erp采购系统管理规范

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1、ERP采购系统操作管理规程为加强公司内部的宏观控制，强化物资采购和仓储管理，规范ERP采购管理系统的操作，促使信息的快速传递，特制订如下管理规程：一、计划编制1.生产计划1）综合管理部根据销售计划、库存情况等制定生产计划，由分管领导审批，总经理批准后于每月25日下达次月正式生产计划。生产计划由计划员录入ERP系统并生成采购计划。2）计划员应认真与资产财务部核对货品的单耗，对产品变更工艺及时了解并在ERP系统中进行调整。2.采购计划1）采购员根据ERP系统生成的采购计划，按库存和市场情况制定合理的采购计划，如与系统建议采购量有较大差异的，必须在备注栏写明原因

2、，差异金额较大的原辅料、中药材等要有专项书面说明。2）相关人员必须对市场的价格情况进行调查，调查的结果录入ERP系统的“询价单”中：a.每个采购员每月询价品种不得少于当月主要采购品种的20%；b.风险管理部每月询价品种不得少于当月主要采购品种的20%；c.物流控制部经理每月询价品种不得少于当月主要采购品种的20%。3）采购员每月28日前必须完成采购计划的制定并录入ERP系统，部门经理和分管领导审核后，提交总经理批准。二、采购合同1、采购员必须根据经总经理批准后的计划采购物资并与供应商订立合同。合同经风险管理部审核、分管领导批准执行。重要采购合同须经总经理审

3、批后方可执行。2、订立的合同，价格与数量明确的，可直接录入ERP系统；3、订立的合同，价格与数量不明确的，不得录入ERP系统，而是以每次采购前所订立的书面合同为准并录入ERP系统；4、如价格出现波动，采购价格需要上调的，必须录入所供货单位及其他单位的询价单，履行审批手续后，方可与供应商订立书面合同，并录入ERP系统；5、如一次性采购金额在2000元以下的，可以电话合同为准，但不得变相“化整为零”而违背以上规定，特殊情况的需办理批准手续。订立的电话合同或批准手续，必须以书面材料交风险管理部存档；6、订立的书面合同无合同号的，按以下规则予以确定：采购员本人姓名

4、拼音缩写－日期－序号；7、采购合同必须明确付款期限和付款比例。一、验收入库管理1、收货通知1）采购员必须跟踪采购货品的入库情况，准确填写来货品名、规格、数量，及时在ERP系统中录入“收货通知单”。2）对于难以准确预计来货数量的货品，可以在填写来货数量时放大一定比例并在备注栏说明。2、收货管理1）仓库保管员对来货货品进行接收，并在ERP系统中勾对“收货通知单”，对于来货数量大于收货通知单数量情况，应及时通知采购员进行处理。2）对于来货数量大于收货通知单数量的部分，仓库保管员在请示仓库主管后可以拒收。3）保管员根据货品实际情况在ERP系统中录入“收货管理”，需

5、要请验的货品，打印出“请验通知单”一式两联，一联交QC，一联自留并由QC在单据上签字。3、质检控制1）质检员在取得“请验通知单”后进行货品的检验，对于检验合格的货品，应在“质检单维护”功能中填写“合格”并录入质检单号码，对于不合格品，在系统中填写“不合格”。2）对于检验后属不合格的货品，按照公司退货管理程序操作，ERP系统不再进行跟踪。3）每月末，质检员对检验属合格的货品必须在ERP系统中进行录入。4、进货单管理1）采购员每天应在ERP系统中及时了解货品检验的信息，在“收货管理”中生成质检合格货品的“进货单”并进行打印，一式两联，由采购员和部门经理在单据上

6、签字，每月末，采购员对凡检验合格的货品必须生成并打印“进货单”。2）每月末，采购员对采购发票未到且已验收合格的货品品名、数量、单价、金额等信息打印明细清单并签字交资产财务部；资产财务部凭清单在财务账套内估价入账,并与仓库进行对账，确保账物一致。3）“进货单”应用格式单据进行套打，需作废的“进货单”由采购员和部门经理签字后到资产财务部登记销号。4）信息中心负责确认程序：只有质检合格的货品才能保存和打印“进货单”。5、入库记保管帐1）仓库保管员每天在ERP系统中检索待入库货品，查询后及时入库记保管账。2）每月末，仓库保管员对当月所检验合格的货品，必须全部记帐入

7、库。6、进货发票管理1）采购员在收到进货发票后，在ERP系统中填写“进货结算单”（进货发票），勾对进货单。2）发票由采购员经手办理，经物控部经理、风险管理部签字确认，分管领导审批。同时，风险管理部在ERP系统中对发票进行审核确认。3）采购员将签字确认、审批后的发票，与打印的“进货单”一起交资产财务部。4）资产财务部对收到并审核确认无误的发票，在ERP系统中进行记账。每月末，必须将财务应付款和ERP系统的应付款进行核对，确保两账一致。5）信息中心负责确认程序：只有入库记账货品才能保存“进货结算单”一、付款管理1、付款计划1）采购员每月末须在ERP系统“用款计

8、划维护”中填写次月的用款计划；如果是现款结算的，则在下月采购计划中