公司文控中心职责

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*公司文控中心管理办法第一章　总则一、为规范公司资料管理，加强资料的收集和管理工作,有效地保护和利用资料，为公司各项工作服务，增强公司资料的实用性和有效性，结合公司的实际,制定本办法.二、资料范围公司建档范围确定为：

1公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料；公司股东会、董事会、监理会形成的文件材料;财务、会计及其管理方面的文件材料；劳动工资、人事、法律事务管理方面的文件材料；经营管理方面的文件材料;生产技术管理方面的文件材料；产品生产、能量消耗、安全生产方面的文件材料；仪器、设备方面的文件材料;基本建设、工程设计、施工、竣工、维修方面的文件材料；科研、技术引进、转让方面的材料;教育培训方面的文件材料;信息、情报方面的文件材料；其他具有利用和保存价值的文件材料。转摘于　以上文件材料包括决议、决定、条例、规章制度等法规性文件，各类会议文件、重要记录、工作计划、工作规划、工作总结、劳动工资、经营情况、人事文件资料、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知、技术图纸、方案、厂商资料等具有参考价值的文件资料,以及百利集团主要职能活动和员工在从事研发和管理等各项工作活动中形成的,对公司具有保存价值的文件材料。公司资料还包括声像资料:照片文件资料（含新闻、科技、艺术照片,由原版、翻版底片、照片、文字说明构成)；影片文件资料（含原版底片、拷贝及文字说明)；录音文件资料(含唱片、录音带）;录像文件资料(含政治、经济、科技、文娱、广告活动).三、公司内部各中心/部门和个人应当遵守本办法，并应承担收集、整理、立卷、归档和保护文件、资料的义务．第二章管理体制及其机构职责四、实行集中与分散管理相结合的体制。由集团总经办负责主体文件资料的管理,并对其他部门的文件资料管理工作进行督促和指导。总经办设立文控中心，配备文控中心管理员分管公司主体文件资料工作,由系统管理部直接领导。文控中心管理员的职责是保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。五、文控中心既是公司文件、文件资料工作的行政职能管理部门，又是永久保存和保护文件资料的机构,同时又是开发利用文件资料资源的信息交流中心。文控中心的主要职责：

2１．负责规划、协调全公司文件、资料工作，对各中心/部门文件、资料工作进行监督、指导和检查。2.制订和组织实施公司关于文件、资料工作的规章制度。3.负责公司文件和有关资料的收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、保护、统计等工作。4．严格执行保密制度，做好文件资料密级划控和守密、解密工作。5．开展文件、资料宣传、咨询活动，做好文件、资料开放和利用工作,主动为公司各项工作和员工服务。6．发挥文件资料的教育功能,将文控中心办成公司培训、教育基地之一。7．开展文件资料编研工作和信息开发交流工作，发挥文件资料的信息源作用.8．组织公司各部门文件管理员的业务学习与培训，负责指导他们的工作。9．做好防火、防盗、防虫等工作,确保文件资料安全。第三章文件材料的管理工作六、文件资料材料的收集:

31.建立、健全立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、保管期限(保管期限分永久保存、保存１０年、3年、1年等);注明文件的版本号。2.对遗缺不全的文件资料，采取不同措施，积极收集齐全;３.及时催办理完毕的文件上交回收，在检查齐全后整理立卷归档。七、文件资料的归档、立卷与管理:1.区分全宗,确定立档单位。2.分类:依据文件资料来源、时间、题目、内容、字母顺序分成若干层次和类别.分类除按大类外，同时按部门、是否保密、保密程度来分.2.１大类分为:制度/规定：S；文件:F；资料:Ｄ;档案：Ａ；合同：B。2．2部门拼音缩写：物控：WK;生管：ＳＧ;仓储：CC;品管：ＰG;研发:ＹＦ;技术:JS；客服:KF;采购：CG;生产：SH;市场:SC;销售：XS;设备:ＳB；财务:CW;OEＭ：WB;后总:HZ；总经办：ZJ；人力资源：ＲL;制造中心:ZZ；营销中心:YX；研发技术中心:YＪ；财务中心:CW;广州分公司:GＺ；上海分1公司:SH;北京分公司:ＢJ；香港分公司:XG；信念公司:XN。２．3保密用Ｙ表示,非密级则用N表示。

