九段秘书-PPT课件

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九段秘书1

1目录1、名词解析2、全员学习体现的重要性3、从九段秘书看执行力4、从九段秘书看习惯5、从九段秘书看发展6、交流2

2一、何为九段秘书？所谓“九段秘书”是指秘书在安排一次工作会议时，要做到发通知、抓落实、重检查、勤准备、细准备、作记录、发记录、定责任，最后将整个会议过程做成标准化会议流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，形成不依赖于任何人的会议服务体系。每段流程凸显的价值不同，圆满完成全部九个阶段流程的秘书方可称为“九段秘书”。3

3结果定义改变员工行为，基于客户价值的结果定义是执行的起点。任务与结果的差别，是很多企业的“心病”：有时候并不是员工不尽力，大家似乎都在工作，但企业却拿不到结果，导致销售下降，质量波动，人心浮动，没有业绩。同样，这也是员工们的疑惑：我这么努力，“圆满”地完成了任务，为什么老板还是不满意？关键就在于，我们没有把重点放到结果上，被“完成任务”迷惑了。其实在大多数情况下，对于我们想要的结果，不是办不到，而是因为我们没有执著地办到。4

41段2段3段4段5段6段7段8段9段发个会议通知――用电子邮件或在黑板上发个会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议。抓落实――发通知之后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到。通过重检查－－发通知，落实到人后，第二天在会前３０分钟提醒与会者参会，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席情况，也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。勤准备――发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议。细准备――发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？总裁的议题是什么？然后给与会者发去过去与这议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健忘的呀，否则就不会对经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）。做记录――发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）。发纪录――会后整理好会议记录（录音）给总经理，然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员。定责任――将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理。流程化标准化――把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何能人的会议服务体系！5

5二、全员学习体现的重要性?国家电网、中国移动、中国联通、中国网通、中国电信、联想集团、西门子三星电子、日本松下、摩托罗拉、首创科技、海信集团、海尔集团、诺基亚三九药业、东风汽车、宇通客车、广州本田、中国兵器、将军集团、中石化中国银行、建设银行、神华集团、华润营造、华天集团、华融综投、飞利浦华立集团、国航货运、海南航空、首钢集团、怀建集团、乐天食品、可口可乐乐天集团、伊利集团、张裕集团、青岛啤酒、长城酿酒、蒙牛乳业、王老吉药业中电财投、辽河油田、大庆油田、台山电厂、珠海电厂、河北电力、准格尔电厂有这么多知名的企业在关注、学习九段秘书，是他们要开秘书学校吗？不是，是因为九段秘书这一个体系对其它岗位可借鉴可学习。6

6三、从九段秘书看执行力A：什么是执行力？指的是贯彻战略意图，完成预定目标的操作能力。是把企业战略、规划转化成为效益、成果的关键。执行力包含完成任务的意愿，完成任务的能力，完成任务的程度。执行力：对个人而言执行力就是办事能力；对团队而言执行力就是战斗力；对企业而言执行力就是经营能力。而衡量执行力的标准，对个人而言是按时按质按量完成自己的工作任务；对企业而言就是在预定的时间内完成企业的战略目标。7

7B：中层的作用：中层主管既是执行者，又是领导者。其作用发挥得好，是高层联系基层的一座桥梁；发挥得不好，是横在高层与基层之间的一堵墙。企业决策层对各种方案的认可，需要得到中层的严格执行和组织实施。如果企业全体中层队伍的执行力很弱，与决策方案无法相匹配，那麽企业的各种方案是无法实施成功的。8

8C：执行力差的表现：无高度：企业的决策方案在执行的过程当中，标准渐渐降低、甚至完全走样，越到後面离原定的标准越远。无速度：企业的计划在执行过程当中，经常延误，有些工作甚至不了了之，严重影响了计划的执行速度。无力度：企业制定的一些政策在执行过程中，力度越来越小，许多工作做的虎头蛇尾，没有成效。9

9D：提高执行力应提高的八项能力：领悟能力计划能力指挥能力　控制能力协调能力授权能力判断能力创新能力10

10领悟能力：悟透一件事，胜过草率做十件事，并且会事半功倍。计划能力：做好20%的重要工作，等於创造80%的业绩。指挥能力：指挥的最高艺术，是部属能够自我指挥。控制能力：最理想的控制，就是让部属通过目标管理方式实现自我控制。协调能力：最好的协调关系就是实现共蠃。授权能力：成就部属，就是成就自己。判断能力：化危机为转机，最後变成良机。创新能力：创新无极限，唯有创新，才能生存。你具备了哪些？11

