(660205)部门核算支出其他(660206)部门核算支出操作演示：[4-13.htm]指定会计科目指定会计科目。指定会计科目是指定出纳专管的科目。指定科目后，才能点击出纳签字,从而实现现金、银行账管理的保密性，也才能查看现金或银行存款日记账。在指定“现金科目”、“银行科目”之前，应在建立“现金”、“银行存款”会计科目时选中“日记账”复选框。例4-14：指定库存现金和银行存款会计科目。操作演示：[4-14.htm]10、录入期初数据。在初次使用账务处理子系统时，应将经过整理的手工账目的期初余额录入计算机。若企业是在年初建账，则输入的期初余额就是年初余额。若企业是在年中建账，则应输入建账月份的期初余额和年初到此时的借贷方累计发生额，系统会自动倒算出年初余额。例如，某企业2011年6月开始启用总账系统，那么，应将该企业2011年5月末各科目的期末余额及1—5月的累计发生额计算出来，准备作为启用系统的期初数据录入到账务处理子系统中，系统将自动计算年初余额：若科目有辅助核算，还应整理各辅助项目的期初余额，以便在期初余额中录入。期初余额录入是将手工会计资料录入到计算机的过程之一。余额和累计发生额的录入要从最末级科目开始,上级科目的余额和累计发生数据由系统自动计算。红字余额应输入负号。期初余额的录入分两部分：总账期初余额录入、辅助核算科目期初余额录入。本功能是通过总账模块设置功能完成的。例4-15：

11(1)总账期初余额表(见上表)(2)辅助账期初余额表会计科目：1221其他应收款余额：借9000元日期部门1个人摘要方向期初余额2010-12-26管理室张明出差借款借60002010-12-27销售部1赵达出差借款借3000操作演示:[4-15.htm](-)日常业务处理1.填制凭证初始化工作设置完成后，就可以开始进行日常账务处理了。使用计算机处理会计业务后，记账、账簿查询、会计数据分析等工作都已高度自动化，只要用户操作得当，瞬间就会得出结果。工作量相对较大、较频繁的是填制凭证，因为所有的会计数据都要通过填制凭证这个途径进入系统。如个人往来、客户往来、供应商往来、外币业务、部门核算、项目核算等辅助账，在记账时是自动完成的，但系统完成自动记账时需要的基本信息和辅助信息却都是在填制凭证时录入的。电子账簿的准确性与完整性完全依赖于记账凭证，因而会计人员要确保记账凭证输入的准确完整。(1)增加凭证输入凭证时，一般有两种处理方式，一种是会计人员在计算机上直接根据审核无误准予报销的原始凭证填制记账凭证，另一种是会计人员先手工编制记账凭证，再批量录入计算机中。前一种方式又称前台凭证处理方式，一般在会计业务量大、基础工作较好的单位实施，后一种方式又称后台凭证处理方式，一般在业务不多、刚开展会计电算化的单位实施。凭证填制内容包括：增加会计凭证。进入填制凭证界面时，用鼠标单击“增加”图标，增加一张新凭证，这时光标定位在凭证类别选择项上。凭证类别及凭证编号。在凭证类别选择列表框内选择凭证类别，列表框内显示的凭证类别在系统初始化功能中设置。如果用户选用自动编号方式，凭证类别选择后，系统自动生成该张凭证编号。关于凭证编号，有几点补充说明：凭证编号也可以采用手动方式编制，但需要在设置菜单的“凭证”功能中将制单编制方式由系统编号改为手工编号。在手工编号方式下，操作者可以输入凭证的编号，但当记账时，系统会检测凭证编号的正确性，不允许出现漏号、重号、跳号。一般情况下，凭证编号由系统分类按月自动编制，每类凭证每月从0001号开始，即每类凭证每月的编号范围是0001—9999„对于网络用户，如果是几个人同时制单时，在凭证的右上角，系统会提示一个参考凭证号，真正的凭证编号只有在凭证已填制并经保存完毕后才给出。系统自动管理凭证页号。系统规定每页凭证有五笔分录，当某张凭证不止五笔时，系统自动在凭证号后标上分单号，如：收0001号0002/0003表示为收款凭证第0001号共有三张分单，当前是第二张分单。制单日期。系统自动获取计算机系统日期为记账凭证填制日期，如果日期不正确，可进行修改或按参照输入。在一般情况下，系统自动采用制单序时控制，即凭证编号与凭证日期保持同步递增的关系，不允许输入的日期比本月同类型的上一张凭证日期小，除非操作人员进入凭证设置功能，取消制单序时控制。附单据数。在“附单据数”处输入原始单据张数，操作者按实际情况输入。有的情况下，记账凭证没有原始单据，如转账凭证，则可以不输入。

12凭证摘要。在摘要栏内输入本笔分录的业务说明，摘要要求简洁明了。在账务处理环境下，凭证摘要采用多摘要方式，上一分录的摘要系统会自动复制到本笔分录的摘要栏内，操作者可以修改，使其更符合本笔分录的业务说明。会计科目。科目必须输入末级科目。科目可以输入科目编码、中文科目名称、英文科目名称或助记码，一般情况下输入科目编码。输入科目时也可在科目区中用鼠标单击参照录入。采用科目编码或助记码形式输入后，系统会自动转换成科目名称，并给出上级科目，便于操作者检查。金额。即该笔分录的借方或贷方本币发生额，金额不能为零，但可以是红字，红字金额以负数形式输入。如果方向不符，可按空格键调整金额方向，如本应在借方金额栏输入100,但在贷方金额栏输入了100,此时，可按空格键调整。制单人员。制单人员的名字不需要操作人员输入。谁调用填制凭证功能，系统就自动将谁的名字确认为本张凭证的制单员。当凭证全部录入完毕后，按“保存”图标保存这张凭证，按“放弃”图标放弃当前增加的凭证，也可用鼠标单击“增加”继续填制下一张凭证。当保存凭证时，系统会检测凭证的合理性。如没有摘要时，强制要求输入摘要：借方金额合计与贷方金额合计不等时，不允许保存凭证。例4-16：（1）1日，销售部赵达请客户吃饭，现金消费600元。（附单据一张）（付款凭证）摘要：招待客户借：销售费用（6601）600贷：库存现金（1001）600（2）3日，财务部王晶从工行提取现金5000元，作为备用金。（现金支票号XP00D（付款凭证）摘要：提现借：库存现金（1001）5000贷：银行存款/工行存款（100201）5000（3）5日，收到大恒集团投资资金20000美元，汇率1:6.8。（转账支票号ZP001）（收款凭证）摘要：收到投资借：银行存款/中行存款（100202）136000贷：实收资本（4001）136000（4）7日，采购部白方采购空白光盘1000张，每张2元，材料直接入库，货款以银行存款支付。（转账支票号ZP002）（付款凭证）摘要：购空白光盘借：原材料/空白光盘（140301）2000应交税费/应交增值税/进项税额（22210101）340贷：银行存款/工行存款（100201）2340（5）10日，销售部赵达收到北京汇仁学校转来一张转账支票，金额50000元，用以偿还前欠货款。（转账支票号ZP003）（收款凭证）摘要：收到货款借：银行存款/工行存款（100201）50000贷：应收账款（1122）50000（6）12日，采购部白方从北京利源购入英语学习光盘100张，单价60元，货税款暂欠，商品已验收入库。(转账凭证)摘要：购光盘借：库存商品(1405)6000

