办公室管理期末复习

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1、期末复习（一）《办公室实务》重点、难点辅导第一章和第二章、办公室和文员实务概述（一）、办公室实务概述1、办公室的含义与职能（1）、办公室的含义第一、泛指一切办公场所，区别于用于教学的教室，用于生产的车间，或是医疗室、实验室等。第二、是指某一类职业人员的办公场所。第三、党和政府机关、企事业单位内的综合办事机构。第四、某种专门的独立的工作机构。本书述及的办公室为第三种含义（2）、办公室的职能与特征办公室工作具有两大职能：政务服务（主要是中高级文秘人员的工作）和事物管理（就是为确保有效、快捷的政务服务而开展的辅助性工作，它是办公室

2、工作体系中不可缺少的重要组成部分）。特征：服务性分散性专业性主动性繁杂性2、办公室实务的范围和内容办公室实务,就是指办公室的工作事务和操作实务.我国办公室实务的主要内容国际秘书协会确定的办公室实务的主要内容我国外资、合资企业办公实务主要的内容3、办公室环境的布置和管理（1）、办公室环境布置的目的第一、创造舒适而又工作效率高的环境第二、塑造组织形象第三、建立挡驾制度第四、有利于保密工作（2）、办公室环境布置的内容与要求（3）、办公室的整理4、办公器械的使用信息社会的办公器械传真机的使用复印机的使用录音机的使用投影机的使用5、办

3、公用品的准备熟悉本单位本部门办公用品的准备的种类订购和储备办公用品6、办公室零用现金管理建立零星收支基金用零用现金付账补充基金严格认真对待零用现金的管理（二）、文员实务1、文员的工作顺序文员工作指导思想文员在工作时，首先要仔细制定计划。然后根据这个计划去实施，并严格检查其结果，使得这个结果对下一次的计划有所帮助的启示。只要按照制定计划、实施、检查这三个步骤进行，文员工作就能科学、高效地完成任务。按照“优先顺序”处理工作第一阶段：先将自己想做的工作以重要程度为标准第二阶段：其次以紧急程度为标准第三阶段：同时考虑上司的意向和文员

4、本身的工作效率，对于现在该做的重要且紧急的事情决定优先顺序。2、文员管理时间、费用的方法文员要管理好自己的时间成功管理好自己的时间会使文员的工作更顺利、生活更愉快。文员要学会节约开支文员要有主人翁意识，仔细管理钱财和物品，学会节约开支，避免浪费是每个文员都要领追求的目标。3、文员的工作方法请示方法与报告方法计划方法和总结方法受意方法传达方法进言方法变通方法和挡驾方法分工方法与合作方法第三章电话电子通讯（一）电话接打1、电话的类型按照通话的要求分，的保密电话和普通电话。按照通话的距离分,有内部电话、市内电话和长途电话。按照通话

5、内容分，有通用电话和专线电话。（文秘人员接触的专线电话有以下几种：市长电话、举报电话、监督电话、投诉电话）。2、电话机的种类免提式、无绳式、录音式、多功能式、投币式、磁卡式、可视式、移动式。3、接听电话的要点（1）电话铃响二至四声就应接听。（2）接到电话首先应传达必要的信息。（3）如果上司不在办公室，文秘人员询问来电者的姓名前，先告知他找的人不在。（4）即使受到通话对方极的责难，如投诉电话，也要保持礼貌和耐心。（5）通话结束时，应流露出很高兴接到对方来电的语气，应该用快乐的声音说“谢谢”，即使来电者态度很不友好4、留言的方法

6、（1）文秘人员应在电话机旁随时放着电话录单或便他和笔，一有留就能立即记录下来。（2）文秘人员给上司的留言应正面朝下合放在上司的办公桌上，等他（她）一回来就立刻告知。（3）做记录时，字迹应清晰可辨。（4）文秘人员留言给别人时，内容应简明扼要，切记词不达意、拉拉杂杂说一大堆。（5）文秘人员离开办公室时，要按排别人替你接电话。5、打出电话的要点（1）文秘人员打业务电话时应首先自报家门。（2）文秘人员经常会替上司拨通电话，这时，你可以让找的人先接着电话，然后把上司叫来。（3）应讯速回电，并督促上司最好在当天回复。（4）如果已经回电，

7、但没有打通，雪记要再联系。（5）督促上司准时打电话给上级或要人、忙人。（6）除非万不得已，文秘人员不要打电话给行车中的人。（7）通话时要仔细听清对方在说些什么，不要一边看报一边接听，也不要突然转身与办公室里的其他人说话。（8）与一位很忙碌的人开始长谈之前，应问对方是否方便，然后言简意赅地把话说清楚。（9）不要在工作时间同时打电话来的朋友闲聊。（10）打电话给外省市或国外的人，并请求协助，因费用昂贵，文秘人员首先应确定他是否应该回你的电话。（11）通话中当需要对方等候时，应该说：“我支查看一下，请稍等一下好吗？”然后等待对方回

8、答。（12）文秘人员代替上司传达不利消息时，无论当这个信差有多么不舒服，你还是必需立即行动。（13）文秘人员传达上司的信息要有分寸。6、有效电话的使用（1）要使电话通信更有效，文秘人员应该养成下面这些良好的习惯：（2）考虑打电话的时间是否合适。（3）在打电话之前先计划好谈话的内容，理清你想