公文处理中的常见问题分析

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1、公文处理中的常见问题分析自治区质监局办公室唐有才TEL:0991-2363442E-mail：tangyc@xjnewqi.gov.cn行政机关公文处理工作的主要依据1.国家行政机关公文处理办法（国务院2000年8月24日颁布）2.GB-T9704-1999国家行政机关公文格式3.自治区质量技术监督局公文处理细则（修订）公文处理中的常见问题一、公文体外运转二、违反行文规则三、文种使用不当四、格式不规范五、内容方面存在的主要问题一、公文体外运转（一）部门单位报送的公文直接向领导同志个人报送，不通过各级办公室

2、传递处理，造成了公文体外循环和误事现象。（二）处室拟稿未经办公室审核即送领导签发。（三）处室拟稿自行标注公文紧急程度。一、公文体外运转《办法》第二十七条公文送负责人签发前，应当由办公厅(室)进行审核。《办法》和《细则》要求，所有公文的进出均应通过办公室处理，发文必须经办公室审核把关后送签。凡未经办公室审核登记的收文，办公室可不予办理，凡未按规定审核把关或不符合公文处理办法中的有关规定的文稿，办公室可将其退回拟稿部门或发文机关重新办理。二、违反行文规则（一）行文较多。特别是转发上级公文多。上级的公文，如需各

3、地、各部门贯彻执行的，应当将原件翻印下发。确需本级、本部门发文的，必须结合实际提出切实可行的贯彻意见，防止照抄照搬，层层转发。《办法》和《细则》要求，行文应当确有必要，注重效用。凡可以通过现场办公、电话联系、当面商谈等方式解决问题的，就不要发文。二、违反行文规则（二）不根据隶属关系和职权范围行文。表现在对不具有隶属关系的部门请求批准事项时用“请示”、“报告”行文，对不相隶属的平行机关或下一级政府行文时用“通知”行文等。有的不该用“印发”的用了，该用“印发”的却用了“转发”，混淆了隶属关系。（三）不按照管理

4、权限请示问题。个别地州市局在一些重要问题上只请示地方党政。《办法》和《细则》要求，受双重领导的下级机关向上级机关行文，应当主送负责答复的上级机关，再抄送另一上级机关。二、违反行文规则（四）多头行文。用“请示”、“函”等行文请求批准事项同时主送几个机关，造成对方难以答复的现象。《办法》和《细则》要求，一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关的，应当用抄送形式。（五）“请示”一文多事，需要在多个部门传递流转，延长了公文办理时间，降低了公文处理效率。二、违反行文规则（六）“报告”中夹带请示事项。（例4）（七）正

5、式公文主送领导个人。除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。三、文种使用不当（一）“报告”与“请示”使用不当、混淆不清，使用时张冠李戴或干脆写成“请示报告”。（例1）“报告”与“请示”是两种不同的公文，主要区别有三方面：1.语气不同。报告为陈述性语气，请示为祈使性语气。“请示”要求一文一事，“报告”可一文数事。三、文种使用不当2.时间不同。早请示晚汇报。报告产生于事中事后，请示产生于事前。3.处理不同。报告为“阅件”，请示为“办件”。（二）不使用法

6、定文种行文。如有的文件标题为《关于××××局2007年工作总结》、《×××院关于购置×××的申请》。（例8）四、格式不规范（一）公文字体字号不统一。一般要求为：发文字号用三号仿宋，文件标题用二号小标宋，正文用三号字，其中：一层标题用黑体（结尾不用标点符号），二层标题用楷体，其他全用仿宋。附件标题用二号小标宋，附件内容与正文要求相同。“主题词”用三号黑体，主题词内容字体用三号小标宋。印发机关和印发时间用三号仿宋。（例1）四、格式不规范（二）发文机关标识（即“红头”）不规范以及使用文件头不正确。主要是套红字体

7、过大或过小、发文机关标识上边缘至版心上边缘距离不符合要求、行政机关文头红色反线中间印制“五角星”、少数民族语言混排不规范、上行文用下行文红头或用公函头等。（例11）四、格式不规范（三）标题冗长、混乱、残缺不全，使用书名号以外的标点符号。有的随意省略发文机关，省略事由。《办法》规定，公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。“一般不用”的含义，可以理解为绝大多数情况下不用，不是一律不用。如表示特定意义的缩略语、专用词语可使用引号。（例1）转发性文件的处理。省略标题中的“通知的通知的通知”，就缀

8、一个通知。直接转发最主要内容，省略中间环节。（例1）公文不得层层转发，没有提出新的措施和要求的文件不得转发。四、格式不规范（四）主送机关排列不规范。行政机关下行文应统一主送序列。（五）结构层次序数混乱。结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”第四层为“（1）”。（六）数字、标点符号使用不规范。公文中的阿拉伯数字应在输入法半角状态下输入，标点符号在输入法全角状态下输入。四、格式不规范（七）附件不符，有