11E：提高执行力应具备的管理心态学会用老板眼光看企业：在老板看来，管理很简单，就是两件事：一是扩大业务范围，增加业务收入；另一件事就是降低管理成本，控制运作费用。其实这两件事，最终是一件事，收入减去成本，减去费用，就是利润。所以归根到底老板是看利润的，利润要从管理中来从被领导中学习领导：在领导人看来，领导也很简单，就是两件事：一是用人，用人所长、容人所短；二是激励，通过正面激励，引导下属往前跑，通过负面激励，推着下属往前走。在每个人的成长过程中，会经历大大小小许多领导，只要用心学习，不管是什么样的领导，都可以从正反两方面学到经验和教训。12

12F：没有执行力企业就会陷入：高层怨中层，中层怪员工，员工怨高层的怪圈。没有执行力企业就会丧失竞争力：“结果导向”才是个人执行力的突破点；0.1永远都大于0；一个差的结果也比没有结果强。不完美不是放弃的理由；注重细节；小进步往往是制胜的关键。做事认真第一，聪明第二；做一个信守承诺、结果导向、永不言败的执行型人才。13

13F-1、“千斤重担众人挑，人人头上有指标”一个企业的运营，首先要让你的团队奔跑起来，目标要明确，信心很重要，内部竞争力则更是奔跑的内驱力。让团队的每一个人都清楚的知道自己所要的结果，并不断的为达成目标而努力。14

14F-2现在的问题是：“我已经按要求的做了”，“我已经照你说的做了”，“我已经尽到我最大的努力了”，诸如此类的说辞。一个企业之所以不消亡，不是因为我们做了什么，而是因为我们做的结果如何。执行，要的就是一个结果，而任务并不能等同于结果。如何才能获得自己想要的结果呢？执行力！这是获得理想结果的关键因素。15

15所以：必须突破执行力16

16听个故事：一位老和尚，他身边有着一帮虔诚的弟子。这一天，他嘱咐弟子每人去南山打一担柴回来。弟子们匆匆行至离山不远的河边，人人目瞪口呆。只见洪水从山上奔泻而下，无论如何也休想渡河打柴了。无功而返，弟子们都有些垂头丧气，唯独一个小和尚与师父坦然相对。师父问其原因，小和尚从怀里掏出一个苹果，递给师父说，过不了河，打不了柴，见河边有棵苹果树，我就顺手把树上唯一的一个苹果摘来了。后来，这个小和尚成了师父的衣钵传人。这个故事非常有价值，它也正是揭示了执行中的一个基本原理：执行就是要一个结果，一个差的结果也比没有结果强。17

17评述一下：不少人把工作当做是任务，只要我做了单位安排的事情了，就算完成任务了。至于事情的结果如何，那就似乎不关我的事了。用一句话取代了事情的结果——“我已经很努力的去做了，事情的结果就顺其自然了吧。”但是，我们往往要求的不是你要怎么样做，而是你一定要达到怎样的一个结果，结果才是我们工作的最终目的。在工作面前，结果第一，理由第二，不需要为自己没有达成的目标找借口。18

18看一组数据：近二十年来，从美国西点军校毕业出来的董事长，有一千多名，副董事长也有两千多名，总经理或董事这一级的也有五千多名。世界上也许没有任何一家商学院能够培养出来这么多的顶级人才。为什么不是商学院而是西点军校呢？我们可以看一下西点军校对学生要求的标准——准时、守纪、严格、政治、刚毅。这些都是任何一家优秀企业对其领导人要求的最基本的素质，也是最值得挖掘和培养的素质。相比较而言，商学院却更多地交给学生商业知识和经验，较缺乏对一个人最基本的人文素质的培养。19

19说明了什么？世界上无数的人拥有卓越的智慧，只有少数有执行力的人才能获得成功。执行力有8字方针：认真第一，聪明第二。不认真与太过于聪明，是一个问题的两面。聪明人一生都在想办法，想如何找到更好的办法超过对手，而不是认认真真做事来超过对手。在一个“小聪明”的环境中，往往会适得其反，得不到自己想要的结果。这个简单的道理，你懂得！20

