日常公文处理程序、常见问题及处理意见

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1、日常公文处理程序、常见问题及处理意见　　各类通用公文、文书的定义、特点、格式、要素、结构、使用范围、制发程序等在有关公文写作与处理的工具书中均有规范的解释与说明，这里结合实际，就工程处日常公文文书处理程序、常见问题及处理意见作以相互学习，以促进广大从业者共同提高。　　一、工程处常用文书种类　　（一）公务公文种类：通知、报告、请示、决定、通报、函、意见、公告（公示）、会议纪要等。　　通知：传达上级的指示，要求下级办理或者知道的事项，批转下级的公文或转发上级、同级和不相隶属单位的公文用通知。例：建设工程处关于开展安全生产月活动

2、的通知。　　报告：向上级机关汇报工作、反映情况，用报告。例：中共建设工程处委员会关于2010年工作情况的报告。　　请示：请上级指示和批准，用请示。例：建设工程处关于建设员工文化活动中心的请示。　　决定：对某些问题或者重大行动做出安排，用决定。例：中共建设工程处委员会建设工程处关于表彰2010年度先进集体、先进生产（工作）者的决定。　　公告、公示：向公众宣布重要的事件用公告、或公示。平常大多见到的是公示，公示和公告二者的关联性是公示和公告都是向公众公布一件具体事项或决定，类似通知、通报，但公示、公告没有象通报对事物的表扬或批

3、评成分，也没有像通知由约束性的要求内容。二者的区别是公示是拟决定干什么，大家在限定期限内有意见可以提，内容还可以改。公告就是告诉大家已经决定了的事情，大家知道就行了。例：干部职务调整公告，干部任前公示。　　通报：表扬好人好事，批评错误，传达重要情况以及需要所属各单位知道的事项用通报。例：建设工程处关于一季度基础工作检查情况的通报。　　函：平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作，向有关主管部门请示批准等用函。例：处长办公室关于购置一台彩色复印机的请批函。　　意见：对重要问题或事项提出见解或处理办法用意见。例：中共建设工程处委

4、员会关于强化领导干部作风建设的指导意见。　　会议纪要：传达会议议定事项和主要精神，要求有关单位共同遵守执行的用会议纪要。例：工程处5月份月度工作例会会议纪要。　　（二）事务文书种类：总结、汇报、计划、规划、方案、工作报告、领导讲话、述职报告、会议记录、贺信、慰问信、感谢信、祝酒词、欢迎词、主持词、申请书等。例如：年度工作总结、专项工作总结，阶段性或专项工作汇报，领导在会议上的讲话、在各类仪式上的致辞，年度考核领导干部时各位领导的述职述廉报告，各种会议的会议记录，业主单位向我们实现重要工程节点目标的祝贺信，节假日向广大职工家

5、属或特殊时期向特定群体发出的慰问信，表示工程处、工程处党委的感谢关心之情，社会团体向工程处集体或个人所做出的先进事迹、特殊帮助的感谢信，宴会上的祝酒词、欢迎外部团体来工程处考察访问的欢迎词，以及我们平时见到的入党申请书等等。　　（三）商务文书种类：投标书、可行性研究报告等。　　（四）规章制度种类：细则、管理制度、规定等。　　二、工程处公文处理程序及要求　　（一）公文处理程序：　　1.领会发文意图（根据工作需要或领导授意）；　　2.起草文稿；　　3.校对、审核；　　4.上载股份OA办公系统；　　5.部门审核；　　6.办公室审

6、核；　　7.领导签发；　　8.盖章；　　9.成文。　　（二）公文处理要求　　1.总体要求：　　及时准确、遵守程序、保守秘密、达到目的。　　2.具体要求：　　（1）正确领会、理解发文背景、目的和意图；　　（2）准确把握油田公司、工程处总体工作部署和相关规章制度的原则性要求，确保公文符合政令；1·2·3·>>　　（3）确定好行文方式和文种；　　（4）严格按照公文格式、要素要求编写提纲、草拟文稿；即行文逻辑严密、格式规范。　　公文一般有相对固定的格式，任何发文单位不得另搞一套，自行其是。起草公文时要把握特点，行止有序

7、，自然、清晰、严谨。正文一般分开头、中段、结尾三部分。　　开头：开篇明意，简述发文依据和理由或者目的、结论。通常有引据式、目的式、综合式等写法。复文要引述来文日期和文号，长文可先提出要点。　　中段：表述主要内容。根据办文的目的，把情况、问题、要求阐述清楚。　　结尾：表述发文机关对文件办理的要求，或请求批复，或要求执行，或提出希望，首尾呼应，结束全文。　　对于不同的行文关系、行文方向，语气上要有所区别。　　（5）语言要严肃、平实、得体、简明，数据要准确、可靠；　　（6）认真校对文稿；用尽量少的文字反映尽量多的内容，这是写文章

8、的基本要求，为此，就必须在遣词造句方面字斟句酌，使公文的字、词、句准确通顺，段落、层次分明，标点符号无误。　　（7）严格按照OA系统要求程序处理公文。　　三、工程处常用事务文书起草注意事项　　1.界定清楚文书的类别；　　计划规划类：工作计划、活动方案、工作规划；　　总结汇报类：工作总结、工作汇报、述职报