4２．4密级:绝密:ＡS;机密:CS;秘密:PS；无:OＰ编码原则:编码共为十二位数,□(文件资料大类)□□（部门前两位拼音缩写）□(是否保密）□□(密级程度)□□（年份）□□□□(流水号）。如总经办2004年某份制度编码为：SＺJNOP０４0０0１.3．归档前将资料分类,分组放置在待办卷宗内。４.案卷排列：立卷按永久、长期、短期分别组卷,卷内文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起，编制案卷目录和案内目录。5．整理案卷,使之厚度适宜，控制在1cｍ至２cm之间，材料过窄应加衬边;材料过宽应折叠整齐；字迹难辨认的,应附抄件；以每一案卷端正书写标题。6．对所有公司文件资料系统排列,确定保管期限,编制文件资料目录(卡片）,按一定次序排列和存放。７.每年对文件资料进行一次清理,清除不必要保存的材料;对破损和褪色的材料进行修补和复制.8.对文件资料的收进和移出、案卷数量、利用等情况进行统计,并定期上报主管部门。集团各部门及下属公司兼职或专职文控员应定期(每月两次,分别于月初、月中）报送相关资料至文控专员。 

5９.公司文件资料保管期限分永久、长期、短期三种.介于两种保管期限的,保管期限从长.对保管期限已满的文件资料依据有关规定进行鉴定销毁。1０．公司应采取严密管理措施,防止文件资料失密和泄密。八、文件资料的保管：1.防止文件资料的损坏,延长资料的寿命，维护资料的安全;2.公司设立专门地点或专用文件库保存文件资料；3.做好文控中心室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作，门窗应结实牢固。九、文件资料借阅、利用工作:１．总监级(含)以上人员借阅非密级文件资料可直接通过文控中心管理员办理借阅手续。因工作需要,公司的其他人员需借阅非密级文件资料时，须填写《借阅文件申请表》(附件1)，部门经理签批、总经办系统管理部经理核审后方能调阅。

62．公司文件密级分为绝密、机密、秘密三个级别,绝密级文件资料禁止调阅,机密级文件资料只能在文控中心阅览,不准外借;秘密级文件资料经审批可以借阅,但借阅时间不得超过４小时.秘密级文件资料的借阅本部门由部门负责人审批,跨部门的由系统负责人批准;跨系统的由总经理批准，总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行.3.案卷一般仅供在文控中心阅看,立卷的文件、资料可外借。外借的须办理登记手续.４．借阅期限不得超过一星期，到期归还；如需再借，应办理续借手续。5．借阅文件资料者应爱护资料，确保资料的完整性,不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁;注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。借阅文件资料交还时，须当面查看清楚,如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导.６．外单位借阅文件资料,应持有单位介绍信,经总经理批准后方可借阅，且不得带离文控中心。其抄摘内容也须总经理同意且审核后方能带出。7．公司内文件资料利用的方式有：1）提供文件资料原件；２）提供文件资料复印件;３)提供文献索引资料。8．出文部门负责人要求或同意时，文控中心应主动向各部门、员工提供公司文件资料编研信息服务,主要方面为经营战略信息、管理信息、产品信息、专题技术信息等。第四章 　文件资料的鉴定和销毁

71．公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司文件资料。当某些文件资料到了销毁期时,由文件资料管理员填写《公司文件资料销毁审批表》(附件2)交部门主管人员、系统管理部经理审核,经集团总经理批准后执行。凡属于密级的文件资料必须由总经理批准方可销毁；一般的文件资料由系统管理部经理批准后方可销毁。2.销毁时,必须由总经理或分管副总经理指定专人监督销毁,并在销毁清单上签字。３．对已失效的、经批准销毁的公司文件资料，文控中心管理员须认真核对，编制《销毁清单》（附件3），将批准的《公司文件资料销毁审批表》和销毁的文件清单一起归档，并永久保存。第五章 附 　则1．文控中心积极采用电脑信息系统对文件资料进行管理，提高管理效率。２．本办法由总经办解释、补充。自颁布之日起生效.