13应交税费/应交增值税/进项税额(22210101)1020贷：应付账款(2202)7020（2）14日，管理室支付业务招待费4000元。(转账支票号ZP004)(付款凭证)摘要：支付招待费借：管理费用/招待费(660204)4000贷：银行存款/工行存款(100201)4000（3）16日，管理室张明出差归来，报销差旅费6000元。(转账凭证)摘要：报销差旅费借:管理费用/差旅费(660203)6000贷：其他应收款(1221)6000操作演示：[4-16.htm](2)凭证修改凭证修改分两种情况。一种是凭证录入过程中进行的修改，则直接单击某一需要修改的项目重新输入即可，另一种情况是对已保存的凭证进行的修改。进入凭证填制界面，首先调出凭证需要修改的凭证，可使用翻页功能将需要修改的凭证调出，如“上张”、“下张”等,如果输入的凭证较多，可使用凭证查询功能进行定位，然后是进行修改，直接单击需要修改的项目重新输入即可。如果操作员修改了他人填制的凭证，则制单员变成修改凭证的操作员。已审核的凭证不能直接修改，需要先取消该张凭证的审核。已记账的凭证不能修改，只能查询。(3)删除凭证作废/恢复凭证。当某张凭证不想要或出现不便修改的错误时，可将其作废。方法：进入填制凭证窗口后，找到要作废的凭证。点击“制单一作废/恢复”命令，凭证上显示“作废”字样，表示已将该凭证作废，作废凭证仍保留凭证内容及凭证编号。若当前凭证已作废,还可点击“制单一作废/恢复”命令，取消作废标志，并将当前凭证恢复为有效凭证。凭证整理。凭证整理就是删除所有作废凭证，并对未记账凭证重新编号。若本月已有凭证记账，那么，本月最后一张已记账凭证之前的凭证将不能作凭证整理，只能对其后面的未记账凭证进行凭证整理。若想作凭证整理，应先利用“恢复记账前状态”功能恢复本月月初的记账前状态，再进行凭证整理。2.审核凭证记账凭证输入计算机后放置在暂存凭证数据文件中，可以编辑、修改甚至删除，因而它是非正式的会计档案，还必须经过审核及记账处理，才能输出总账、明细账及辅助账等。审核凭证是审核员按照财会制度，对制单员填制的记账凭证进行检查核对，主要审核记账凭证是否与原始凭证相符，会计分录是否正确等，审查出认为错误或有异议的凭证，应传递给填制人员修改。只有具有审核权限的人才能使用本功能。凭证审核需先重新注册更换操作员，由具有审核权限的操作员来进行。凭证既可逐张审核，也可成批审核。例4-17：对前面填制的凭证行进审核操作。操作演示：[4-17.htm]审核凭证在凭证审核过程注意几点：第一，若审核人员发现该凭证有错误，可按“标错”图标，对凭证进行标错，以便制单人对其修改。已标错的凭证不能审核，若想审核，需先按“取消”图标取消标错后才能审核。第二，若想对已审核的凭证取消审核，可用鼠标单击“取消”图标取消审核，取消审核

14签字只能由审核人自己进行。第三，审核人和制单人不能是同一个人。即使某一操作员具有审核权与制单权，但对某一张凭证而言，不能既是制单人，又是审核人。第四，凭证一经审核，就不能被修改、删除，只有取消审核签字后才可以进行修改或删除。2.记账记账凭证经审核签字后，即可用来登记总账、明细账和辅助账等。记账过程是在计算机程序的控制下自动完成的，人工不能干预，而且记账过程很快，瞬间内完成，大大提高了凭证处理的效率。一般账务系统的记账采用向导方式，使记账过程更加明确。例4-18：对前面已审核凭证进行记账。操作演示：[4-18.htm]记账在记账时需要注意的几个问题是：第一，记账过程一旦断电或因其他原因造成中断后，系统将自动调用“恢复记账前状态”恢复数据，然后用户再重新记账。第二，如果用户发现某一步设置错误，可通过单击“上一步”返回后进行修改。如果在设置过程中不想再继续记账，可通过单击'‘取消”，取消本次记账工作。第三，在记账过程中，不得中断退出。第四，在第一次记账时，若期初余额试算不平衡，系统将不允许记账。第五，所选范围内的凭证如有不平衡凭证，系统将列出错误凭证，并重选记账范围。第六，所选范围内的凭证如有未审核凭证时，系统提示是否只记已审核凭证或重选记账范围。3.账簿查询企业发生的经济业务，经过制单、审核、记账等程序后，就形成了正式的会计账簿。账簿管理包括账簿的查询和打印。在T3管理系统中，账簿分为基本会计核算账簿和辅助核算账簿。(三)月末处理期末业务处理的主要工作是：期末的摊、提、结转业务的处理、对账、结账等工作。期末业务是会计部门在每个会计期末都需要完成的特定业务。这些业务数量不是太大但处理较复杂。由于期末业务处理的主要数据来源于账簿记录，各会计期间的多数期末业务处理具有很强的规律性，比较适合计算机自动进行处理。因此在账务处理子系统中，期末业务的处理主要是由计算机根据用户的设置自动进行的。系统提供五种类型的转账定义：自定义转账、对应结转、销售成本结转、汇兑损益结转、期间损益结转。1.自定义转账(1)转账定义。转账定义是把凭证的摘要、会计科目、借贷方向以及金额的计算公式预先设置成凭证模板，称为自动转账分录，待需要转账时调用相应的自动转账分录生成凭证即可。例4-19：自定义结转设置。转账序号：0001转账说明：计提短期借款利息转账分录：借：财务费用/利息支出（660301）JG（）贷：应付利息（2231）QM（2001,月）*0.01操作演示：

