高校档案资源管理价值与原则分析.doc

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1、高校档案资源管理价值与原则分析摘要：随着社会的快速发展及信息化程度的提高，激活档案资源，充分发挥其管理价值，是高校管理人员、教师和档案工作者面临的一项重要课题．激活高校档案资源，能充分挖掘和合理配置高校人力、物力、教育教学和科研资源，对高校建设和发展具有重要意义．激活高校档案资源，应当遵循共享性原则、纪律性原则、保密性原则、规范性原则．关键词：高校档案资源；激活；管理价值；原则１引言档案是反映人类社会实践活动的原始记录，是世界文明发展到一定程度的产物，在社会发展历史中发挥着特殊重要的作用．存在于档案

2、中的那些原始性、基础性的信息资源，只要我们能认真地挖掘、充分地利用，就能清楚地认识人类社会生存发展的脉络和轨迹，使这种珍贵的历史记忆成为现实社会发展不可替代的宝贵财富．高等学校的档案也是如此，高校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校、社会具有保存价值的文字、图像等形式的记录资料，及时归集编档管理，科学地予以利用，同样能成为高校自身发展以及社会发展的宝贵财富．合理激活档案资源，充分利用大量的原始性、基础性档案资源，对学校管理工作有着怎样的价值、应遵循什么样的原则，值得我们深入研究和思

3、考．２文献综述5学海无涯档案学是信息科学和历史科学的重要分支学科．档案问题的研究一直是学术界研究的热点．通过输入关键词发现，近１０年来知网上涉及研究档案管理问题的学术论文上万篇，其中在权威期刊发表的论文就超过了１０００篇．这些论文都是从档案管理和提升服务质量的视角来研究的．如：郭若涵等研究了在突发公共卫生事件档案管理中后现代档案学理论应用问题［１］；曹玉基于现代社会档案管理的责任与义务，研究了档案管理社会责任伦理的政治、法律与道德责任类型及其普遍性、前瞻性、阶段性与自律性的特点［２］；毕娟从集成模式

4、研究了提升档案管理与服务对策问题［３］；武志芳在分析高校人事档案管理面临新问题的基础上，研究了高校人事档案管理的改革路径［４］；蒋冠研究了国家综合档案馆数字档案资源服务质量提升问题［５］；李文庆等基于现代信息技术，研究了实现高校档案管理信息化、自动化问题［６］．从高校档案资源对管理所产生的价值视角来研究的文献较少．本文试图结合高校档案资源的内容和特点来分析其对高校管理的价值和原则，以弥补现有研究的不足．３激活高校档案资源的管理价值5学海无涯高校档案记载着高校的办学历史、管理过程与文化资源，是高校长期

5、发展过程中积累下来的管理经验与大学精神．激活档案资源有两层含义：一是查阅和搜集，二是利用和开发．虽然高校档案为高校过去了的历史，但通过有效激活，实现其资源的再开发、再利用，对高校管理会产生独特的价值．３．１有助于充分挖掘和合理配置高校人力资源高校人事档案是高校档案中必不可少的一部分，覆盖了高校所有在职工作人员和曾经在校工作过的人员，包括从事基层工作的劳务人员、普通教师、专家学者和各级各类管理人员，这些人员是高校赖以生存和发展的最重要的人力资源．在高校工作的各级各类人员，多的高校有上万人，少的也有上千

6、人，对于各级各类管理人员来说，一般很难全面了解和掌握这些规模庞大的人力资源．通过调阅高校的人事档案材料或电子档案，就可充分了解这些资源．特别是对于各级各类管理人员来说，人力资源的优化组合与合理配置是节约管理成本、提升管理效率的最重要的前提．通过与档案管理人员配合，查阅相关人事档案，可全面掌握所管理人员的年龄结构、学历结构、职称结构、职务历史、能力状况等各类相关情况．并通过研究，进一步利用和开发这些人力资源，进行重新组合或调配，可充分挖掘本单位人力资源，做到合理配置与利用，实现其人力资源的管理价值．３

7、．２有助于充分挖掘和合理配置高校物力资源高校后勤档案也是高校档案不可缺少的一部分，其记载着高校所有的关于房屋建筑、水电设备、绿化环境、周边环境、道路设施、体育设施、办公设施等基础物力资源．而且高校的这些资源既分散又庞杂，管理人员很难全面了解和把握．通过查阅学校基础设施建设的档案材料或电子材料，就可全面掌握这些资源，并通过进一步的研究进行开发利用，对本单位利用这些资源降低管理成本具有重要价值．如二级学院在组织学术会议时，如果不了解学校的学术报告厅资源，就有可能与其他院系发生冲突，一旦全面了解后，就可能

8、在发生冲突时利用其他学术报告厅来解决这一问题．３．３有助于充分挖掘和合理配置教育教学资源高校档案记录最多的应是学校的教育教学资源，这里不仅有诸如教室、实验室等硬件资源，更多的是记录了历年教学状态的软件资源，如教务处历年的教学计划、课堂教学、实践教学、历届学生成绩、教师课堂竞赛、学生学科竞赛、人才培养方案修订、教学改革课题申报和审批、学生创新创业课题的申报和审批等大量的档案．这些档案资源是对学校所有教学状态的反映，是学校最宝贵的教学资源和财富．对于学校分管教学工作的领导