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时间:2018-02-15
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1、行政公文处理中常见的格式问题分析 《国家行政机关处理办法》(以下简称《办法》)、《国家行政机关格式》(以下简称《格式》)对行政机关的格式规定了十分严格的标准,但在我们黄委系统的处理实际工作中,仍然存在着许多不规范的现象和问题。主要表现在以下几个方面: 1.格式组成部分中常见的问题 1.1眉首部分 1.1.1.发文机关标志。黄委系统所有单位的发文机关标识字号应小于黄委,各市河务(管理)局应小于省局。但有的单位字号比黄委、省局都大,略小于国务院发文机关标识字号,应予以纠正。 1.1.2.发文字号。上行
2、文的发文字号居左排列,左空一字,但这一点往往被忽略,左空不是多就是少;括年份应使用六角括号“〔〕”,而经常用方括号“[]”,如“某黄办[XX]21号”;便函的发文字号置于武文线下1行版心右边缘顶格标识,可是有的将发文字号置于武文线上,有的标识时没有右顶格到边缘。 1.1.3.签发人。有的将“签发人”标识为“签发”,有的将签发人姓名居前,如“签发:某某”、如“某某:签发”;还有的签发人姓名字体不是楷体。规范的标识应为:“签发人”用3号仿宋字体标识,后用全角冒号,冒号后用3号楷体标识签发人姓名。 1.1.4
3、.红色反线。党的文件红色反线中间为一红色五角星,可是有的单位党政不分,行政也使用中间有红色五角星的反线,这是不对的。 1.2主体部分 1.2.1标题。常见的问题一是字体字号不规范,有用黑体的,有用宋体加黑的;有用二号字的,也有用小二号字的,不一而足。《格式》规定标题用2号小标宋体字。二是标题中滥用书名号等标点符号,《办法》规定除法规、规章名称加书名号外,标题中一般不加书名号;有的单位报送年度工作总结也用书名号括起来,有的标题中还有顿号、逗号等标点符号,不伦不类。 1.2.2.正文小标题。《办法》规定正
4、文内容结构层次为“一、”、“(一)”、“1.”、“(1)”。《格式》规定小标题使用3号小标宋体字或黑体字,但对四个层次的标题字体没有区别,建议一级标题用黑体,二级用楷体,三级用宋体加黑,四级同正文。 1.2.3.附件。附件一般在正文之下空一行标识,常见的问题是没有与正文空开一行。附件名称后不加标点,但是有的经常在名称后加句号。还有就是没有在附件左上角标明“附件”或者“附件×”字样。 1.2.4.成文日期。纵向与正文的距离依印章的大小而定,其标准为印章盖在成文日期上,上距正文不到1行的空白。如空白过大,就
5、容易被加入其他内容。但在实际操作中,成文日期往往与正文拉的距离过大。另一个常见的问题是将“零”写作“o”,如“二oo三年二月一日”,正确的写法应为“二○○三年二月一日”。 1.2.5.印章。印章要端正、清晰地盖在成文日期的上方,并做到上不压正文,下压成文日期的年、月。常见的问题是盖章不清晰,不居中,不端正,或上下压文等,还有将印章盖到成文日期以外。 1.2.6.附注。如有需要说明的事项要标识附注,如请示需标识联系人、联系电话等。常见的问题是请示没有标识附注,或者是附注标识的位置不规范。 1.3.版记部
6、分 1.3.1.主题词。常见的问题是主题词、词目均用黑体标引,且词目之间空格不均。规范的标识“主题词”三字用黑体,词目用小标宋体3号字体,词目间空一字。此外,还有表外词不用“()”括起来的现象,《黄河水利委员会主题词表》规定表外词用“()”括起。 1.3.2.抄送机关。常见的问题是有的还将“抄报”和“抄送”分开,而不是统一为“抄送”;有的抄送机关较多回行时顶行,而不是与冒号后的抄送机关对齐;再有就是最后一个抄送机关经常不标句号。 1.3.3.印发机关和印发时间。印发机关和印发日期在抄送机关之下,印发机
7、关左空一字,印发日期右空一字。但有的单位经常将二者左右顶格。 2.组成部分标识规则中常见的问题 2.1.排版装订。用纸应采用国标标准A4型,一般每个页面排22行,每行28个字,双面印刷,左侧骑马装订或粘贴。目前存有页面排版不整齐,行数和每行字数不一、左侧明订、坏订、订位不正等问题。 2.2页码。置于版心下边缘之一行,左右各一条4号一字线,单页码居左空一字,双页码居右空一字,目的是方便阅读。但有很多的页码一律居中,还有的页码两侧没有一字线。 2.3.表格。正文中如有表格,需要将其从中抽出作为的附件单独
8、表述。正文中穿插表格,往往隔断前后意思的联系而造成阅读上的不便。但有的中经常穿插一些表格。 3.格式中常见的其他问题 3.1.数字。一般情况下,在中主要使用阿拉伯数字,如表示数量、长度、高度、面积、体积、重量和百分比等。词、词组、成语、惯用语、缩略法和具有修辞色彩语句中做为词素使用的数字应用汉字。 3.2.名称。中第一次出现人名、地名、组织机构名均应全称,使用简称必须是约定俗成的规范化简称。为方便行文,如名
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