15[4-19-1.htm]（2）转账生成定义完转账凭证后，每月月末只需执行本功能即可由计算机快速生成转账凭证，在此生成的转账凭证将自动追加到未记账凭证中去，通过审核、记账后才能真正完成结转工作。例4-19-2：自定义结转凭证生成记账凭证。操作演示：[4-19-2.htm]1.对账对账是对账簿数据进行核对，以检查记账是否正确，以及账簿是否平衡。它主要通过核对总账与明细账、总账与辅助账数据来完成账账核对。一般说来，实行计算机记账后，只要记账凭证录入正确，计算机自动记账后各种账簿都应正确、平衡，但由于非法操作或计算机病毒或其他原因，有时可能会造成某些数据被破坏，引起账账不符，为了保证账证相符、账账相符，用户应经常使用本功能进行对账，至少一个月一次，一般可在月末结账前进行。2.结账结账过程共分四步，在结账向导的引导下完成：（1）显示所要进行结账的月份。（2）核对账簿。结账前，系统自动进行账簿核对，包括总账与明细账、科目余额与各辅助账等，如果账账相符，可进行下一步结账工作，如果不相符，系统中止结账工作。（3）显示月度工作报告。一般显示四个方面的内容：一是本月账面试算平衡报告，二是本月账账核对报告，三是本月工作量报告（各类已审核凭证张数和未审核凭证张数），四是上月结账状态。（4）点击结账。如果通过以上结账步骤，单击“结账”按钮，系统进行结账，否则不予结账。例4-20：对本账套进行结账操作。操作演示：[4-20.htm]关于结账，有几点需要注意：（1）上月未结账，则本月不能结账。（2）上月未结账，则本月不能记账，但可以填制、审核凭证。（3）本月还有未记账凭证时，则本月不能结账。（4）已结账月份不能再填制凭证。（5）结账只能由有结账权限的人进行。（6）账账核对不符，不能结账。四、编制财务报表会计信息系统的各个子系统，如账务处理子系统、采购与应付子系统、存货子系统、销售与应收子系统、工资子系统、固定资产子系统等，都能生成各种管理报表，但这些报表大多局限于各个子系统自身相关的业务，着眼于相关的管理与决策需要。与此不同的是会计报表子系统，它并非是对经营交易或事项的直接处理，而是用于法定会计报表或内部管理报表的编制，更多的是着眼于整个企业生产经营活动的综合反映，是会计核算工作的总结。因此，会计报表子系统直接面向内外报表使用者的会计信息需要，取数于各个子系统会计核算的结果，进行相应的加工处理。专门提供各种会计报表的子系统，是会计信息系统中的一个重要子系统。

16会计报表处理子系统的目标就是根据账务处理系统、其他会计核算系统、会计报表系统本身、其他系统数据来源，按照用户定义报表格式的方式，自动获取数据和自动生成报表，并按用户需求对报表进行各种分析。（一）报表处理系统编制报表的数据处理基本流程：1.报表格式设计。报表格式设计相当于手工会计环境下绘制或取得一张空白的会计报表。格式设计包括定义报表尺寸（报表的行数和列数）、设置组合单元、绘制表格线、输入报表项目（包括表头、表体和表尾项目）、设置行高及列宽、定义单元格风格（包括字形、字体、字号、颜色、图案、是否折行显示等）、设置单元属性（包括表样、字符和数值属性）和确定关键字位置等。2.报表公式定义。报表公式决定了报表的数据来源及报表数据计算等，报表公式包括计算公式、审核公式和舍位平衡公式等。提供了绝对单元公式和相对单元公式，可以方便、迅速地定义计算公式、审核公式、舍位平衡式；还提供了种类丰富的函数，在系统向导的引导下轻松地从用友账务及其他子系统中提取数据并生成财务报表。3.报表数据处理。报表格式设计完成之后，报表处理系统可以根据定义的报表格式和公式，从账务处理系统、其他相关子系统或已生成的报表文件中自动获取数据，并计算各个报表项目的数值，依据审核公式校验报表勾稽关系，依据平衡公式进行舍位平衡操作，将计算结果保存于报表文件中。报表格式一次性定义后，可用于不同会计期的报表计算，具有一次性定义、多次使用的效果。4.输出报表。根据生成的报表或报表格式文件，输出会计报表。（二）报表的相关概念1.格式状态和数据状态。报表制作分为两大部分来处理，即报表格式与公式设计以及报表数据处理工作。这两部分工作是在不同状态下进行的。（1）格式状态。在报表格式设计状态下进行有关格式设计的操作，如表尺寸、行高列宽、单元属性、单元风格、组合单元、关键字，以便定义报表的单元公式（计算公式）、审核公式及舍位平衡公式。在格式状态下所看到的只是报表的格式，而报表的数据全部隐藏。在格式状态下所做的操作对本报表所有的表页都发生作用。在格式状态下不能进行数据的录入、计算等操作。（2）数据状态。在报表的数据状态下管理报表的数据，如输入数据、增加或删除表页、审核、舍位平衡、制作图形、汇总、合并报表等。在数据状态下不能修改报表的格式，用户看到的是报表的全部内容，包括格式和数据。报表工作区的左下角有一个“格式/数据”按钮。单击这个按钮可以在“格式状态”和“数据状态”之间切换。2.单元。单元是组成报表的最小单位。单元名称由所在行、列标识。例如，C8表示第3列第8行交汇的那个单元。单元类型有数值单元、字符单元、表样单元3种。(1)数值单元。用于存放报表的数据，在数据状态下输入。数值单元的内容可以直接输入或由单元中存放的单元公式运算生成。建立一个新表时，所有单元的缺省类型为数值型。(2)字符单元。字符单元也是报表的数据，也应在数据状态下输入。字符单元的内容可以直接输入，也可由单元公式生成。(3)表样单元。表样单元是报表的格式，是定义一个没有数据的空表所需的所有文字、符号或数字。一旦单元被定义为表样，那么其输入的内容对所有表页都有效。表样单元只能在格式状态下输入和修改。3.组合单元。组合单元由相邻的两个或更多单元组成，这些单元必须单元类型完全相同(即表样、数值、字符等)，在处理报表时将组合单元视为一个单元。组合单元的名称可以以区域的名称或区域中的任何一个单元的名称来表示。4.区域。区域由一张表页上的相邻单元组成，自起点单元至终点单元是一个完整的长方