20F-3优秀成功人士的特质优秀的成功人士并不像许多书总结的那样，必须具备那么多的“优秀特质”。在历史上，既有像克林顿那样风流倜傥仍然不失为最优秀总统的人，也有像司马迁那样不问世事、埋头做史学研究和史学写作的人；既有像上一届的总理朱鎔基那样性格刚烈获得世人拥戴的人，也有像伟大的总理周恩来这样从容不迫，把很多问题处理的非常完美的人。由此，我们可以得出一个结论，成功的人士与性格、心胸、知识素质，甚至民族、种族都没有必然的联系，在他们身上，只有一点是共同的——那就是对自己深深的责任感，认真第一。也就是说，世界上所有的优秀人才，都有一个共同的特点：对自己负责任——这就是执行型人才的特点。这个结果意味着，如果你想得到一个有执行才能的人，那么首要的要素就是“看他是不是对自己真正的负责”。21

21疑问？为什么一个在码头擦鞋的愣头小子可以成为华人首富？22

22再听一个故事有这么一个破落贵族的后代，通过广施仁德，远播贤名，使得文有卧龙，凤雏辅佐，武有关、张、赵鼎力相助，逐步实施三分天下的战略方针，最终以一介织席贩履的庶民，成为开创蜀国大业的一代君王。《三国演义》讲述了曹操、孙权、刘备三分天下，虽然三个人各有千秋，但就成功背后的战略与执行能力而言，坦率的说，刘备是最优秀的。那么刘备是如何获得人才的呢？他的方式是：23

23第一：信守承诺。刘、关、张“三结义”是承诺的千古佳话。通过“结义”这种承诺方式，刘备获得了事业的起点：两员武艺超群的武将。第二：结果导向。刘备知道自己的弱点，所以，到处寻找有才干的人才，结交有能力的才子，目的就是要未来做一番大事。他知道要想使“三结义的承诺”能够得以持续，就要将心比心。他与张飞、关羽吃睡都在一起，获得了张飞和关羽对他的赤胆忠心。即便后来曹操用高官与赤兔马，也没有引起关羽一丝动摇。第三：永不言败。刘备请出诸葛亮已经成为千古佳话。所有的人都知道人才很重要，但是在怎样获得人才的道理上，刘备“三顾茅庐”给我们做了一个执行的好榜样。试想想，大雪之中在茅屋外等待是什么滋味？24

24EG:例子：一老板叫一员工去买下复印纸。员工就去了，买了三张复印纸回来。老板大叫，三张复印纸，怎么够，我至少要三摞。员工第二天就去买了三摞复印纸回来。老板一看，又叫，你怎么买了B5的，我要的是A4的。员工过了几天，买了三摞A4的复印纸回来，老板骂道:怎么买了一个星期，才买好？员工回：你又没有说什么时候要。就买下复印纸，员工跑了三趟，老板气了三次。老板会摇头叹道，员工执行力太差了！员工心里会说，老板能力欠缺，连个任务都交待不清楚，只会支使下属白忙活！问题出在哪呢？员工为什么不能做上司的替身，站在上司的角度想这个简单的问题。去买复印纸之前，应该就去相关部门了解一下平时都用什么类型的纸，一般一次采购要多少，然后再行动。无所不包的计划是僵化！理性的执行才是真正的执行！老板怎么就没有根据不同的对象发布不同的指令呢？新员工，老员工，A部门的员工，B部门的员工，......领悟力不同，接触范围不同。古语说“知人善任”，作为现代企业经营管理者，不仅要“知人善任”还要“知人善用”。作一个下属，做好上司的“替身”才能实现“为社会工作，为组织工作，为老总工作，更为自己工作”。25

25EG:康熙执政期间，杀鳌拜，撤除吴三桂等三藩势力（1673年），统一台湾（1684年），平定准噶尔汗噶尔丹叛乱（1688年-1697年）签定了中俄《尼布楚条约》，维持了东北边境一百五十多年的边界和平。他每天工作到晚上1—2点。当日事当日毕。在位61年，是中国历史上在位时间最长的皇帝。这才成就了千古一帝。26

26点评：其实很多事情都是相通的，举简单的一个人际关系上的例子，当你向朋友提出需要帮助的请求时，有的人会简单地说抱歉无能为力，有的人会帮助解决一部分问题，而有的人虽然不是很懂，但是他会通过其他一些途径帮你解决问题。对细节的关注，对问题考虑的全面性，都体现了你对那个朋友的重视程度，而且很多东西都是先付出才会有回报的。当你希望别人怎么对你时，就应该首先学会怎样对待别人。相信下次当你自己需要帮助时，你的朋友也会以同样的态度来对待。多一份对细节的关注，多一份追求完美的心态，相信我们都会收获更多。27

