酒店管理-酒店文档管理制度

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1、酒店文档管理制度(一)文件分类酒店文件分为两大类:1.外部文件外部文件包括上级公司有关部门或外单位发来的文件。2.内部文件内部文件包括酒店向上级公司有关部门或外单位制发的文件和酒店内部发文。(二)文件管理规定1.外来文件管理规定(1)酒店收到的外来文件统一由总经理办公室处理,总经理办公室行政助理负责文件的编号、登记和传递。(2)总经理办公室行政助理收到外来文件后,附上《文件传阅单》，按领导批示转交相关部门处理，相关部门将处理结果反馈回总经理办公室。(3)总经理办公室负责外来文件的归档工作。2.内部文件管理规定（1）酒店制发的行政文件的主要种类A.决定、决议（红头文件）凡对重大事项作出的安排

2、，用“决定”。经过会议讨论并要贯彻执行的事项，用“决议”。B.通知、通报（红头文件）发布规章、制度、转发外来文件，要求下级办理或知晓的事项，用“通知”。表彰先进、批评错误、传达重要情况，用“通报”。C.报告、请示向上级汇报工作、反映情况、提出建议，用“报告”。向上级请求指示、批准、申请，用“请示”，使用签报格式。D.平行文（普通文件格式）各部门之间的发文。E.传真适用于一般公务联系及紧急文件传送。F.会议纪要适用于记载传达会议情况和议定的事项。（2）发文规定A．酒店发文的程序为：拟稿，审核（部门领导），签发（酒店领导），打印，发文，催办，立卷，归档，销毁等。B．酒店所有发文，发文部门应有存

3、档，并将部门审核会签及领导签字批准的文件原稿送总经理办公室存档。C．酒店制发的文件，根据内容，由行政人事部签发，重要的或涉及面广的由酒店总经理签发。D.对外发文送酒店领导签发前，应经草拟文件部门领导审核确认后，送行政人事部登记，经总经理核稿后，呈酒店领导签发。E．文件内容涉及其他部门配合的，由草拟文件部门自行组织会前后，由总经理办公室行政助理进行登记并呈交酒店有关领导，领导签批后由行政助理送还有关部门。F．审核、会签后的文件，由文件签发人签署意见、姓名、时间。（3）行文规定A．向上级行文，应按隶属关系进行，一般不得越级请示。特殊情况必须越级行文时，应抄报越级的上级。B．请示的文件，应一事一

4、文。除领导直接交办的事项外，请示不应直接送至领导者个人。请示的文件不应抄送给同级或下级部门。C．签报的文件，应一事一报。签报不得使用“酒店领导”称谓，应写明酒店具体领导姓名，且仅限一人。签报不要直接送领导个人，应由总经理办公室行政助理递交。会签在递交行政助理之前由起草部门完成。（4）文件格式规定A．页面设置纸张统一使用标准的A4复印纸。页边距：上、下、左、右均为2CM。页眉，页脚均为1.5CM。B．字体及字号中文：宋体小四英文：ARIAL小四C.发文号中部门名称的缩写前厅部FO市场营销部S＆M餐饮部FB客房部HK总经理办公室EO行政人事部AD&HR计划财务部P&AC工程部EN保安部SC（5

5、）文件打印与发送A．经领导签发的文件，由总经理办公室主任安排统一编登发文号，由行政助理或拟稿人按规定格式打印，由文件拟稿人或指定专人进行校对。B．拟稿人将校对后的文件稿，按所需数量打印，装订，交由总经理办公室行政助理按规定发送，底稿存档。C.各部门之间文件一律由部门设专人负责递转。D.各部门分别建立收发文件登记簿，收到的文件核发出的文件均应由详细的记录。（6）文件传阅规定A.文件传阅，主要是指部门之间或因工作需要两名以上人员轮流传看的文件。B.文件传递，交接的各个环节，必须建立登记,签收制度。需传阅的文件要专设文件薄，并附文件传阅单，及时送交有关人员传阅。文件办理过程中应抓紧办理，及时清退

6、，不可长期放在本部门和经办人手中。C.送领导传阅的文件，应及时送阅。领导阅批的文件退回后，行政助理应即行清点并查阅有无领导批示，以防遗失和贻误。D．文件传阅的形式主要采取横传，即接力式传阅。要传阅的文件由总经理办公室送出后，第一应阅人阅后，传至第二应阅人，直至最后一位应阅人阅后，将文件退回总经理办公室。E.文件传阅的程序，一般情况按业务流程顺序传阅，如领导有明确批示的，按领导批示范围传阅。F.一般情况，要求部门负责人阅知的文件，部门负责人应当天阅签后，将文件传至下一位应阅人，要求部门全体员工阅知的文件，在一个部门传阅时间应不超过三个工作日。G.特殊情况时间紧迫，或由领导批准可不按传阅程序，

7、尽量以工作方便迅速传阅。3.文件立卷、归档、销毁（1）文件办理完毕后，承办人员应及时将文件定稿、原本正文和有关材料整理好，送交总经理办公室行政助理立卷。文件立卷，应能正确反映酒店主要工作情况，便于保管、查找和利用。（2）各部门文件管理员应于每年6月底前，按档案管理有关规定和标准，将上年的立卷文件，移交总经理办公室管理。（3）档案保管期限已满或没有存档价值、存查必要的文件，经过鉴定并经酒店主管副总经理批准后，可销毁。销毁密