17形矩阵。在报表系统中，区域是二维的，最大的区域是整个表页，最小的区域是一个单元。例如，A6到CIO的长方形区域表示为A6：C10,起点单元与终点单元用“：”连接。1.表页。一个报表最多可容纳99999张表页，一个报表中的所有表页具有相同的格式,但其中的数据不同。表页在报表中的序号在表页下方以标签的形式出现，称为“页标”。页标用“第1页''〜"第99999页”表示，如果当前表为第2页，则可以表示为@2。2.关键字。关键字是一种特殊的单元，可以惟一标识一个表页，用于在大量表页中快速选择表页。例如，一个资产负债表的表文件可存放一年12个月的资产负债表(甚至多年的多张表)，要对某一张表页的数据进行定位，就要设置一些定位标志，在报表系统中被称为关键字。报表系统共提供了六种关键字，它们是“单位名称”、“单位编号”、“年”、“季”、“月”、“日”，除此之外，报表系统还增加了一个自定义关键字，当定义名称为“周”和“旬”时有特殊意义，可以在业务函数中代表取数日期。关键字的显示位置在格式状态下设置，关键字的值则在数据状态下录入，每个报表可以定义多个关键字。3.函数。企业常用的财务报表数据一般来源于总账系统或报表系统本身，取自于报表的数据又可以分为从本表取数和从其他报表的表页取数。报表系统中，取数是通过函数实现的。(1)自总账取数的公式可以称之为账务函数。账务函数的基本格式为：函数名(〈科目编码〉，〈会计期间〉,[〈方向＞],[〈账套号＞],[＜会计年度＞],[〈编码1＞],[＜编码2＞]),其中•方向即“借"或"贷"，可以省略。•账套号为数字，缺省时默认为999账套。•会计年度即数据取数的年度，可以省略。•编码1与编码2与科目编码的核算账类有关，可以取科目的辅助账，如职员编码、项目编码等，如无辅助核算则省略。账务取数函数主要有：总账函数金额式数量式外币式期初额函数：QC()SQC()WQC()期末额函数：QM()SQM()WQM()发生额函数：FS()SFS()WFS()累计发生额函数：LFS()SLFS()WLFS()条件发生额函数：TFS()STFS()WTFS()对方科目发生额函数：DFS()SDFS()WDFS()净额函数：JE()SJE()WJE()汇率函数：HL（）（2）自本表本表页取数的函数。主要有以下几个：数据合计：PTOTAL（）平均值：PAVG（）最大值：PMAX（）最小值：PMIN（）（3）自本表其他表页取数的函数。对于取自本表其他表页的数据可以利用某个关键字,作为表页定位的依据或者直接以页标号作为定位依据，指定取某张表页的数据。可以使用SELECT（）函数从本表其他表页取数。例：如果C1单元取自上个月的C2单元的数据：C1=SELECT（C2,月@=月+1）。例：如果C1单元取自第二张表页的C2单元数据可表示为：C1=C2@2。（4）自其他报表取数的函数。对于取自其他报表的数据可以用“报表[.REP]”-＞单元

18的格式指定要取数的某张报表的单元。（三）使用报表模板生成报表财务报表系统中按照会计制度提供了不同行业的标准财务报表模板，简化了用户的报表格式设计工作。例4-21：调用资产负债表模板，生成资产负债表数据。操作演示：[4-21.htm]（四）自定义报表除了利用系统预置的报表模板生成报表之外,还可以利用自定义报表功能定义企业所需的管理报表。1.报表格式定义1）设置报表尺寸设置报表尺寸是指设置报表的行数和列数。2）定义组合单元有些内容如标题、编制单位、日期及货币单位等信息可能一个单元容纳不下，为了实现这些内容的输入和显示，需要定义组合单元。3）画表格线报表的尺寸设置完成后，在数据状态下，该报表是没有任何表格线的，为了满足查询和打印的需要，还需要划上表格线。4）输入报表项目报表的表间项目是指报表的文字内容，主要包括表头内容、表体项目和表尾项目等。5）定义报表行高和列宽如果报表中某些单元的行或列要求比较特殊，则需要调整该行的高度或列的宽度。提示：行高、列宽的单位为毫米。6）设置单元风格单元风格主要指的是单元内容的字体、字号、字型、对齐方式、颜色图案等。设置单元风格会使报表更符合阅读习惯，更加美观清晰。7）设置关键字关键字主要有六种：单位名称、单位编号、年、季、月、日，另外还可以自定义关键字。用户可以根据自己的需要设置相应的关键字。8）调整关键字位置如果关键字的位置不合适，可通过调整偏移量的方式来调整关键字的位置。关键字的位置可以用偏移量来表示，负数表示向左移，正数表示向右移。在调整时，可以通过输入正或负的数值进行调整。关键字偏移量单位为象素。例4-22：资产负债表（简易）编制单位：新瑞科技年月曰单位：元资产期末数负债及所有者权益期末数货币资金短期借款应收账款应付账款其他应收款应交税费存货应付利息固定资产负债合计

19减：累计折旧实收资本固定资产净值未分利润无形资产所有者权益合计资产合计权益合计制表人：说明：表头：标题“货币资金表”设置为“黑体、14号、居中”。编制单位及金额单位设置为“楷体、12号”。年、月、日应设为关键字。表体：表体中文字设置为“宋体、10号、居中”。表尾：“制表人：”设置为“楷体、10号、右对齐”.操作演示：[4-22.htm]1.报表公式定义报表格式设计完毕后，需填写报表数据，这样就得到了包含格式和数据的完整报表。使用报表处理系统，报表中的数据获取方法将发生很大变化。部分最基本的、最原始的报表数据，可通过手工直接输入的方法获取；报表内小计、合计等数据，可通过建立单元公式自动计算的方法获取；从其他报表中获取的数据，可通过建立表与表之间数据连接公式的方法来获取，从账簿中获取的数据，可通过建立账务取数和函数公式，从账务处理系统或其他会计处理系统中采集数据。由于大部分报表的单元公式，以及获取数据的方法相对稳定，在以后各月中不应再进行大的变动，系统都能够自动根据定义的公式和获取数据的方法采集数据并进行计算，因此，报表处理系统将大大节省编制报表的时间、减少编制错误，简单经济，把大量重复、复杂的劳动简单化，提高了工作效率。例4-23：（为了简化公式设置，只将有余额的科目列入计算公式中）资产项目公式：货币资金期末数=QM（“1001”，月）+QM（“1002”，月）应收账款期末数=QM（“1122”，月）其他应收款期末数=QM（“1221”，月）存货期末数=QM（“1403”，月）+QM（“1405”,月）+QM（“5001”，月）固定资产期末数=QM（“1601”，月）累计折旧期末数=QM（“1602”,月）固定资产净值期末数=固定资产期末数-累计折旧期末数无形资产期末数=QM（“1701”，月）资产合计期末数=货币资金期末数+应收账款期末数+其他应收款期末数+存货期末数+固定资产净值期末数+无形资产期末数负债及所有者权益项目公式：短期借款期末数=QM（"2001”，月）应付账款期末数=QM（“2202”，月）应交税费期末数=QM（“2221”，月）