27Eg:在美国某公司的一次促销会上，销售经理请与会者都站起来，看看自己的座椅下面有什么东西。结果每个按照要求做的人都在自己的椅子下面发现了钱——最少的捡到一枚硬币，最多的有人捡到了100美元。这位经理说：“这些钱谁捡到就归谁了，但你们知道我为什么这样做吗？”与会人员用眼神和表情相互交换了意见之后，面面相觑，不明白经理的用意。最后经理一字一顿地说：“我只不过想告诉你们一个最容易被忽视甚至忘掉的道理：坐着不动是永远也赚不到钱的！”28

28四、从九段秘书看习惯A：名词解释：《现代汉语词典》对“习惯”二字，也基本上是这样解释的：长时期养成的不易改变的动作、生活方式、社会风尚等。美国的畅销书——《习惯的力量》中对“习惯”二字的如下解释：1一种重复性的、通常为无意识的日常行为规律，它往往通过对某种行为的不断重复而获得；2思维和性格的某种倾向。同时，在《美国传统词典》中也对“习惯”一词做了这样的解释，即一种习惯性的态度和行为。点评：原来我们东西方对“习惯”二字的定义是不同的、是有着巨大差异的。而当今时代，又是一个正在向世界一体化迅猛发展的时代，这条鸿沟不弥合，将会产生许多歧义。我们也可以理解为：一句话，它是指我们在后天生活中“习”而成“惯”的种种个性特质。29

29试问：倘若终生学习已成了你的习惯，那你怎么能做不到时时学习呢？　　倘若积极心态已成了你的习惯，那你怎么能做不到情绪高昂呢？　　倘若锻炼身体已成了你的习惯，那你怎么能做不到时常锻炼呢？　　倘若爱人如己已成了你的习惯，那你怎么能做不到慷慨热情呢？　　倘若做事认真已成了你的习惯，那你怎么能做不到凡事负责呢？　　倘若清正廉洁已成了你的习惯，那你怎么能做不到为官清廉呢？　　倘若专心致志已成了你的习惯，那你怎么能做不到读书用功呢？　　倘若观赛礼仪已成了你的习惯，那你怎么能做不到文明看球呢？　　倘若遵纪守法已成了你的习惯，那你怎么能做不到奉公守法呢？　　倘若企业优质产品、优质服务所需要的每一个细节、每一种规范、每一种量化标准成了每个员工的习惯，那我们怎么能做不到顾客满意、社会满意、老板满意、员工自己也满意呢？30

30耳熟能详的故事吴王与孙武练兵孙子是春秋时期非常有名的军事指挥家，他来到吴国之后，吴王把他当作上宾款待。有一天，吴王对孙子说：“孙子呀，都说你的军事理论很强，我想知道你能不能带兵打仗?”孙子回答道：“你给我兵，我就能带。你给我一支军队，我一定能把它训练成非常优秀的军队。”“无论什么人，你都能把他们训练成一支军队吗?”吴王又问，孙子说：“没问题。”于是，吴王指着自己的宫女说：“你能把我这群宫女训练成军队吗?”孙子说：“你只要给我权力，我就能把这些宫女全部训练成军人。”“好，我给你权力，限时三个时辰”吴王说。于是，孙子和吴王的宫女们都站在了训练场上。这些宫女从来没受过军事训练，只是觉得这件事很有趣，大家你推我搡闹作一团。吴王看着这情景，也觉得新鲜好玩，就把他最宠爱的两个妃子也叫了过来，并让她们担任两队宫女的队长。孙子开始练兵，他大声说道：“大家停止喧哗，马上列队站好，左边一队右边一队。”但是没人听他的话，宫女和妃子还是在原地嬉笑打闹。孙子也不着急，他大声说：“这是我第一次说，大家没听明白，这是我的问题。现在我第二次要求你们列队。”这些“女兵”依然没什么反应，玩笑依旧。这时孙子又说话了：“我第一次讲话大家没听明白，那是我的错;第二次没听明白，可能还是我的错。下面我开始说第三遍——大家列队，左队站左边，右队站右边。”第三次说话结束了，还是没人按照口令行事。孙子沉下脸来严肃地说：“第一次大家没听明白，是我的错误;第二次大家也没听明白，还是我的错;但是，第三次没听明白就是你们的问题。来人，把那两个队长带到一边去，立刻斩首。”马上有士兵上来把那两个妃子抓了起来。这时，吴王赶紧对孙子说：“不能这样!我只是说着玩的，千万别动真的。”孙子说：“你是不是给我权力了?现在军权在我手中，立刻斩首。”士兵咔咔两刀把两个妃子砍了。见到这种阵势，众宫女马上肃然而立，所以，没用三个时辰，两个队列就成形了。31

