学校档案保管的物质条件及要求

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1、学校档案保管的物质条件及要求[摘要]开展学校档案的保管工作，必须有一定的物质条件作保证，档案保管工作基本的物质条件主要有档案库房、档案装具和档案的包装材料。[关键词]学校档案保管；物质条件；要求学校档案保管的物质条件是指符合要求的档案库房建筑和一定的设备，这是保护档案的二个基本条件。一、学校档案库房的管理档案库房是保护档案的最基本的物质条件，库房管理是档案保管工作的主要内容，只有做好经常性的库房管理工作，才能为整个档案工作的进行创造必要的条件。（一）档案库房的建设标准档案库房是保护档案最基本的物质

2、条件，库房建筑的好坏将直接影响到档案的保护条件和库房管理措施的效果。库房建筑是档案管理中长期起作用的因素，因为库房改动比较困难，而且会造成很大浪费。因此，只有搞好档案库房建设和库房管理，才能有效地保护好档案。学校档案库房的建设，同全国其他行业档案库房建筑一样应遵循“适用”、“经济”、“美观”的原则。档案库房是一种特殊性建筑，有别于民用建筑和办公用房。它是保存档案的主要场所，档案的长期有效性和其价值的原始性，对库房建筑提出了比较严格的要求。防热、防潮、防光、防尘等均有比较具体的要求。因此，新建库房要

3、按照《档案馆建筑设计规范》进行设计。所谓“适用”就是新建库房要符合维护档案的安全，延长档案的寿命，便于档案的管理等要求。最大限度地排除和减少各种不利因素对档案的破坏作用。所谓“经济”，就是要讲究经济效益，注意使用价值，精心设计，精心施工，力求节省开支，在基本适用的前提下，兼顾学校的经济能力和技术发展水平，不要不切实际的追求高标准。只能在力所能及的情况下尽量好一些。所谓“美观”，就是外观造型要新颖、别致，体现民族风格和学校的总体规划，协调一致，有利于校园的美化。但是必须以适用和经济前提，否则，库房外

4、表再美也不能取得好的效果。不设档案馆的高等学校和中小学，新建档案库房都有一定困难，可将普通的建筑改造为档案库房。但须注意以下几点：一是改善环境，调整出入路线；二是改造地面，防止潮湿；三是整修房顶，防止漏雨；四是检查电线，防止火灾；五是修理门窗，严密入口；六是分清主次，合理安排，将重要的珍贵的档案存放在条件较好的房间。（二）进出库制度（三）十防措施档案保管工作常说的“十防”措施，一般是指防火、防光、防水、防尘、防虫、防高温、防低温、防细菌、防霉菌、防有害气体。这“十防”基本上囊括了对档案实体可能造成

5、损毁的所有自然的和人为的因素，是库房管理工作的重要内容。（四）档案安全检查1.定期检查定期检查一般一季度或一个月一次