行政公文处理中常见的格式问题分析

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1、行政公文处理中常见的格式问题分析 《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）、《国家行政机关公文格式》（以下简称《格式》）对行政机关的公文格式规定了十分严格的标准，但在我们黄委系统的公文处理实际工作中，仍然存在着许多不规范的现象和问题。主要表现在以下几个方面：1.公文格式组成部分中常见的问题1.1眉首部分1.1.1.发文机关标志。如联合行文机关过多，首页必须通过调整行距等办法显示正文。但有的首页没有出现正文，应予以纠正。1.1.2.发文字号。问题主要出现在上行文中。上行文的发文字号居左排列，左空一字，但这一点往往被忽略，左空不是多就是少；括年份应使用六角括号“〔〕”,而经常

2、用方括号“[]”，如“某劳社办[2002]21号”；便函的发文字号置于武文线下1行版心右边缘顶格标识，可是有的将发文字号置于武文线上，有的标识时没有右顶格到边缘。1.1.3.签发人。有的公文将“签发人”标识为“签发”；有的签发人姓名字体不是楷体。规范的标识应为：“签发人”居右空一字，用3号仿宋字体标识，后用全角冒号，冒号后用3号楷体标识签发人姓名。签发人必须为单位的主要负责人（正职或主持工作的负责人），如遇到主要负责人离职或外出学习考察等特殊情况，可由主持工作的负责人签发，但发文单位必须随文以书面形式说明情况。如有多个签发人，主办单位签发人置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主

3、办单位签发人姓名之下，按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名同处一行并使红色反线与之的距离为4mm。1.1.4.红色反线。党的文件红色反线中间为一红色五角星，可是有的单位党政不分，行政公文也使用中间有红色五角星的反线，这是不对的。1.2主体部分1.2.1标题。常见的问题一是字体字号不规范，有用黑体的，有用宋体加黑的；有用二号字的，也有用小二号字的，不一而足。《格式》规定公文标题用2号小标宋体字。二是标题中滥用标点符号，《办法》规定除法规、规章名称加书名号外，标题中一般不加书名号；有的单位报送年度工作总结也用书名号括起来，有的标题中还有顿号、逗号等标

4、点符号，不伦不类。1.2.2.正文小标题。《办法》规定公文正文内容结构层次为“一、”、“（一）”、“1.”、“（1）”。《格式》规定小标题使用3号小标宋体字或黑体字，但对四个层次的标题字体没有区别，建议一级标题用黑体，二级用楷体，三级用宋体加黑，四级同正文。1.2.3.主送机关。标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体，回行时仍顶格。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下，抄送之上，标识方法同抄送。1.2.4.附件。附件一般在正文之下空一行标识并空两格，常见的问题是没有与正文空开一行。附件名称后不加标点，但是有的公文经常在名称后加句号。附件

5、如有序号使用阿拉伯数字（如“附件：1.×××”），但常见附件序号用汉语数字标识（如附件一：××）。还有就是没有在附件左上角标明“附件”或者“附件×”字样。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文发文字号并在其后标识附件（或带序号）。1.2.5.成文日期。横向距离是右空4字。纵向与正文的距离依印章的大小而定，其标准为印章盖在成文日期上，上距正文不到1行的空白。如空白过大，就容易被加入其他内容。但在实际操作中，成文日期往往与正文拉的距离过大。另一个常见的问题是将“零”写作“O”，如“二OO三年二月一日”，正确的写法应为“二○○三年二月一日”。1.2.6.印章。单

6、一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识时间。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压线在成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。而目前常见的错误是：①单一机关制发公文在落款处加署机关名称的现象普遍；②加盖印的随意性强，有的盖歪或甚至盖倒了；③盖章位置不正确。当公文排版后所剩空白处不能容下印章时，本应采取调整行距、字距等措施加以解决而使印章与正文处于一面，而有的行政机关经常采用标识“此页无正文”方式解决。当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字，主办机关印章在前，两个印章均压成文日期，互不相交或相切。当联合行文需加

7、盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前，每排最多3个印章，两端不能超出版心。最后一排如余1个或2个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下空1行位置，右空2字标识成文时间。1.2.7.附注。公文如有需要说明的事项要标识附注,附注应用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识，在成文日期下1行。如请示需标识联系人、联系电话等。常见的问题是请示没有标识附注，或者是附注标