《办公室管理》期末复习指导

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1、《办公室管理》期末复习指导辅导教师杜奇第一部分:重难点《办公室管理》重难点（1）为帮助同学们更好复习，现将以下题作一提示性的解答和评讲，供同学们参考。以下彩色字体部分为问题的参考答案，其他为问题和对问题的分析与评讲。请同学们在答题时加以注意。一、将办公室实务工作的简要内容填入下列表格，内容基本相同的填在一行中。本题主要考核本课程的第一章第2点的“办公室实务的范围和内容”这一知识点。办公室实务工作一览表序号国内一般性国外一般性国内企业（含外企）1文书撰写按上司的口头或书面指示完成信函。记录上司指令及会谈、会议内容。2文书制作复印资料。打印文

2、稿及表格。3文书处理在权限内按自己的意思发出信函。信函和邮件的处理。4档案管理档案管理。5会议组织安排会议事务，并做会议记录或纲要。记录上司指令及会谈、会议内容。6调查研究协助上司准备卩面的财务报告、研究报告。7信息资料准备好公司耍公开的资料；替上司收集演讲或报告的资料；整理并组织好粗略的资料。收集及整理各种信息。8信访工作替上司接洽外界人丄。例如记者、工会职员等。接待宾客和员工的來访。9接待工作接待来访宾客；替公司宾客订饭店的房间、订机位、发电报、打电话。10协调工作以电话往来维持和外界的良好公共关系。11督查工作督导一般职员或速记员。

3、12日程安排替上司定约会并做好记录；为上司安排旅行或考察。13II常事务阅读并分类信件；自动处理例行的事务；替上同保管私人的、财务的或其他的记录。通讯事务、电话；照料上司身边的琐事。14办公室管理办公室环境的布置和整理；保管办公室设备及川品。15其他临时交办的出项以速记记下上司交待的事项；执行上司留在录音机中的吩咐。执行上司交办事项。16替上司屮报交纳所得税及办理退税。17外出办事，如银行、邮局等。18同学们在做本题时，要注意分析哪些是内容基本相同的，要放在一起。大多数同学因为没有把内容基本相同的放在一起而失分。在分析这个问题时，有些内容

4、似乎模棱两可。比如：记录上司指令及会谈、会议内容一项，它既可以是文书撰写的内容，也可以是会议组织的内容；这种情况，可以将两栏都填上这一项。还有些内容要分开來写。比如：通讯事务、电话、信两和邮件处理一项，前两项是FI常事务的内容，后两项则是文书处理的内容。二、办公用易耗品主要包括哪些？本题主要考核本课程的第一章第5点的“办公用品的种类”这一知识点。办公用易耗品主要有：1.信封、纸张；2.软盘、光盘等；3.铅笔；4.圆珠笔；5.签字笔或钢笔；6.修正液或修正带；7.印盒;8•各种小型机器,如订书机（包括订书针）、打孔机、装订机（包括装订线）、

5、日期号码机、切纸机、计算机、拆信器、碎纸机等；9.小刀；10.口历等；11.其他，如标签纸、直尺、三角尺、透明胶带、粘胶带、绳带、图钉、橡皮筋、大头针、纸夹等。木题在书上有明确答案，得分率很高。主要认真阅读教材，就能答对。三、简要阐述文员工作的三个步骤，相互关系如何？本题主要考核本课程的第二章第1点的“文员工作指导思想”这一知识点。文员工作分为三个步骤：计划、实施和检杏。1.计划的步骤，要充分了解即将开始的工作内容，并思考以什么方法进行效率会最佳。2.实施的步骤，要注意：同时检杏是否按照当初所拟定的顺序进行；上司所指示的匸作无论是哪一种，

6、都要正确地实施；配合上司预期的期限。3.检查的步骤，要分析计划和实绩的差界，并把以前进行过的工作或别人做过的丄作和冃前口己所从事相同性质的工作加以比较分析。三者的关系为：先作计划，付诸实施，然后检查结果，围绕“计划——实丿施——检查”这样一个滚动的过程开展。三者相互联系形成一个循环。文员首先要仔细制定计划，然后根据这个计划去实施，并严格检查其结果，使得这个结果对卜•一次的计划有所帮助和启示。同学们在冋答这道题时，需要注意木题一共有两个问题。不仅要求你阐述三个步骤是什么，而且还要说明三者之间的关系如何。本题虽然在书上有现成的答案，但是述是需

7、耍同学们进行一定的归纳再答题。四、按照“优先顺序”处理工作原则，虚拟一份半天或一天工作（或家务）计划书。木题主要考核木课程的第二章第1点的“按照'优先顺序’处理工作”这一知识点。在按照“优先顺序”制定计划书时，要按以下三个步骤进行：1.将自己要做的事情分为：A.是否M该做的事？B.是否做或不做都无所谓的事？C.是否不可以做的事？对于A要集屮精力做，对于B和C可以从计划中删掉。2.对于A类事情再进行分类，分为：重要并且紧急的事（优先做）；紧急但是并不重要的事（第二做）；重要但是并不紧急的事（第三做）；虽有做的价值，但是既不重要也不紧急的事（

8、可以请他人代劳）。3.与上司形成默契，对以直接找上司商量、请示。本题的例子请同学们见教材第30页。同学们可以参照教材上的例子，口己制定一份计划书，不要抄袭。举例：•1.打扫办公室、擦洗桌而•2