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1、物品申购程序编号：AC-P&P-001目标：使各部门能统一及有计划进行物品申购。程序：一、正常物品采购1.各部门在填写采购单(一式四联)前请检查申购物品是否在酒店仓库内已有存货；2.各部门在申购物品时,应注明申购物品之品名,牌子及规格,如有特别要求“在备注栏”标画申购物品图样；3.各部门之采购单必须经部门经理签批同意,部门经理批准后把申购单送采购部；4.采购部接到各部门交来之申购单后,经市场调查后把申购物品的价格填写在“报价”栏内；并力求做到三家报价,如市场无部门申购的物品时,采购主管应立即与申购部门经理联系商讨解决；5.采购
2、部报价完毕后,把申购单送财务签批,如财务对申购数量有异议时,应与申购部门经理商讨解决；6.财务签批后交送总经理最后审批,经总经理审批后交回财务部门，由财务部门把申购单送分发至各有关部门；7.一般物品采购周期(由部门递申购单至完成物品采购时间)为八个工作日,如特殊情况则视实际情况而顺延.特殊采购物品(如印刷品,大批量的餐具,瓷器及按特别要求订造之物品)需提前30天进行申购；8.如申购物品需长期使用,请在申购单上注明需在仓库储备存仓。二.餐饮食品每日采购（仅指蔬菜、肉类、海鲜等鲜活食品）1.餐饮部每天下午四时前把次日所需采购项目填
3、写“每日市场采购单”送财务成本控制,成本控制核对申购项目及数量有异议时即与餐饮经理进行商讨,双方商讨后经成本控制主管最后核定采购项目及数量,交采购部进行采购；2.采购部接到“每日市场采购单”后,按采购项目及数量与供应商进行联系,落实采购项目及数量,如未能落实全部采购项目及数量,既与主厨联系商讨解决；3.“每日市场采购单”之采购项目只限于没有存仓之鲜活肉类,水果及蔬菜,在填写“每日市场采购单”前请检查申购物品是否酒店仓库已有存货；4.采购部在落实采购项目及数量后把每日市场采购单送各有关部门；5.餐饮之鲜活肉类及蔬菜每十天由采购,
4、成本控制,主厨联合进行一次市场调查,并由采购部编制市场调查表,以供有关部门进行参考。采购工作程序编号：AC-P&P-002目的：使采购员懂得采购工作顺序和进行采购。程序：一.采购前工作1.部门及仓库申购(1)采购需检查采购单上之申购物品是否在酒店仓库内已有存货；(2)与申购部门确认所申购物品的名称,规格,数量及要求；(3)力求做到三家报价,并注明付款方式及三家物品的质量及优缺点；(4)采购单经财务及总经理签批后,根据批准内容(如数量,最后确定的报价等)与申购部门进行重新确认；(5)通知申购部门已按采购单上批准的申购项目及数量进
5、行采购,落实到货时间,并把申购单送各有关部门存档。2.餐饮部每日市场食品申购(1)餐饮部每日市场食品采购单经成本控制审阅后交采购部,采购部根据每日市场申购单之内容与供应商进行联系,落实所需物品及数量,如供应商表示不能提供某个项目或数量未能达到要求时,必须与主厨进行商讨,并必须有一个解决问题的方法和结果,以确保使用部门之需要；(2)与主厨商讨后,在每日市场采购单更改变动项目及数量,并应立即知会成本控制；(3)把每日市场采购单送各有关部门存档。3.采购后的工作(1)跟催供应商能否按预定日期到货；(2)如用支票购货验收后,将正式发票
6、连收货记录交应付帐报销；(3)如以现金购买,按现金报销程序进行报销；(4)向收货部及使用部门了解物品质量,以保证酒店的利益；(5)应经常抽出时间,在收货现场既时对供应商所送货物的质量进行观察了解,以方便发现问题可即时解决。二.市场调查及鲜活食品报价(1)每十天一次联同成本控制及主厨外出进行市场调查,根据市场供应的品类及价格编制市场调查表,送成本控制和餐饮经理参考存档；(2)每十天与鲜活食品供应商进行鲜活食品的定价,定价前一天由供应商进行报价;采购根据供应商之报价和市场调整的价格进行比较,编制“鲜活食品价格表”,按财务及总经理最
7、后批准之价格与供应商进行定价,并把定价表送成本控制、财务及餐饮经理存档；(3)发掘市场上的新产品,提供给有关部门使用及参考。三.资料的归集与存档(1)对各部门的申购单,每日市场采购单进行分类存档；(2)对申请采购单进行分部门以及已送批,正在采购,已部分完成采购和全部完成采购等项目分类存档处理；(3)每日对采购的资料进行分析对比；(4)建立各类物品供应商资料档案和收集各方面的市场资料,与供应商建立良好的关系。酒店备用钥匙存放及领用程序编号：AC-P&P-003目的：控制和加强对酒店各部门备用钥匙之管理程序：一.备用钥匙存放1.各
8、部门把需保存备用的钥匙逐一编号,并按钥匙编号及钥匙名称逐一填写在“备用钥匙存放明细表”上.(式样见附件)；2.备用锁匙放入锁匙封袋内,由部门经理签名封存,每袋不超过两把钥匙；3.“备用钥匙存放明细表”一式两份,分别由存放钥匙部门及财务办公室存档；4.所有备用钥匙存放在财务办公
