高校档案管理工作中存在的问题与对策

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1、高校档案管理工作中存在的问题与对策分析［摘要］高校档案管理工作非常重要，它真实地反映了学校各个时期的面貌，在学校行政管理、教学科研、编史修志等工作中发挥着不可替代的作用。近年来，高校档案在发展速度、规模、效益等方面呈现出了突飞猛进的势头，档案工作取得了一定的成绩，同时也存在较多问题。只有通过强化档案宣传工作，提高档案工作人员专业技能和素质，注重发挥现代技术手段，实施档案信息化建设等措施，才能有效地推进高校档案管理工作进程，为经济社会服务。［关键词］高校；档案管理；创新；对策档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的，保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录。随着高等

2、教育的普及发展，高校档案工作的地位和作用日益突出。高校档案管理是高校日常管理工作的重要内容，其水平的高低不仅代表着一个学校的管理学科和办学特色，同时也可以为学校的各项管理工作提供档案信息服务，进而促进高校的发展建设。高校档案管理工作非常重要，它真实地反映了学校各个时期的面貌，在学校行政管理、教学科研、维护学校或师生员工的利益、编史修志等工作中发挥着不可替代的作用。笔者就目前高校档案管理的若干问题谈谈自己的想法。１高校档案管理工作对高校发展的重要作用高校档案来源于学校的教学、科研、管理等项活动中，高校档案管理工作对高校教育事业的发展具有重大的促进作用，它是保持高校管理、建设工作连续性

3、的重要前提，可以为高校党政管理工作提供考查凭证，为高校教学改革和科学研究提供参考依据，为教学评估工作提供基础数据，为宣传教育提供生动素材，为编史修志提供材料资源。从某种意义上讲，市场经济就是法制，法制社会要求无论为什么事都不能凭记忆随意地、盲目地处理问题，要依据事实、按章办事。学校档案是学校依法治校最可靠的事实依据。它不仅具有一般意义上的查考价值，而且具有权威性的凭证作用，其效力是其他事物所无法比拟的，档案为高校管理、建设、科研、评估等工作提供强有力的信息储备。高校管理工作中形成的文件材料质量高低、规范与否，归档是否科学，是高校档案管理工作赖以生存和发展的基础，没有这样一个基础，高

4、校档案工作就无从做起，可以说，高水平的高校管理工作可以成就高水平的高校档案管理工作，高水平的高校档案管理工作能够推动高校管理工作的发展［１］。２高校档案管理工作存在的问题分析近年来，高校档案在发展速度、规模、效益等方面呈现出了突飞猛进的势头，档案在学校的各项工作中发挥了重要的作用，也取得了一定的成绩，同时也存在较多问题。２．１档案工作得不到充分重视目前部分高校对档案工作的重要性认识不足，认为单位的档案工作干好干坏一个样，干与不干一个样，不是经济指标，又不出什么经济效益，没有摆上应有位置，没有认识到做好档案工作会更好地促进学校的教学、科研工作，将高校档案工作附属化。由于管理者档案意识

5、淡薄，造成了档案工作松散和档案流失严重，各种基础材料残缺，统计数据失准等种种弊端。在实行基层部门文件材料立卷归档过程中，有的部门领导将部门立卷视为额外负担，各部门往往因为归档立卷不及时而造成材料积压，有些文件因保管不善己经残缺不全；一些兼职档案员收集的档案玉石不分，有的材料残缺不全，有正件缺附件，有批复无请示，有的同一份材料重复收集等等，也有个别学校的档案竟接连几年没有收集整理，更别说按照《档案法》的规定移交档案馆了，还有的单位档案室变成了储藏室，致使学校的档案工作发展缓慢，不能很好地适应学校建设的发展［２］。２．２档案管理手段落后，档案信息利用率不高随着经济的发展，高校办学条件越

6、来越好，计算机技术也得到广泛推广和应用，很多高校档案部门都配置了现代化管理设备，购置了档案管理软件，实现了微机化管理。即便如此，与现代先进技术比较，档案管理工作还是比较滞后，从系统的数据处理形式、管理对象、功能实现程序等方面看，不少学校是将计算机管理系统功能目标和运行机制确立在对本档案馆内部案卷级和文件级的目录编制。统计与检索等基础性管理上，档案数据库大多是条目数据库，缺少全文数据库和多媒体数据库，比如光盘、录音、缩微、照片等载体的档案仅占小部分，不少档案馆声像档案还呈现空白，极大地限制了档案处理和有效利用。随着现代先进技术的推广与应用，这种状况无法满足用户的多种需求，也不能很好地

7、适应高等教育事业的发展。２．３档案管理人员专业素质不高档案管理工作不仅是一项政策性很强的工作，还是一项专业性、技术性要求很高的工作，档案人员不仅要有良好的思想道德素养，而且还要具备较强地专业素质，只有这样才能胜任档案管理工作。由于许多高校对档案管理工作的重视程度不高，在档案人员的配备上较为随意。没有经过档案专业的系统学习和培训，专业水平不高。目前，高校档案管理队伍中普遍存在着知识结构、职称结构、年龄结构不甚合理的现象，使得这个队伍的文化程度和专业素质不适应新时期开展档