行政公文处理中常见的格式问题分析

《行政公文处理中常见的格式问题分析》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在学术论文-天天文库。

1、行政公文处理中常见的格式问题分析　　《国家行政机关处理办法》（以下简称《办法》）、《国家行政机关格式》（以下简称《格式》）对行政机关的格式规定了十分严格的标准，但在我们黄委系统的处理实际工作中，仍然存在着许多不规范的现象和问题。主要表现在以下几个方面：　　1.格式组成部分中常见的问题　　1.1眉首部分　　1.1.1.发文机关标志。黄委系统所有单位的发文机关标识字号应小于黄委，各市河务（管理）局应小于省局。但有的单位字号比黄委、省局都大，略小于国务院发文机关标识字号，应予以纠正。　　1.1.2.发文字号。上行

2、文的发文字号居左排列，左空一字，但这一点往往被忽略，左空不是多就是少；括年份应使用六角括号“〔〕”,而经常用方括号“[]”，如“某黄办[XX]21号”；便函的发文字号置于武文线下1行版心右边缘顶格标识，可是有的将发文字号置于武文线上，有的标识时没有右顶格到边缘。　　1.1.3.签发人。有的将“签发人”标识为“签发”，有的将签发人姓名居前，如“签发：某某”、如“某某：签发”；还有的签发人姓名字体不是楷体。规范的标识应为：“签发人”用3号仿宋字体标识，后用全角冒号，冒号后用3号楷体标识签发人姓名。　　1.1.4

3、.红色反线。党的文件红色反线中间为一红色五角星，可是有的单位党政不分，行政也使用中间有红色五角星的反线，这是不对的。　　1.2主体部分　　1.2.1标题。常见的问题一是字体字号不规范，有用黑体的，有用宋体加黑的；有用二号字的，也有用小二号字的，不一而足。《格式》规定标题用2号小标宋体字。二是标题中滥用书名号等标点符号，《办法》规定除法规、规章名称加书名号外，标题中一般不加书名号；有的单位报送年度工作总结也用书名号括起来，有的标题中还有顿号、逗号等标点符号,不伦不类。　　1.2.2.正文小标题。《办法》规定正

4、文内容结构层次为“一、”、“（一）”、“1.”、“（1）”。《格式》规定小标题使用3号小标宋体字或黑体字，但对四个层次的标题字体没有区别，建议一级标题用黑体，二级用楷体，三级用宋体加黑，四级同正文。　　1.2.3.附件。附件一般在正文之下空一行标识，常见的问题是没有与正文空开一行。附件名称后不加标点，但是有的经常在名称后加句号。还有就是没有在附件左上角标明“附件”或者“附件×”字样。　　1.2.4.成文日期。纵向与正文的距离依印章的大小而定，其标准为印章盖在成文日期上，上距正文不到1行的空白。如空白过大，就

5、容易被加入其他内容。但在实际操作中，成文日期往往与正文拉的距离过大。另一个常见的问题是将“零”写作“o”，如“二oo三年二月一日”，正确的写法应为“二○○三年二月一日”。　　1.2.5.印章。印章要端正、清晰地盖在成文日期的上方，并做到上不压正文，下压成文日期的年、月。常见的问题是盖章不清晰，不居中，不端正，或上下压文等,还有将印章盖到成文日期以外。　　1.2.6.附注。如有需要说明的事项要标识附注,如请示需标识联系人、联系电话等。常见的问题是请示没有标识附注，或者是附注标识的位置不规范。　　1.3.版记部

6、分　　1.3.1.主题词。常见的问题是主题词、词目均用黑体标引，且词目之间空格不均。规范的标识“主题词”三字用黑体，词目用小标宋体3号字体，词目间空一字。此外，还有表外词不用“（）”括起来的现象，《黄河水利委员会主题词表》规定表外词用“（）”括起。　　1.3.2.抄送机关。常见的问题是有的还将“抄报”和“抄送”分开，而不是统一为“抄送”；有的抄送机关较多回行时顶行，而不是与冒号后的抄送机关对齐；再有就是最后一个抄送机关经常不标句号。　　1.3.3.印发机关和印发时间。印发机关和印发日期在抄送机关之下，印发机

7、关左空一字，印发日期右空一字。但有的单位经常将二者左右顶格。　　2.组成部分标识规则中常见的问题　　2.1.排版装订。用纸应采用国标标准A4型，一般每个页面排22行，每行28个字，双面印刷，左侧骑马装订或粘贴。目前存有页面排版不整齐，行数和每行字数不一、左侧明订、坏订、订位不正等问题。　　2.2页码。置于版心下边缘之一行，左右各一条4号一字线，单页码居左空一字，双页码居右空一字，目的是方便阅读。但有很多的页码一律居中，还有的页码两侧没有一字线。　　2.3.表格。正文中如有表格，需要将其从中抽出作为的附件单独

8、表述。正文中穿插表格，往往隔断前后意思的联系而造成阅读上的不便。但有的中经常穿插一些表格。　　3.格式中常见的其他问题　　3.1.数字。一般情况下，在中主要使用阿拉伯数字，如表示数量、长度、高度、面积、体积、重量和百分比等。词、词组、成语、惯用语、缩略法和具有修辞色彩语句中做为词素使用的数字应用汉字。　　3.2.名称。中第一次出现人名、地名、组织机构名均应全称，使用简称必须是约定俗成的规范化简称。为方便行文，如名