8备注资料:１、对于文件更改频繁的,应当统计分析改进更改的原因，提高文件质量。以及文件发放需要量的控制等。这是结合利用文件发放渠道来控制文件质量的措施，同时也是减少文件发放工作量的根本措施。譬如，设计部门,在试制阶段,更改频繁。开始规定必须接到文件才能正式更改.正式文件发放过程很长，影响生产。后来,发现，大量的更改内容没有必要通过原来设计批准者的批准,于是，规定一种临时更改的文件，由设计人员通过组长批准,可以直接发到有关部门。让工艺、生产部门开始工作,等到正式文件批准后再按照文件验收。这样就大大方便了采购、工艺、检验等部门的同步平行工作。到一定时候,合并这些临时文件，这样从文件更改次数上大大减少了。也节约了文件的纸张和人工费用。实际上记录有两种型式，一种是记录表格,在记录表格中规定了格式和要求,是工作指导文件;另一种型式是使用记l录表格,在记录表格中录入了数据,形成证据的文件。IＳO9０0１　４．2.3“记录是一种特殊类型的文件,应依据４。2．４的要求进行控制”.但4.2.4明确了记录的标识、贮存、保护、检索、保留和处置所需的控制，也就是对录入数据形成证据的记录的控制要求,通常不需要控制记录的版本；4．2。３和４。2。4都没有明确对记录表格的控制要求,所以依据ＩＳＯ9001标准记录表格的版本不需要控制。实际工作和质量管理

9都会认为记录表格作为文件应该按4。2.3的要求进行控制。结论ISO９001对记录表格的控制没有明确,我的建议是修改标准:4。2。3第一段．．.  记录是一种特殊的文件，其记录表格应按本条款要求控制,录入数据的记录应依据4.2。４的要求进行控制．记录的定义也应修改．文件控制程序1。目的：　对文件进行控制,确保文件的使用场所使用有效文件,并及时从所有发放或使用场所撤回失效或作废的文件,防止作废文件被错用、误用，从而保证管理体系的有效运行。2.范围:本程序适用于管理体系有效运行的所有部门或个人的所有文件和资料（包括外来文件）的控制，规定了文件的编写、审批、发布、实施、标识、归档、借阅、修改、作废、处置的方法。３。职责:3。1总裁负责管理文件的批准。3.2管理者代表负责管理文件的审核.3。3办公室负责文件的管理和控制,包括外来文件的管理和控制。３。4各部门负责本部门所有使用文件的管理和控制.4。程序:4。1文件的编写、审批。４.1。1公司文件根据文件的性质有相关部门起草。

10ａ)管理体系文件由总裁批准。b)　行政文件由办公室起草或委托有关部门起草，办公室主任审核,总裁批准。c)作业性文件如产品标准图样、工艺、作业指导书、操作规程、检验规程、确认规定、规章制度等文件由各部门负责编制，经部门领导人审核后,由主管领导批准。4.2文件的编号所有文件都应有唯一的编号，以便区别、归档、保存。具体编号方法：a）管理手册的编号方法　SYMＭ　　**＊*年代号管理手册代号（MM—MaｎagementManuａl:管理手册）公司代号（)ｂ)程序文件的编号方法SY　　　PF＊*　顺序号程序文件代号(PF-ProｃedｕreFile:程序文件）公司代号（)c）作业文件的编号方法ＳYOF　　*＊*　顺序号作业文件代号(OF-ＯperantionFile）

11公司代号()d)记录文件的编号方法　RF**　　*＊顺序号　程序文件顺序号记录代号（RＦ-RecoｒdFile:记录文件）e)行政文件和技术文件按公司文件方法编号。4。３文件的发布４.3.1文件发放前应规定文件的发放范围,经管理者代表审批,并填写好《文件发放范围签收表》（QR0501)4．3。２经审批后的管理手册、程序文件、作业性文件(管理性)统一由办公室发放。收件人需在签收表上签收。4。3。３各部门内部文件由部门负责人发放。收件人需在签收表上签收.4.4文件的标识4。4。1管理手册、程序文件、作业性文件由办公室需在文件的封面的中间标明受控状态、分发号、持有者.4.4.２非受控文件由办公室在文件封面打上非受控字样。4。4。3作废文件由办公室在文件的封面或文件的第一页右上角加盖作废章．4.4.4对需要保留的作废文件由办公室在文件的封面或第一页右上角加盖的保留章。

