印发《太平人寿保险有限公司电子档案管理暂行规定》

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1、太平人寿保险有限公司文件太平寿发〔2014〕234号太平人寿关于印发《太平人寿保险有限公司电子档案管理暂行规定》的通知各部门、各分公司：为提高公司档案管理水平，充分发挥电子档案的各项功能，根据国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》（国家档案局令〔2003〕第６号）、《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894—2002）和《太平人寿保险有限公司档案管理办法（2013版）》（太平寿发〔2013〕186号）（以下简称“档案管理办法”），特制定《太平人寿保险有限公司电子档案管理暂行规定》。现将该规定印发给你们，请遵照执行。-1-特此通知太平人寿保险有限公司2014年11月25日

2、-2-太平人寿保险有限公司电子档案管理暂行规定第一章总则第一条为提高公司档案管理水平，充分发挥电子档案的各项功能，根据国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》（国家档案局令〔2003〕第６号）、《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894—2002）和《太平人寿保险有限公司档案管理办法（2013版）》（太平寿发〔2013〕186号）（以下简称“档案管理办法”），特制定本规定。第二条本规定所指的“电子档案”，是指运用计算机和网络技术对各类档案进行分类存储，与实体档案相互对应、相互关联的通用电子图像文件集合。具体包括公司的文书、声像、实物档案的电子化存储文件。财务档案、业务档案

3、和人事档案的电子化存储文件不在本规定管理范围内。第三条本规定依托中国太平保险集团公司电子档案系统，公司各部门、各机构做为该电子档案系统的使用部门，负责电子档案的录入、归档、查询、使用权限变更等使用层面的操作。涉及电子档案系统的内部具体的维护、升级、服务器管理、电子档案备份、系统日志管理等系统层面工作由共享服务中心负责，不在本规定的管理范围内。第四条电子档案是公司档案的重要组成部分，按照“实体-3-档案为主、电子档案为辅”的要求，文书、实物的电子档案应与相对应的实体档案严格匹配，声像档案除在电子档案系统中保存外，应另行在相应的存储介质中备份。电子档案和实体档案共同组成公司完整

4、的档案体系。第五条公司电子档案实行总、分公司二级平台管理，具体的管理工作遵循“统一管理”和“分级授权”的总体原则。“统一管理”，是指总公司负责对太平人寿全系统电子档案工作进行统一规范；“分级授权”是指总公司授予各分公司对各自的电子档案进行管理的权限。第六条本规定适用范围为总公司各部门、各分公司。第二章管理架构及岗位职责第七条总、分公司电子档案管理工作的具体责任部门是总、分公司办公室。第八条总公司办公室负责制定总公司年度性电子档案归档的工作计划、推进总公司年度性电子档案归档工作，负责对各分公司电子档案归档工作进行业务指导。建立抽查机制，对制度完善、管理严格的分支机构，将给予表

5、扬和奖励；对因制度不健全、违反规定操作造成事故的，追究当事人和相关负责人的责任。第九条分公司办公室负责制定分公司年度性电子档案归档的工作计划、推进分公司年度性电子档案归档工作，接受总公-4-司业务指导，并严格落实总公司对电子档案管理的相关要求，结合分公司自身实际，科学、合理地制定本机构的电子档案管理的细则，并对本机构的电子档案工作进行统筹管理。第十条总公司各部门、分公司各部门作为电子档案管理工作的具体执行部门，负责总公司各部门、分公司各部门电子档案的整理、录入等操作，配合总公司办公室、分公司办公室完成电子档案归档工作。第十一条电子档案管理实行三级权限管理方式，总、分公司分别

6、设立系统管理员、档案管理员、部门兼职档案管理员三个层级。第十二条系统管理员设在办公室，职责如下：（一）维护电子档案系统的“机构”、“用户”等功能；（二）根据档案管理办法相关规定，对电子档案系统进行操作层面的文档库、字段、数据类型等的设置、修改；（三）根据需求部门申请，设定电子档案授权查阅的范围、查询权限的给予和收回操作；（四）了解用户需求，并及时反馈共享中心；（五）及时向共享中心报告重大事故，并跟踪后续处理情况。第十三条电子档案管理员设在办公室，职责如下：（一）负责本机构电子收发文与实体档案的核对、导入、导-5-出、合并等档案整理相关操作；（二）负责接收本机构各部门通过OA

7、系统提交的“归档申请”的电子档案与实体档案的接收、核对；（三）根据实体档案的归档情况，对电子档案进行“预归档管理”“档案管理”“档案利用”等模块的相应操作；（四）根据档案管理办法审核各部门档案调阅需求；（五）指导本机构各部门和下属机构的电子档案工作。第十四条总、分公司各部门设立电子档案兼职管理员，职责如下：（一）根据总、分公司办公室要求，完成本部门年度性需归档电子文件的收集、整理工作，确保档案的完整与正确；（二）在电子档案系统“文件管理”模块中录入本部门移交归档的实体档案的电子文件；（三）根据录入的需归档电子文件发