20应付利息期末数=QM（“2231”，月）负债合计期末数=短期借款期末数+应付账款期末数+应交税金期末数+应付利息期末数实收资本期末数=QM（“4001”，月）未分利润期末数=QM（“4103"，月）+QM（“4104”，月）所有者权益合计期末数=实收资本期末数+未分利润期末数负债及所有者权益合计期末数=负债期末数+所有者权益期末数操作演示：[4-23.htm]1.生成报表数据生成报表数据主要是通过报表系统的计算功能，利用前面设置的报表计算公式对报表数据进行自动的运算。生成报表数据分成两步：一是输入关键字、二是表页重算。例4-24：输入关键字2011年1月31日，生成资产负债表数据。操作演示：[4-24.htm]（五）报表输出财会人员利用报表系统编制好会计报表后，这些报表就以文件的形式存放在磁介质中。为了使企业的管理者、投资人、债权人、财政部门以及税务部门能按其需要查看会计报表，报表系统提供了报表输出功能。1.报表输出的内容报表输出的内容包括以下几方面：（1）输出报表结构（表样）。输出报表结构，即可以输出不包括数据，而包括报表结构参数，如表尺寸、表单元类型、各类公式的空白表样。（2）输出编制完整的报表。输出包括数据和报表结构等完整的报表。（3）输出能被其他处理系统接收的数据。输出能被其他系统接收的数据，是指将报表数据以一定的形式，如以DBF数据库的形式，或以TXT文本文件的形式输出，供其他系统进行进一步的加工处理，提高自身的数据兼容性与通用性。2.报表输出的方式在输出报表时，一般有以下几种方式：（1）屏幕显示。屏幕显示是指将各种报表输出到屏幕上，报表使用者可以通过屏幕查看报表。（2）打印机输出。打印机输出是指将各种报表从打印机输出，供报表使用者查看。（3）磁盘输出。磁盘输出是指将各种报表以文件的形式输出到磁盘上，报表使用者，特别是上级主管部门、总公司可以直接用磁盘中的报表进行报表汇总。（4）网络传输。网络传输是指通过网络将各种报表从一个工作站传递到另一个或几个工作站，只要报表使用者的计算机在此网络环节中，便可以在各自的计算机上查看报表。3.打印设置打印设置是指在报表系统中财会人员可以根据打印的需要设置页边距、页眉、页脚、纸张大小、纸张来源等。财会人员可以使用报表系统提供的【打印设置】命令进行设置。五、工资核算系统在手工方式下，工资核算工作耗费财务人员大量的精力和时间，而且容易出错。采用计算机处理保证了工资数据的准确性和及时性，提高了工资核算的效率。

21工资核算系统以职工个人的各项工资数据为基础，计算应发工资、扣款和实发工资等，编制工资数据统计表；按部门和人员类别进行工资数据汇总，进行代扣个人所得税计算；提供多种方式的查询、打印工资发放表、各种汇总表及个人工资条；进行工资费用分配与计提,并实现自动生成工资凭证的处理。不同的财务软件和不同的用户、以及不同的应用模式，在操作流程上也有所区别。进入工资核算系统后，必须按正确的顺序调用系统的各项功能，才能保证其核算的正确性。企业为了进行工资核算，必须建立和健全职工档案、考勤制度、工时和产量完成记录等统计制度。保证工资卡、考勤记录、工时记录等准确无误。另外，我国工资业务中还需要处理有关水电、住房公积金、保险等代扣业务的记录。（-）工资核算系统的特点工资的核算是企业比较常见的一项工作，根据企业员工的多少，这项工作的繁简程度也不同。对于大型企业来说，工资核算是一项非常复杂的工作，而且它关系到职工的切身利益，这决定了工资核算子系统具有如下几方面的特点：1.数据量大。我国多数企业设置的工资项目较多，因此系统需要管理的原始数据量较大。对于一些短时间内固定不变的数据，比如职工姓名、编码、标准工资等需要在核算系统中长期保存。对于一些需要变动的数据，在进行工资业务处理时，数据修改、输入的工作量很大。2.业务处理的时限性、准确性要求高。企业发放工资的时间、流程确定以后一般不会频繁变更，因此企业财务部门必须按时核算、发放工资，而且工资金额必须核算准确，这样才不会损害员工的切身利益。3.处理业务重复性强，核算方法简单。工资业务虽然数据量大，但是由于是企业常见的一项工作，因此相关部门对于处理流程都比较熟悉，而且其核算方法比较简单，每月进行工资业务处理时只要输入每一职工的有关变动数据即可，有很强的规律性和重复性，因此工资核算业务也便于计算机处理。4.与成本核算子系统和账务处理系统存在数据传递关系。工资核算子系统可以作为一个相对独立的系统来使用，该系统除了进行每一职工的工资管理和统计分析工作外，工资分摊的结果以及工资计提和分配形成的转账凭证能够传递到成本核算子系统和账务处理子系统，从而提高整个会计信息系统数据处理的效率。（二）工资系统的操作流程多类别工资核算的基本操作流程如图所示。其中去掉标注了“*”的步骤即为单工资类别核算的基本操作流程。

22（三）初始设置1.建立工资账套。建立工资账套时可以根据建账向导分四步进行：即参数设置、扣税设置、扣零设置、人员编码。工资系统提供处理多个工资类别的功能。如果单位按周或一月多次发放工资，或者是单位中有多种不同类别（部门）的人员，工资发放项目不同，计算公式也不同，但需进行统一工资核算管理，应选择建立多个工资类别。选择代扣个人所得税后，系统将自动生成工资项目“代扣税”，并自动进行代扣税金的计算。扣零处理是指每次发放工资时零头扣下，积累取整，于下次工资发放时补上，系统在计算工资时将依据扣零类型（扣零至元、扣零至角、扣零至分）进行扣零计算；用户一旦选择了“扣零处理”，系统自动在固定工资项目中增加“本月扣零”和“上月扣零”两个项目，扣零的计算公式将由系统自动定义，无需设置。例4-25：工资类别个数设置为“多个”，核算币种设置为“人民币RMB”，要求代扣个人所得税,不进行扣零处理，人员编码长度设置为“3位”，启用日期设置为2011年1月。操作演示：[4-25.htm]2.人员类别设置。人员类别与工资费用的分配、分摊有关，以便于按人员类别进行工资汇总计算。

