新时期高校档案管理工作中存在问题

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1、新时期高校档案管理工作中存在问题　　【摘要】近年来，我国高等教育体制改革和现代化信息技术的飞速发展，使档案管理效率大大提升，高校的档案管理工作发生了巨大变化。本文针对我国新形势下高校档案管理工作中存在的问题做一探讨。【关键词】高校档案管理信息化【中图分类号】G647【文献标识码】A【文章编号】1674-4810（2014）01-0051-02档案是指机关、组织、个人在社会活动中形成的作为历史记录保存起来以备考查的文字、图像、声音及各种方式和载体的文件，有着重要的参考作用和凭证作用。档案管理是指对档案的收集、整

2、理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动，档案工作是档案馆（室）直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，也是国家档案工作最基本的组成部分。5作为高校档案管理不仅要做好相关人事档案、教学档案等档案管理，而且要对高校管理内容中涉及的各项工作提供服务，因而，高校的档案管理与其他档案管理工作相比，有着更加突出的价值。随着近年来我国高等教育体制改革和现代化信息技术的飞速发展，高校的运行管理方式和教育服务范围都发生了巨大变化，各类电子文件资源大量增加，档案管理的信息化、规范化是新形势下高校档案管理

3、工作的必然趋势。在信息化的背景下，高校档案管理与新技术的相互融合，使得档案管理效率大为提升，与传统的高校档案管理相比较，由于网络管理的普遍应用，新时期的高校档案管理发生了深刻的变化，但由于认识的不到位等多方面的原因，对于高校档案管理的作用不少高校并未真正重视，我国高校档案管理工作还存有一定的问题。一高校档案管理层思想观念落后5面对不断发展的档案工作，相关管理人员对其的重视程度不高，没有充分认识到工作的必要性及其在整个学校发展中扮演的重要角色，单纯地将档案工作视为一个附带性质的工作，认为此类工作对学校的管理工作

4、无关紧要。因此，在实际工作中，部分档案管理人员忽视档案管理的作用，有些单位的领导管理意识不强，对档案管理人员的管理力度不够，导致档案管理人员对自身工作缺乏全面的认识。此外，在固有思想的约束下，部分高校档案管理通常只重视档案的基础性管理工作，如整理、编目及查阅等，对于档案社会服务功能等方面的工作建设没有实质性的操作措施。高校档案管理中，还存在相关管理人员专业素质不高，无法胜任档案管理的现象。在部分的高校档案管理人员中，有些档案管理人员身兼数职，往往疲于应付其他日常琐事，而忽略了自身本职工作。另外，很多的档案管理

5、人员，在就职时没有接受专业系统的培训，由于文化差异和专业水平的差异，造成档案管理的体制建设不够合理，工作人员的思想观念落后，档案管理人员的管理水平不符合时代需求等。二高校档案规范化管理程度不够高校档案管理工作是一项较为复杂的工程，特别是人事档案和科研档案的遗失可能给高校整个管理带来极大的损失。目前，高校中大多数档案管理的随意性太强，没有建立起一套严格档案管理制度，致使高校档案管理散、乱、差现象普遍，存在档案遗失的现象。高校档案管理中，因为资金的缺失，导致档案管理部门无法配齐信息化设备，基础设施的滞后造成了大多

6、数高校的档案管理仍处于高度依赖人力操作的阶段，这种现象使得高校档案管理的发展陷入停滞状态。此外，尽管一些高校在硬件上配备了大量的计算机，但实际的管理工作还大量依靠人工，大量的信息设备成了摆设。另外，由于相关档案管理计算机软件在编制过程中，计算机编程人员对档案管理工作缺乏认识，导致管理软件实用性不强，无法胜任高校档案管理工作。三提高高校档案管理水平的若干措施1.完善档案管理手段5不断完善档案管理手段，采用先进的现代信息化档案管理方法和手段。传统的档案管理手段基本上建立在纸质档案管理的基础上，从建立档案到保存档案

7、，再到查阅档案，每一个步骤都必须依靠人去操作，导致档案管理使用的人工多、效率低。而现代电子档案基本上依靠计算机技术、网络技术，可大大提高档案管理的效率，降低档案管理的人工成本，高校档案管理要适应社会和经济不断发展的需要，采用先进的档案管理方法和手段，最大限度地满足各方面对档案部门快速、准确提供档案信息的需求，为高等教育事业发展服务。2.提高高校档案管理人员的素质5信息化背景下的高校档案管理建设，归根结底还得依靠人来完成，提高高校档案管理队伍的专业素质有利于实现档案管理的信息化。高校档案管理信息化要求管理人员具

8、备较强的档案专业素质，要具备一定的信息技术知识。具体而言，高校档案管理队伍应该具备以下素质：（1）较好的政策解读能力，较高的思想政治素质；（2）信息化的管理理念，团队合作的精神；（3）掌握现代化的管理手段与方法。较高的政策水平及思想政治素质是管理人员做好档案管理工作的重要前提，档案管理是一项较为繁琐的工作，需要管理人员具备足够强的责任心，良好的职业素养及思想政治素质，这样有利于管理人员提升事业的荣誉