12４．4。5内部文件、外来文件、照片、胶底片由该文件的管理部门用标签标识。4。4.6电子媒体文件由电脑操作员在软件或光盘的背面贴上标签，标明编号及标识类别（受控、非受控、作废、作废保留)。并要进行必要的书面记录。4．5文件的使用的实施４。5。１办公室编制好公司《文件控制清单》（QR0502）控制文件使用情况.4。5.2受控文件不可转抄、外传，管理手册、程序文件经管理者代表审批方可复印。作业文件及外来文件由办公室审批方可复印。４。5．３工作场所如发现过期或作废文件，应交办公室处理，过期作废文件以及作废保留文件不得在工作场所使用。４。５。４文件要完好保存，如损坏或缺页应及时向办公室申请更换。文件卷面要保持整洁,不可乱涂乱画.4。５.６各部门应编制本部门所使用的受控文件清单,控制本部门文件使用情况。４.5。7办公室每季度至少一次对文件进行检查,以监督文件的完好保存及贯彻实施,并做好《文件检查记录表》（QR0503)４.5。8文件在使用过程中发现有错误或操作性不强,可申请更改，更改程序按本程序４．6条执行。４．5.9公司电子媒体文件电脑操作员不准擅自拷贝和外泄,并妥善保管。

134．6文件的更改4.6。1文件更改程序4.6。1.1更改申请由文件更改人填写《文件更改申请单》(QR0504）,经审批后交原发放部门执行更改。4。6。1.2更改审批由原文件的审批部门进行，若指定其他部门审批时,该部门应获得审批所需依据的有关背景资料(委托、授权、或其他）.4。６.1。3纠正和预防措施、管理评审、内部质量审核涉及的文件更改由办公室填写《文件更改申请单》(ＱR０５04)，经管理者代表审核，总裁批准后,办公室统一发放．4.6.２文件更改方式4.6．2。1笔误可用划改．4.6.2.2文件只改动某页内容时，可用换页方式。4。６。２.3文件内容多处或多次改动，可用改版方式。4.6.3办公室编制好《文件修改状态控制清单》（QR０509）并保存,以控制文件修改状态。4.６.4《文件更改申请单》(ＱＲ０50４)应注册更改性质：笔误、更改、删除、新增.4。７作废文件处置４。7.1更改后的文件发放由原发放部门按原《文件发放范围/签收表》范围发放，并从原使用场所收回失效文件。

144．7．2收回的作废文件以及过期文件由办公室填写《文件销毁（保留)控制清单》(QR0505），经管理者代表审批后销毁。４。7.3因需要保留作废文件,由办公室确定并填写好《文件销毁（保留)控制清单》(QR0５０5)经管理者代表审批，办公室按4。4。4标识后方可继续保留作废文件。４。7.4电子媒体文件作废处置程序4。７.４。1由申请人填写《文件销毁（保留)控制清单》。4。７.4.2经管理者代表审核,总裁批准.4。7.4。3由电脑操作员进行清除。4。７.５其它媒体文件（例照片、底片）由该文件的管理部门填写《文件销毁(保留）控制清单》,经总裁批准后自行销毁。4。8文件的归档4．8.1文件经批准发布后，经批准人签署的原件及打印件，由办公室归档并登记.4.8。2外来文件由办公室对其运用性、有效性进行检查,再登记归档.需贯彻执行的外来文件，经审批后（审批手续按4.3)将复印件转发到相关部门贯彻执行。4.9文件和资料的借阅4。９。1部门经理及以下人员借阅文件,应填写《文件和资料借阅登记卡》（QR050７),在公司内阅览由管理者代表审批，借出公司外由总裁审批，并登记。4．9.２副总裁以上人员可直接向资料室借阅,并作好登记。

154。9。3公司以外人员借阅资料由总裁审批，并作好登记.4.9.4外来文件的管理控制：标准和法规、分承包方提供的图片和资料、顾客提供的资料、技术性的外来资料分别由办公室、营销部、技术开发部、总裁或其委托人按本程序进行管理控制,并作好登记。4.10行政文件由办公室,管理体系文件由质管部，技术文件由技术部按本程序控制。5。相关文件：　SYPF02　《记录控制程序》6．记录：QR0５01《文件发放范围／签收表》ＱR０502《文件清单》QＲ0503《文件检查记录表》QR0５04《文件更改申请单》QＲ0505《文件和资料销毁(保留）控制清单》QR0506《文件和资料归档登记卡》QR０507《文件和资料借阅登记卡》QR０50８《文件和资料编号登记卡》ＱR0５0９《文件和资料修改状态控制清单》