23例4-26：管理人员、销售人员、研发人员。操作演示：[4-26.htm]1.工资项目设置。工资项目设置即定义工资项目的名称、类型、宽度、小数、增减项。系统中有一些固定项目，是工资账中必不可少的，包括：“应发合计”，“扣款合计”，“实发合计”，这些项目不能删除和重命名。其他项目可根据实际情况定义或参照增加。如：基本工资、奖励工资、请假天数等。在此设置的工资项目是针对所有工资类别的全部工资项目。例4-27：项目名称类型长度小数位数增减项基本工资数字82增项岗位工资数字82增项交通补助数字82增项应发合计数字102增项请假扣款数字82减项住房公积金数字82减项代扣税数字1()2减项扣款合计数字1()2减项实发合计数字102增项请假天数数字82其它操作演示：[4-27.htm]2.银行名称设置。发放工资的银行可按需要设置多个，这里银行名称设置是对所有工资类别。例如：同一工资类别中的人员由于在不同的工作地点，需在不同的银行代发工资；或者不同的工资类别由不同的银行代发工资，均需设置相应的银行名称。3.建立工资类别在工资管理中，如果单位存在按周或每月多次发放工资、或者存在多种不同类别的人员，每一类人员的工资发放项目不同，计算公式亦不同,但又需要进行统一工资核算管理的情况,则可以通过建立不同的工资类别，实现多个类别的核算。例4-28：“正式人员”工资类别：所有部门；“临时人员”工资类别：只包括“研发部”。操作演示：[4-28.htm]4.设置人员档案人员档案的设置用于登记工资发放人员的姓名、职工编号、所在部门、人员类别等信息。此外，员工的增减变动也必须在本功能中处理。人员档案的操作是针对某个工资类别的，即应先打开相应的工资类别。例4-29：人员编号人员姓名部门名称1人员类账号是否中方是否计税别人员

24101张明管理室管理人员20110010001是是102陈力财务室管理人员20110010002是是103李南财务室管理人员20110010003是是104刘阳财务室管理人员20110010004是是201赵达销售部销售人员20110010005是是301白方采购部管理人员20110010006是是101周江研发部研发人员20110010007是是操作演示：[4-29-30.htm]1.设置工资项目的计算公式设置计算公式就是定义某些工资项目的计算公式及工资项目之间的运算关系。例如：缺勤扣款=基本工资/月工作日X缺勤天数。运用公式可直观表达工资项目的实际运算过程，灵活地进行工资计算处理。定义公式可通过选择工资项目、运算符、关系符、函数等组合完成。系统固定的工资项目，如“应发合计”、“扣款合计”、“实发合计”等的计算公式，系统根据工资项目设置的“增减项”自动给出，用户在此只能增加、修改、删除其他工资项目的计算公式。定义工资项目计算公式要符合逻辑。系统将对公式进行合法性检查，对不符合逻辑的公式，系统将给出错误提示。定义公式时要注意先后顺序，先得到的数据应先设置公式。例4-30：工资项目：基本工资、岗位工资、交通补助、应发合计、请假扣款、住房公积金、扣款合计、实发合计、代扣税、请假天数。计算公式：工资项目定义公式请假扣款请假天数X50住房公积金（基本工资+岗位工资）X0.1交通补助Iff（人员类别=''销售人员”，500,300）操作演示：[4-29-30.htm]2.录入职工基本工资数据。在工资系统日常业务处理开始前，将所有人员的每月相对不发生变化的工资项目数据或变化较小工资项目数据录入计算机，作为工资计算的基础数据。例4-31：姓名基本工资岗位工资张明50004000陈力30003000李南20002000刘阳25002500赵达45004000白方30003000

25周江40003600操作演示：[4-31.htm](四)日常业务处理1.工资计算每月输入工资数据的变动情况，进行工资计算。为了快速、准确地录入工资数据，系统提供以下功能：筛选、定位、替换、过滤器等。例4-32：①考勤情况：赵达请假2天，白方请假1天。②销售部业绩较好，每人增加奖励工资500元。操作演示：[4-32.htm]2.计算个人所得税鉴于许多企事业单位计算职工工资薪金所得税时的工作量较大，本系统特提供个人所得税的自动计算功能。用户只需自定义所得税的税率，系统就能自动计算个人所得税。(1)设置个人所得税税率表系统内置的计算所得税的算法是以2000元为起征点，按照国家规定的九级超额累进税率计算表进行计算。如果国家的税收政策发生变化，可以修改“基数”、“附加费用”和税率计算公式。(2)计算与申报个人所得税“个人所得税扣缴申报表”是个人纳税情况的记录，企业每月需要向税务机关上报。工资系统预置了该表中的栏目，并且提供了一些可选栏目供企业选择。系统默认以“实发工资”作为扣税基数，但企业可以自行选择其他工资项目作为扣税标准。例4-33：设置计税基数为2000。操作演示：[4-33.htm]3.工资分摊(1)分摊定义会计核算软件通过事先定义工资转账关系，就可以每月自动分配工资费用，生成转账凭证。定义工资转账关系就是定义工资费用分配的模板，即确定不同类别人员的工资计入不同的费用科目中去。(2)分摊生成工资费用是生产成本中人工费最主要的部分。工资费用分配是对工资费用进行工资总额的计提计算、分配及各种经费的计提，并编制转账会计凭证，传递到总账系统中。例4-34：应付工资总额等于工资项目“应发合计”。工资费用分配的转账分录：17^至«hXU1ms|的收6fill2211

2611引发人员MUImi操作演示：[4-34.htm]1.账表输出工资数据处理结果最终通过工资报表的形式反映，工资系统提供了主要的工资报表，报表的格式由系统提供，如果对报表提供的固定格式不满意，用户可以自行设计。(1)工资表。工资表包括：工资发放签名表、工资发放条、工资卡、部门工资汇总表、人员类别工资汇总表、条件汇总表、条件统计表、条件明细表、工资变动明细表、工资变动汇总表等由系统提供的原始表。主要用于本月工资发放和统计，用户可以对系统提供的工资表进行修改，令报表格式更符合单位的需要；用户也可以将修改后的报表还原到初始格式状O(2)工资分析表。工资分析表是以工资数据为基础，对部门、人员类别的工资数据进行分析和比较，产生各种分析表，供决策人员使用。六、固定资产系统固定资产管理系统主要完成单位的固定资产日常业务的核算和管理，以固定资产卡片形态，按月反映固定资产的增加、减少、原值变化及其他变动，并输出相应增减变动明细账，按月自动计提折旧，生成折旧分配凭证，同时输出一些同设备管理相关的报表和账簿。固定资产管理系统主要完成企业固定资产的卡片管理，即固定资产的增减变动业务处理、固定资产的计提折旧处理等。不同性质的企业固定资产的会计处理方法不同。固定资产系统提供企业单位应用方案和行政事业单位应用方案两种。行政事业单位应用方案与企业单位应用方案的差别在于行政事业单位整个账套不提固定资产折旧。下面以企业单位应用方案为例。(-)固定资产核算系统的特点对于固定资产较多的企业，固定资产的处理业务比较繁杂，计提折旧的工作量比较大,每月都要对每项固定资产的月折旧额和累计折旧额进行计算，并按部门或资产类别进行汇总，同时编制相应的固定资产管理报表，因此固定资产核算系统具有以下几个主要特点：(1)初始化数据量大，数据保留时间长。在工业企业中，固定资产一般数量众多，而且单位价值较高，反映每一种固定资产的项目也比较多。而且对实际中的每一种固定资产都要对其建立个别的固定资产管理卡片，因此固定资产核算系统的初始化数据量比较大，相关资料也要跨年度长期保存。(2)日常数据输入量少，数据处理方式比较简单。固定资产核算系统除了在投入运行时需要对系统的初始化设置进行大量的原始数据输入外，在系统的日常业务处理中一般只需要输入固定资产的购入、清理及内部变动情况。固定资产系统的数据处理主要是折旧的计算及各种报表的输出。由于折旧的计提是根据事先定义的公式来进行的，且计算方法较简单，所以在计算机方式下进行处理更为容易。(3)统计功能要求较高，输出内容较多。首先，由于实际工作中企业所拥有的固定资