31eg西班牙历史上曾有一个正义化身的国王叫彼得罗一世。一天，大法官去世。国王宣布公开选拔，有三个人前来自荐，他们分别是宫廷很有名望的贵族、曾经南征北战的英勇武士、一名普通的中学教师。一日，国王率众臣来到城中，百姓也纷纷来看是怎样选的。来到一个池塘边停了下来，只见池塘上漂浮着几个木凳子。国王先问贵族：池塘里共有几只凳子？贵族到池塘边数了数，说：“一共6个，陛下”。国王接着问武士同样的问题，武士直接回答：“陛下，我也看到了，一共6个”。群众窃窃私语，议论为什么这么简单？最后，国王问教师：池塘里共有几只凳子？教师什么也没说，脱掉鞋子，跳下去把凳子拿了上来，说：“陛下，一共3个，它们被从中间切开了”。结果，国王当即对着教师宣布“你知道如何执法，法官是你的了”。32

32Eg：2004年仲夏，世界上最成功、最强势的“全球第一CEO”，在北京举办了为期4天的“2004年杰克·韦尔奇与中国企业高峰论坛”。在这次有2000多名中国工商界精英参与的头脑风暴中，许多人都希望从杰克·韦尔奇那儿得到“一招灵”式的秘诀，但他们大多都失望了。而下面这段经典而简短的对话，却永远留在了许多人的脑海里：有中国企业家问：“我们大家知道的都差不多，但为什么我们与你们的差距却那么大？”这位通用电气前总裁、20世纪全球最杰出的经理人一字一句地回答说：“你们‘知道’了，但我们‘做到’了。”33

33Eg：还记得我们儒家经典最有代表性的《论语》开篇第一句说的是什么吗？“学而时习之，不亦说乎？”你看，这儒家经典开篇第一句就出现了一个“习”字，就在强调“习”的重要和意义。而如果我们细细品味，这“习”不就是“学习”的“习”吗？　那我们老在说“学习”——企业要成为学习型企业，城市要成为学习型城市，国家要成为学习型国家——那究竟何为“学习”呢？　　以上这句出自我们中华民族最伟大的教育家孔子之口的经典名言，不就再清楚不过地告诉了我们——所谓“学习”不是指别的，而是指“学”了还要不断“习”、时时“习”。因为只有不断“习”，才能温故知新；只有时时“习”，才能熟能生巧；而对许多其他东西，也只有不断“习”、时时“习”，才能“习”而成“惯”，才能变“知道”为“做到”。可我们目前有多少人在“学而时习之”呢？依我之见，我们几乎大部分人都把“学习”两字的本义给忘记了。学而不习、知而不践、说而不行、言而不信，反倒成了时尚。34

34我们再来看看总结了我们几千年文化的《三字经》开篇第一句又是如何说的：“人之初，性本善；性相近，习相远。”这《三字经》开篇第一句也不约而同地出现了一个“习”字，也在强调“习”的重要和意义。那这里的“习”是何含义呢？如果说《论语》中的“习”还有温故知新、熟能生巧的含义，那这里的“习”显然就完完全全是指“习惯”了。它分明就在告诉我们：我们人性原本是善的，先天的个性虽有差异，但总体差异并不是很大；而到了后来，我们人与人之间之所以有如此大的差异，也就差在这后天所养成的各种不同习惯上。35

35五、从九段秘书看发展再多的知识、再伟大的智慧，如果不能应用到行动上，也将只是毫无意义的资料。同样，一个人的行动如果没有凝结着相应的知识和智慧，就只能是盲动，是没有意义的行动；只有凝聚着智慧的行动，才能够达到预期的目标，才能够取得成功。36

36企业靠员工提供的结果生存，员工提供了什么样的结果决定了企业获得什么样的出路！做强做大是一个结果，而这个结果只能从员工处获得。执行力的培训就是要获得强大的结果，获得持续的结果，通过强大员工的锻造，造就一个强大的公司。2004年，我们初出茅庐；2007年，我们小试身手；2009年，我们业务展开；2010年，我们提升管理；2011年我们要加强执行力；2012乃至更长远我们要突破执行力。在执行力的强化与培训中，在制度与管理的提升中。在我们成长为更优秀的员工与管理者的过程中；持续进攻，奔赴增长的第一征程；更快更强，迈向2013的理想目标，迎面严峻的挑战，紧抓重大的机遇，生命若不是现在，那是何时？37

37Theendthankyou38