行政公文处理中常见的格式问题分析

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1、行政公文处理中常见的格式问题分析行政公文处理中常见的格式问题分析行政公文处理中常见的格式问题分析　　　　《国家行政机关公处理办法》（以下简称《办法》）、《国家行政机关公格式》（以下简称《格式》）对行政机关的公格式规定了十分严格的标准，但在我们黄委系统的公处理实际工作中，仍然存在着许多不规范的现象和问题。主要表现在以下几个方面：　　1公格式组成部分中常见的问题　　11眉首部分　　111发机关标志。黄委系统所有单位的发机关标识字号应小于黄委，各市河务（管理）局应小于省局。但有的单位字号比黄委、省局都大，略小于国务院发机关标识字号，应予以纠正。　　112发字号。上行的发字号居左排列，左空一字，但这

2、一点往往被忽略，左空不是多就是少；括年份应使用六角括号“〔〕”,而经常用方括号“[]”，如“某黄办[2002]21号”；便函的发字号置于武线下1行版心右边缘顶格标识，可是有的将发字号置于武线上，有的标识时没有右顶格到边缘。　　113签发人。有的公将“签发人”标识为“签发”，有的将签发人姓名居前，如“签发：某某”、如“某某：签发”；还有的签发人姓名字体不是楷体。规范的标识应为：“签发人”用3号仿宋字体标识，后用全角冒号，冒号后用3号楷体标识签发人姓名。　　114红色反线。党的红色反线中间为一红色五角星，可是有的单位党政不分，行政公也使用中间有红色五角星的反线，这是不对的。　　12主体部分　　1

3、21标题。常见的问题一是字体字号不规范，有用黑体的，有用宋体加黑的；有用二号字的，也有用小二号字的，不一而足。《格式》规定公标题用2号小标宋体字。二是标题中滥用书名号等标点符号，《办法》规定除法规、规名称加书名号外，标题中一般不加书名号；有的单位报送年度工作总结也用书名号括起，有的标题中还有顿号、逗号等标点符号,不伦不类。　　122正小标题。《办法》规定公正内容结构层次为“一、”、“（一）”、“1”、“（1）”。《格式》规定小标题使用3号小标宋体字或黑体字，但对四个层次的标题字体没有区别，建议一级标题用黑体，二级用楷体，三级用宋体加黑，四级同正。　　123附。附一般在正之下空一行标识，常见的

4、问题是没有与正空开一行。附名称后不加标点，但是有的公经常在名称后加句号。还有就是没有在附左上角标明“附”或者“附×”字样。　　124成日期。纵向与正的距离依印的大小而定，其标准为印盖在成日期上，上距正不到1行的空白。如空白过大，就容易被加入其他内容。但在实际操作中，成日期往往与正拉的距离过大。另一个常见的问题是将“零”写作“”，如“二三年二月一日”，正确的写法应为“二○○三年二月一日”。　　12印。印要端正、清晰地盖在成日期的上方，并做到上不压正，下压成日期的年、月。常见的问题是盖不清晰，不居中，不端正，或上下压等,还有将印盖到成日期以外。　　126附注。公如有需要说明的事项要标识附注,如请

5、示需标识联系人、联系电话等。常见的问题是请示没有标识附注，或者是附注标识的位置不规范。　　13版记部分　　131主题词。常见的问题是主题词、词目均用黑体标引，且词目之间空格不均。规范的标识“主题词”三字用黑体，词目用小标宋体3号字体，词目间空一字。此外，还有表外词不用“（）”括起的现象，《黄河水利委员会公主题词表》规定表外词用“（）”括起。　　132抄送机关。常见的问题是有的公还将“抄报”和“抄送”分开，而不是统一为“抄送”；有的抄送机关较多回行时顶行，而不是与冒号后的抄送机关对齐；再有就是最后一个抄送机关经常不标句号。　　133印发机关和印发时间。印发机关和印发日期在抄送机关之下，印发机关

6、左空一字，印发日期右空一字。但有的单位公经常将二者左右顶格。　　2公组成部分标识规则中常见的问题　　21排版装订。公用纸应采用国标标准A4型，一般每个页面排22行，每行28个字，双面印刷，左侧骑马装订或粘贴。目前存有页面排版不整齐，行数和每行字数不一、左侧明订、坏订、订位不正等问题。　　22页码。置于版心下边缘之一行，左右各一条4号一字线，单页码居左空一字，双页码居右空一字，目的是方便阅读。但有很多公的页码一律居中，还有的页码两侧没有一字线。　　23表格。公正中如有表格，需要将其从中抽出作为公的附单独表述。正中穿插表格，往往隔断公前后意思的联系而造成阅读上的不便。但有的公中经常穿插一些表格。

7、　　3公格式中常见的其他问题　　31数字。一般情况下，在公中主要使用阿拉伯数字，如表示数量、长度、高度、面积、体积、重量和百分比等。词、词组、成语、惯用语、缩略法和具有修辞色彩语句中做为词素使用的数字应用汉字。　　32名称。公中第一次出现人名、地名、组织机构名均应全称，使用简称必须是约定俗成的规范化简称。为方便行，如名称较长，可在第一次使用时说明“以下简称为××××”，再次使用时用简称。　　33时间。尽量避免