27产种类、数量繁多，且需要满足企业多方面的核算和管理需要，因此固定资产核算系统一般都具有较强的统计与查询功能。其次，在实际中企业的资产信息通常以报表及卡片的形式表现出来，因此，固定资产核算系统所提供的各种报表及卡片的输出形式也较多。（二）操作流程固定资产系统基本操作流程。工作H入贵产支功费产田估（三）初始设置1.建立固定资产账套控制参数设置在系统第一次运行时进行。主要是确定固定资产系统基本原则、启用月份、主要折旧方法、编码规则和与账务系统的接口。例4-35：控制参数参数设置约定与说明我同意启用月份2011.01折旧信息本账套计提折旧；折旧方法：平均年限法（一）；折旧汇总分配周期：1个月；当（月初已计提月份=可使用月份-1）时，将剩余折旧全部提足编码方式资产类别编码方式：2112；固定资产编码方式：按“类别编码+部门编码+序号”自动编码，卡片序号长度为“3”财务接口与账务系统进行对账：对账科目：固定资产对账科目：1601固定资产；累计折旧对账科目：1602累计折旧补充参数业务发生后立即制单；月末结账前一定要完成制单登账业务；固定资产缺省入账科目：1601,累计折旧缺省入账科目：1602操作演示：

28[4-35.htm]1.设置资产类别固定资产的种类繁多，规格不一。要强化固定资产管理、及时准确作好固定资产核算，必须科学地建立固定资产的分类，为核算和统计管理提供依据。企业可根据自身的特点和管理要求，确定一个较为合理的资产分类方法。例4-36：编码类别名称净残值率单位计提属性01交通运输设备1%正常计提02电子设备.时正常计提03其他4%正常计提操作演示：[4-36.htm]2.设置资产增减方式对应入账科目增减方式包括增加方式和减少方式两类。资产增加或减少方式用以确定资产计价和处理原则，同时明确资产的增加或减少方式可以方便对固定资产增减进行归类汇总。固定资产增加的方式主要有：直接购买、投资者投入、捐赠、盘盈、在建工程转入、融资租入。减少的方式主要有：出售、盘亏、投资转出、捐赠转出、报废、毁损、融资租出等。3.输入期初固定资产卡片固定资产卡片记录了企业固定资产的基本情况，这些内容是固定资产核算和管理的基础因此在使用固定资产系统进行核算前，必须将企业现有的固定资产原始卡片资料录入系统，以保持历史资料的连续性和严格固定资产的管理。原始卡片的录入不限制必须在第一个期间结账前，任何时候都可以录入原始卡片。例4-37：固定资产名称类别编号所在部门增加方式可使用年限开始使用日期原值累计折10对应折旧科目名称轿车01管理室直接购入102008.11.150000070000管理费用/折旧费运输车01采购部直接购入102009.12.126000050000管理费用/折旧费计算机02研发部直接购入52009.12.1100003000制造费用复印机02销售部直接购入52009.12.1300007000管理费用/折旧费合计800000140000操作演示：[4-37.htm]（四）日常业务处理1.资产增减。当企业由于各种原因而增加或减少其固定资产的时候，就需要进行相应的处理，根据固定资产增减变动记录更新固定资产卡片文件，以保证折旧计算的正确性。例4-38：1月21日，研发部购买打印机一台，价值3000元，净残值率4乐预计使用年限5年。操作演示：

29[4-38.htm]1.资产变动。固定资产日常使用中出现原值变动、部门转移、使用状况变动、使用年限调整、折旧方法调整、净残值(率)调整、工作总量调整、累计折旧调整、资产类别调整等情况时，需通过变动单进行处理。变动单是指在资产在使用过程中由于固定资产卡片上某些项目调整而编制的原始凭证。2.计提折旧自动计提折旧是固定资产系统的主要功能之一。用户可以根据录入系统的资料，利用系统提供的“折旧计提”功能对各项资产每期计提一次折旧，并自动生成折旧分配表，然后制作记账凭证，将本期的折旧费用自动登账。当开始计提折旧时，系统将自动计提所有资产当期折旧额，并将当期的折旧额自动累加到累计折旧项目中。计提工作完成后，需要进行折旧分配，形成折旧费用。系统除了自动生成折旧清单外，同时还生成折旧分配表，从而完成本期折旧费用登账工作。系统提供的折旧清单显示了所有应计提折旧资产所计提的折旧数据额。折旧分配表是制作记账凭证，把计提折旧额分配到有关成本和费用的依据。折旧分配表有两种类型：类别折旧分配表和部门折旧分配表。生成折旧分配表由“折旧汇总分配周期”决定，因此，制作记账凭证要在生成折旧分配表后进行。计提折旧遵循以下原则：(1)在一个期间内可以多次计提折旧，每次计提折旧后，只将计提的折旧累加到月初的累计折旧上，不会重复累计。(2)若上次计提折旧已制单并传递到总账系统，则必须删除该凭证才能重新计提折旧。(3)计提折旧后又对账套进行了影响折旧计算或分配的操作，必须重新计提折旧，否则系统不允许结账。(4)若自定义的折旧方法月折旧率或月折旧额出现负数，系统自动中止计提。(5)资产的使用部门和资产折旧要汇总的部门可能不同。为了加强资产管理，使用部门必须是明细部门，而折旧分配部门不一定分配到明细部门。不同的单位处理可能不同，因此要在计提折旧后，分配折旧费用时作出选择。例4-39：计提本月折旧，生成记账凭证。操作演示：[4-39.htm]3.账表输出用户可以通过系统提供的账表管理功能，及时掌握资产的统计、汇总和其它各方面的信息。账表包括账簿、折旧表、统计表、分析表4类。(1)账簿系统自动生成的账簿包括(单个)固定资产明细账、(部门、类别)明细账、固定资产登记簿和固定资产总账。这些账簿以不同方式序时地反映了资产变化情况(2)折旧表系统提供了4种折旧表，即(部门)折旧计提汇总表、固定资产及累计折旧表和固定资产折旧计算明细表。通过该类表可以了解并掌握本企业所有资产本期、本年乃至某部门计提折旧及其明细情况。(3)统计表统计表是由于管理资产的需要，按管理目的统计的数据。系统提供了7种统计表，即固定资产原值一览表、固定资产统计表、评估汇总表、评估变动表、盘盈盘亏报告表、逾龄资产统计表和役龄资产统计表。（4）分析表

30分析表主要通过对固定资产的综合分析，为管理者提供管理和决策依据。系统提供了4种分析表，即价值结构分析表、固定资产使用状况分析表、部门构成分析表和类别构成分析表。七、应收/应付核算系统应收/应付系统主要用于核算和管理本企业与对方企业（客户、供应商等）之间的往来款项。应收账款核算系统的任务是通过发票、其他应收单、收款单等单据的录入，对企业的往来账款进行综合管理，及时、准确地提供客户的往来账款增减变动及余额清空，使会计人员和企业管理人员能及时掌握企业的资金流动状况和货款收回情况，对过期未收回的款项进行及时有效的催款和清理，从而加强对销售过程的控制和管理，加速资金周转，最大限度地减少坏账损失，提高企业的经济效益。应收账款核算系统还能够提供各种分析报表，如账龄分析表、周转分析表、欠款分析表、坏账分析表、回款情况分析表等。应付账款核算系统的任务是通过发票、其他应付单、付款单等单据的录入，对企业的往来账款进行综合管理，及时、准确地提供供应商的往来账款余额资料，及时反映本企业的流动负债数额及偿还流动负债所需资金，并提醒经营者及时完整地偿还各项应付款项，保证良好的供货关系，确保企业的赊购地位，并尽可能地享受各种折扣优惠。另外应付账款核算系统也可以提供各种分析报表，如账龄分析表、周转分析表、欠款分析表、坏账分析表、回款情况分析表等。通过应收/应付系统提供的各种分析数据，可以为企业制定政策提供依据，从而提高企业的财务管理能力。（―）初始设置1.往来单位档案设置为了对不同类型的客户和供应商进行更有针对性的管理，在进行单位档案的设置之前，如单位需要将往来单位按一定的标准进行分类，先要完成对往来单位的分类设置。应收系统的客户资料管理用来给购货的客户建立客户档案，以便于对客户进行管理。在这里最主要的设置是客户编码和客户单位名称，客户单位名称一般为客户单位的全称。此外，客户的银行账号、电话、邮政编码等客户资料也是设置的内容。一般来说，客户编码一经设置并使用则既不允许删除也不允许修改，但可以修改客户的名称，也可以在日常业务过程中随时增加新的客户。2.收付结算设置采用赊销方式进行销售时，为了促使客户及时支付货款，当客户能够在一定的期限内付款时，可以给客户一定的折扣。从供应商角度看,需设置付款条件；从销售商角度看，需设置收款条件；在软件中，我们将这两个称谓合并称为“付款条件”。付款条件通常表示为“5/10,2/20,n/30"，它的意思是客户在10天内偿还货款，可得到5%的折扣，只付原价的95%的货款：在20天内偿还货款，可得到2%的折扣，只要付原价的98%的货款；在30天内偿还货款，则须按照全额支付货款；在30天以后偿还货款，则不仅要按全额支付货款，可能还要支付延期付款利息或违约金。收付结算设置还包括结算方式设置和开户银行设置。3.输入应收应付期初数据使用应收账款核算模块前，要将启用时未结算完的所有往来单位的应收/应付/预收/预付款等数据录入计算机，以便于以后使用中进行核销处理。（-）日常业务处理L采购发票和销售发票的处理单据录入是应收/应付系统的处理的起点，可以录入销售/采购业务中的各类发票，以及销售/采购业务之外的应收/应付单。根据业务模型的不同,用户可以处理的单据类型也不同。从销售系统转入的单据不允许删除，已审核的单据不能删除。

31例4-40：1月6日，采购部白方向北京万明公司订购空白光盘，数量为4000张，单价为2元，将收到的货物验收入材料库。填制采购入库单。当天收到该笔货物的专用发票一张，价税合计9360元，发票号F001。填制采购发票。操作演示：[4-40.htm]1.收款单和付款单的处理收款单是收到款项而输入的单据。付款单是支付货款及其他应付款项而填制的单据。收款单/付款单要求输入的基本数据有：客户编码/供应商编码、结算方式（如：现金、支票、汇票等）、金额、结算科目、银行账号、币种、部门、业务员、款项类型等。2.应收/应付款核销应收/应付账款核销就是指确定收、付款单与应收/应付单据之间的对应关系的操作，即需要指明每一次收款是收的哪几笔销售业务的款项，每一次付款是付的哪几笔采购业务的款项。例4-41：财务部门根据采购发票开出转账支票（票号C001）一张，金额9360元，付清采购货款。填制付款单并进行核销处理。操作演示：[4-41.htm]3.转账处理应收冲应收。应收冲应收是指将一家客户的应收款转到另一家客户中。预收冲应收。通过预收冲应收处理可以完成客户的预收款（红字预收款）与该客户的应收款（红字应收）之间的核销业务。应收冲应付。即用客户的应收账款来充抵欠该客户的应付账款。红票对冲。红票对冲可实现客户的红字应收单据与其蓝字应收单据、收款单与付款单之间进行充抵的操作。系统提供两种处理方式：自动冲销和手工冲销。自动冲销可同时对多个客户依据对冲规则进行红票对冲，提高红票对冲的效率。自动冲销对红票对冲提供进度条，并提交自动红冲报告，用户可了解自动红冲的完成情况及失败原因。手工冲销只能对一个客户进行红票对冲，可自行选择红票对冲的单据，提高红票对冲的灵活性。手工红票对冲时采用上下两个列表形式，红票记录全部采用红色显示，蓝票记录全部采用黑色显示。4.制单处理制单及生成凭证并将凭证传递到总账系统。应收款系统在各个业务处理过程中都提供了实时制单的功能。应付系统的制单处理和应收系统类似，目的是为了根据发生的业务生成记账凭证，并将凭证传递至总账系统中记账。5.应收/应付账龄分析应收/应付账款的账龄分析是往来管理的重要内容之一，通过应收账款账龄分析表对应收账款拖欠时间的整理归类和分析，可以了解企业管理人员收款工作的效率，还可以了解往来客户所欠应收款在时间上的分布情况，便于管理者更好地管理应收账款。6.应收/应付账款查询应收/应付账款查询包括单据查询和账表查询两个方面。单据查询包括销售发票和采购发票、收款单和付款单等单据的查询。账表查询可以进行往来总账、往来明细账、往来余额表的查询，并可以实现总账、明细账、单据之间的联查。